Analisi e definzione dei processi aziendali

Analisi e definzione dei processi aziendali

Analisi dei processi aziendali

Per progettare un sistema informativo è necessario identificare tutti i suoi elementi e descriverli in modo preciso, non ambiguo e che possa essere compreso dagli utenti che partecipano alla progettazione del sistema, tra i quali troveremo i futuri utilizzatori del sistema. Tra gli elementi da descrivere come componenti di un sistema informativo troviamo i processi, e cioè insiemi di attività elementari che vengono svolte per raggiungere un certo obiettivo nel sistema.

I processi che potranno essere descritti durante la progettazione di un sistema informativo possono essere di diverse tipologie:

  • processi fisici, che descrivono attività di elaborazione di oggetti fisici del sistema; ad esempio, possiamo avere descrizioni di flussi di materiali all’interno di un processo di produzione
  • processi informativi,  funzioni  che  creano,  gestiscono,  elaborano  e   forniscono informazioni. Ad esempio, un processo informativo in un’organizzazione sarà quello di gestire le informazioni relative all’emissione di un ordine per l’acquisto di materiali;
  • processi aziendali (o business process), rappresentano funzioni legate all’attività complessiva dell’organizzazione o dell’impresa, quale la produzione di un’automobile, la pubblicazione di un libro, la gestione di una compagnia aerea, la consegna della posta, l’insegnamento agli studenti. Per esempio, per un’organizzazione che si occupa di insegnamento agli studenti, sarà necessario definire i processi aziendali per la diffusione delle informazioni sulla scuola, per l’iscrizione degli studenti, per la composizione delle classi e per la definizione dell’orario delle lezioni, e così via.

Nella progettazione di un sistema informativo la rappresentazione dei processi aziendali assumerà un’importanza particolare. Infatti questo sarà il punto di partenza per una descrizione dettagliata dell’attività dell’azienda o dell’organizzazione e quindi per la definizione dei requisiti del sistema. I processi aziendali sono infatti legati alla missione aziendale e quindi agli obiettivi globali dell’organizzazione. Per questo motivo sarà spesso opportuno legare i  processi aziendali a  una  loro valutazione e quindi a una  riorganizzazione dei processi per una migliore efficienza e efficacia delle attività aziendali.

La descrizione accurata dei processi aziendali è anche la base per la realizzazione dei sistemi informativi basati su elaboratore. In tali sistemi si descriveranno in dettaglio tutti i processi informativi legati ai processi aziendali definiti nella fase di analisi nello sviluppo del sistema informativo. Per ogni processo si potranno definire diversi livelli di automazione, che andranno da uno svolgimento prevalentemente operativo o decisionale da parte di persone a uno svolgimento totalmente automatizzato.

Le tecnologie per la realizzazione delle applicazioni di supporto ai processi informativi potranno essere molteplici. Il sistema informativo potrà essere realizzato con tecniche tradizionali, basate sullo sviluppo di applicazioni informatiche, con l’utilizzo di software per la gestione di basi di dati e di middleware per la realizzazione di applicazioni  distribuite. Potranno essere utilizzate tecnologie innovative rivolte alla gestione di flussi di attività, quali i Workflow Management System (WFMS), che consentono di realizzare applicazioni specificatamente rivolte alla gestione di processi informativi.

Definizione di processo aziendale

Un processo aziendale è caratterizzato da un insieme di attività, collegate tra loro, per fornire un certo output a partire da input definiti. L’output può essere un prodotto o un servizio e viene utilizzato da determinati clienti o utilizzatori. Il processo aziendale nella sua esecuzione può richiedere l’interazione con diverse fonti di informazioni, anche nel corso della sua esecuzione.

Uno schema generale di processo aziendale è illustrato nella figura seguente.

Descrizione generica di un processo aziendale
Descrizione generica di un processo aziendale

I processi vengono in generale descritti a diversi livelli di dettaglio. Si può parlare di macroprocessi quando si tratta di processi complessi che al loro interno possono essere scomposti in altri sottoprocessi e attività.

Nell’esempio seguente troviamo alcuni esempi di macroprocesso all’interno di un’organizzazione complessa.

Esempio: Macroprocessi nel Ministero delle Finanze

  • Assistere i cittadini, le imprese e gli intermediari fiscali nel rispetto degli adempimenti
  • Attribuire il codice fiscale
  • Riscuotere le imposte
  • Ricevere le dichiarazioni e atti
  • Controllare la correttezza delle imposte versate
  • Eseguire i rimborsi
  • Accertare l’evasione
  • Fornire certificazioni e visure
  • Gestire il personale e pianificare le attività (autoamministrazione).

Identificazione dei processi

L’analisi dei processi richiede di rappresentare i processi all’interno delle organizzazioni. Per potere procedere alla loro rappresentazione, è però necessario prima identificare quali sono i processi presenti all’interno dell’organizzazione. Tale identificazione può essere spesso difficile e laboriosa, perché i processi sono spesso costituiti da attività svolte nell’organizzazione, ma i processi stessi non identificati esplicitamente e possono avere degli elementi di sovrapposizione, quali lo svolgimento di due processi da parte dello stesso ufficio, o da parte della stessa persona, oppure attività comuni. Le stesse attività elementari che compongono il processo possono essere di difficile identificazione o difficilmente separabili da altre attività collegate. All’interno dell’organizzazione sarà necessario esaminare le modalità  di  esecuzione delle attività e tutta la documentazione di tipo normativo relativa allo svolgimento di attività, spesso costituita da testi in formato libero.

Al fine dell’identificazione dei processi può essere utile esaminare i seguenti elementi nella documentazione raccolta:

  • Eventi: si considerano gli eventi che danno inizio ad un processo, quali ad esempio l’arrivo di una richiesta di attribuzione di codice fiscale, gli eventi che portano alla terminazione di un processo, sia essa per il completamento del processo, sia per una sua interruzione dovuta a una situazione anomale, e gli eventi significativi nello svolgimento del
  • Verbi: un elemento utile per scomporre un processo nelle sue attività elementari può essere dato dall’esame dei verbi contenuti nella documentazione raccolta: verbiquali predisporre, approvare, richiedere il parere e così via, sono tutti indicativi di attività da svolgere all’interno del processo.
  • punti di decisione: come si vedrà più in dettaglio quando nel seguito del capitolo si parlerà di modelli per la rappresentazione dei processi, una parte significativa degli stessi è data da quei momenti nel loro svolgimento in cui devono essere prese delle decisioni; tali decisioni possono portare a diverse strade nell’esecuzione delle attività successive del processo, possono iniziare attività di negoziazione tra parti, possono portare a diversi tipi di terminazione del processo.

Nel seguito si esamineranno le caratteristiche dei vari tipi di modelli dei processi aziendali, per cui le indicazioni sopra elencate risulteranno più chiare, e si vedrà anche come diversi modelli enfatizzano più alcuni aspetti rispetto a altri.

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