Amministrazione e controllo di gestione aziendale con le tecnologie dell’informazione

Le aree dell’amministrazione e del controllo di gestione, essendo preposte all’elaborazione dei dati, sono tra quelle che maggiormente subiscono cambiamenti in termini di ruoli, responsabilità ed anche specifiche mansioni  delle persone che operano in queste aree. Esse devono porsi come una sorta di consulenti, capaci di interpretare le esigenze delle diverse funzioni “clienti” e di produrre supporti informativi in grado di rispondere a tali esigenze. L’introduzione di un sistema integrato sostiene questi cambiamenti, in quanto libera tempo e risorse che vengono sempre più spesso utilizzate in attività di supporto alle altre aree aziendali e all’interpretazione ed analisi dei risultati ai  fini di business.

In altri termini, così come l’area amministrativa è quella che maggiormente influisce sulla scelta di ridefinire il sistema informativo aziendale, sulla selezione del software da adottare, sulla definizione del piano dei conti, ecc., allo stesso modo è anche l’area aziendale maggiormente colpita da cambiamenti profondi in seguito all’introduzione di un sistema ERP, dovendo modificare la propria struttura, i propri processi ed i ruoli delle persone che in essa operano.

È comunque opportuno sottolineare che a livello indiretto l’applicazione delle tecnologie informatiche può offrire molte opportunità che devono essere esplicitamente colte dall’azienda altrimenti ciò che si ottiene dall’applicazione di tecnologie dell’informazione è semplicemente l’automazione delle attività ripetitive che, sebbene utile, non rappresenta di per sé una sostanziale innovazione.

Le opportunità offerte dalle tecnologie informatiche all’innovazione dei processi, in tal caso amministrativi, sono molteplici. Innanzitutto quella di modificare le sequenze di attività che interessano un certo processo operativo, migliorando la tempestività e l’interazione tra le unità organizzative che intervengono sul processo medesimo. Molto importante è anche l’opportunità di effettuare un controllo costante e continuo dell’intero processo consentendo di definirne in qualsiasi momento lo stato di avanzamento e le fasi necessarie per la  conclusione. Altre opportunità che si riverberano sul modo di organizzare le attività amministrative sono legate al coordinamento tra processi e compiti diversi. La gestione degli ordini dei clienti che vengono direttamente trasmessi dagli operatori commerciali a magazzini fisicamente centralizzati permette una migliore allocazione della capacità produttiva e agevola le attività di programmazione della produzione.

Sicuramente la componente strettamente operativa dell’attività amministrativa tenderà a diminuire; le strutture funzionali assumono una dimensione virtuale. Da un lato il sistema informativo si propone come un sostituto delle risorse umane per tutte quelle attività amministrative con un elevato grado di codificabilità e standardizzabilità (area contabilità e bilancio), dall’altro si  designa come valido strumento di supporto a tutte le atre attività che devono soddisfare esigenze informative molteplici e variabili nel tempo.

Le evoluzioni in atto lasciano al momento solo presagire quali saranno gli orientamenti e le linee di sviluppo possibili e quella che sembrava essere la rivoluzione dei sistemi integrati è probabilmente per la funzione amministrativa solo il primo tassello di un percorso evolutivo che sembra essere alquanto lungo ed articolato.