Caratteristiche fondamentali dei sistemi ERP in azienda

Caratteristiche fondamentali dei sistemi ERP in azienda

I sistemi ERP presentano alcune caratteristiche chiave. Descriviamole tutte.

Integrazione informativa

Si tratta di dimensioni che esercitano la loro influenza soprattutto in sede di implementazione operativa del sistema, nel momento in cui occorre definirne l’assetto a motivo dell’impatto esercitato sull’organizzazione dei processi aziendali e sulle modalità  di gestione operativa adottate dall’impresa.

Analizziamo prima di tutto l’aspetto riguardante l’integrazione informativa. Ogni singola area o ogni singolo processo di un’azienda utilizzano e gestiscono contemporaneamente  una  quantità  di  dati  e  informazioni  per  produrre ed ottimizzare il lavoro. Questi sono poi tra loro correlati, andando a formare non solo una rete funzionale e relazionale, ma anche una vera e propria rete informativa che si fonda sullo scambio e sulla condivisione dei dati da un ambito all’altro dell’azienda. Per far sì che tutto vada a buon fine è necessario che si stabilisca l’uso di un linguaggio comune che utilizzi il medesimo campo di definizioni e di codici tra le differenti parti dell’organizzazione. Un’efficace standardizzazione e armonizzazione dei database e dei dati in essi contenuti consentiranno all’azienda di poter governare la cosiddetta “complessità organizzativa” e l’incertezza che da essa deriva. Incertezza questa, causata sia dalla varietà che dalla variabilità del contesto nel quale si opera. Se con il termine incertezza si definisse l’assenza di informazioni specifiche necessarie per supportare il processo decisionale, ne conseguirebbe una semplice quanto utile regola di comportamento: all’aumentare del grado di incertezza, bisognerà assicurare un sempre più elevato volume di informazioni. A questo proposito J.R. Galbraith insegna che quando l’incertezza è bassa, è possibile conseguire efficacia ed efficienza organizzativa facendo ricorso a strumenti relativamente semplici quali le regole e le procedure, la gerarchia, la definizione di obiettivi. All’aumentare dell’incertezza, si potrà ovviare al “deficit informativo”, o riducendo i fabbisogni e le occasioni di “processing”  delle informazioni,  oppure aumentando il volume delle informazioni disponibili e la capacità dell’organizzazione e delle sue parti di trattare ed elaborare materiale informativo. E’ proprio in base a quest’ultimo precetto che viene sviluppata la citata caratteristica di integrazione informativa, tipica dei sistemi ERP: attraverso la formalizzazione dei dati e l’utilizzo di un linguaggio comune si potrà così raggiungere la tanto agognata unitarietà della base informativa aziendale.

Valore, questo, che consentirà all’impresa di migliorare le proprie performances relative a:

  • reattività e prontezza di risposta alle variabili di mercato;
  • maggior flusso informativo e sua condivisione in ogni area o processo aziendale.

Tuttavia, ci potrà essere la possibilità che la sola preoccupazione di fornire un elevato quantitativo di informazioni non sia sufficiente ad assicurare razionalità ed efficienza al sistema.

In questo caso, la soluzione ottimizzante sarà quella di fornire informazioni sufficientemente “ricche”. Ci si riferisce in particolare all’ammontare di informazioni che possono essere trasferite in un dato tempo da un ente emittente ad un ente ricevitore, al grado di personalizzazione della struttura e  del  contenuto dell’informazione alle esigenze specifiche dell’utente. Anche in questo caso, le necessità vengono soddisfatte dai sistemi ERP, il cui flusso informativo  è sicuramente da intendersi  “ampio” e “ricco”.

Le informazioni vengono diffuse e rese disponibili per la totalità degli utenti (dotati delle autorizzazioni necessarie) e accessibili da qualsiasi postazione informatica, sia essa fissa che portatile.

La caratteristica saliente di questa funzionalità è, come già anticipato in apertura di paragrafo, l’utilizzo di un linguaggio comune, che rende facilmente analizzabili e interpretabili la totalità delle informazioni contenute nel sistema informativo aziendale.

Il problema principale per l’impresa consisterà nello scegliere una posizione  entro un continuum che va dalla completa standardizzazione dei dati al totale adattamento degli stessi alle specifiche condizioni locali. Si immagini un’azienda industriale che ha costruito la sua strategia attorno alla propria abilità di fornire un eccellente servizio clienti.

Poiché è in grado di consegnare i suoi prodotti ai clienti in tempi notevolmente minori rispetto a quelli impiegati dai suoi concorrenti, grazie ad un aggiramento dei processi formali, ha guadagnato una clientela che è felice di pagare un sovrapprezzo per i  suoi prodotti. Ma se, dopo aver installato un pacchetto ERP, dovrà seguire un più razionale ma meno flessibile processo per l’esecuzione dell’ordine, il suo punto di forza potrà essere a rischio.

Modularità dell’applicazione

I moduli in cui si articolano i sistemi ERP sono posti a presidio di processi e aree gestionali diverse ad hanno l’obiettivo di garantire una gestione integrata dei flussi informativi e procedurali di tutta l’azienda. Essi infatti collegano fra di loro fasi operative separate, formando catene automatizzate di processi, controllano il flusso di informazioni da un reparto all’altro e permettono un collegamento tra l’azienda ed i propri fornitori e clienti.

La modularità consente di affrontare in più fasi il rinnovo del sistema, intervenendo dapprima nelle aree più critiche o con maggiori inefficienze ; l’adozione di soltanto alcuni moduli di cui è costituito il sistema non consente di percepire il principale beneficio degli ERP rappresentato dall’integrazione.

Analizzando le soluzioni proposte dai principali fornitori si può osservare come i moduli coprano le seguenti aree gestionali dell’impresa:

  • amministrazione e    controllo    (contabilità    generale,   tesoreria, finanziamenti e rapporti con le banche, controllo di gestione, bilancio consolidato e gestione del patrimonio e dei cespiti);
  • ciclo passivo  (richieste  d’acquisto,  ordini,  ricevimenti,    verifica fatture passive e contabilità fornitori);
  • ciclo attivo (gestione ordini e contabilità clienti);
  • produzione (gestione dei magazzini e degli inventari, piano principale di produzione, pianificazione dei materiali, pianificazione e controllo delle attività di fabbrica, sistema di gestione della qualità e sistema di gestione della manutenzione);
  • risorse umane (gestione dei contratti, selezione, formazione sviluppo del personale, gestione delle presenze e delle retribuzioni);
  • moduli comuni a più aree gestionali (gestione dei progetti).

Presenza di un business model

L’adeguamento dei sistemi informativi aziendali e dei supporti tecnologici deve essere inserito nel quadro generale concernente il ripensamento delle strategie ed il cambiamento delle modalitàdi svolgimento  delle principali attività aziendali.

La gestione per processi, oltre a ridefinire le regole di funzionamento delle aziende deve costituire la base dell’architettura dei sistemi informativi più  evoluti. I processi di business che costituiscono la catena del valore devono essere declinati in “processi organizzativi” per descrivere il reale funzionamento dell’azienda e in “processi informatici” per delineare il modo di operare delle soluzioni informatiche. Per realizzare un sistema informativo che rispetti i vincoli aziendali e per far sì che gli utilizzatori sfruttino completamente le potenzialità messe a loro disposizione, è indispensabile rappresentare la mappa delle  soluzioni informatiche congiunta con il sistema dei processi fisici o informativi che si svolgono in azienda.

La riprogettazione dei processi aziendali necessita di strumenti informatici che consentano di operare in un ambiente di comunicazione efficiente. Tutti i collaboratori devono poter accedere semplicemente e rapidamente alla documentazione riguardante lo stato dei lavori nelle varie fasi sviluppate dai diversi team, indipendentemente dal luogo fisico di lavoro o dal gruppo di appartenenza.

Unicità del database

La sostanziale differenza rispetto ai sistemi informativi del passato, costituiti da diverse applicazioni specifiche strutturate per ottimizzare aree particolari dell’attività aziendale e basati su altrettanti archivi, consiste nell’unicità del database, all’interno del quale, a seguito di ogni transazione completata, vengono memorizzati i dati. Si quindi un’unica base di dati automaticamente aggiornata che fornisce il supporto informativo ad ogni modulo del sistema ed ogni intervento è da tutti condiviso. Il database, archivio di dati memorizzati in forma strutturata secondo valori chiave univoci, rappresenta il vero cuore di un sistema gestionale informatico e, in particolar modo, riveste un ruolo fondamentale negli ERP. Il database centrale distingue le diverse “entità” di trattamento in modo univocoe concorde per tutte le applicazioni e per tutti i moduli, evitando disallineamenti e proliferazione di dati e informazioni. Una base di dati unica ed affidabile  rappresenta  anche  uno  atrumento  che  permette  al  management   di sviluppare analisi e processi decisionali piùaccurati e tempestivi. La gestione della base di dati aziendali è affidata ad un insieme di programmi finalizzato ad organizzare, elaborare e rappresentare i dati; tale insieme di programmi viene identificato con l’espressione Data Base Management System (DBMS).

Configurabilità del sistema

Un’azienda che intende servirsi di un applicativo integrato ha l’opportunità di perfezionare i modelli di riferimento affinando l’intero sistema con successive “configurazioni”. Le configurazioni di un sistema ERP sono distinte in configurazioni di base (con riferimento all’architettura, alla piattaforma informatica ed alla struttura organizzativa) e configurazioni di dettaglio che consentono di impostare in modo analitico la sequenza delle attività, delle transazioni, della documentazione, della reportistica ufficiale, ecc.

Per configurabilità quindi s’intende la possibilità, offerta all’utente, di intervenire, in modo autonomo o con l’ausilio di consulenti, sul software al fine di meglio adattarlo alle sue specificità organizzative, gestionali e operative.

La richiesta di forti personalizzazioni che comportino riedizioni di codici originari o lo sviluppo di nuove routine implica un sensibile aggravio dei costi d’implementazione, non solo dovuto alle maggiori energie impiegate dal  fornitore (per le quali prevede ampie remunerazioni), ma anche a motivo dell’allungamento dei termini di attivazione del nuovo sistema, della possibilità  di riscontrare eccezioni e problemi di compatibilità dei successivi aggiornamenti. Conviene inoltre evitare profonde modificazioni che trasformino in modo sostanziale la struttura del sistema per non dissipare il patrimonio di prassi migliori e per non compromettere ulteriori funzionalità standard o nuove soluzioni tecnologiche proposte periodicamente dai fornitori.

L’introduzione di una suite per la gestione integrata dell’impresa di tipo ERP, modifica sostanzialmente l’assetto del sistema informativo aziendale, introducendo alcune caratteristiche distintive, tra le quali vanno menzionate l’unicità dell’informazione, l’estensione e modularità funzionale e  la prescrittività. Questi aspetti vanno a costituire un vero e proprio paradigma di funzionamento dei sistemi gestionali integrati, che, secondo alcuni autori (Bracchi e altri89), può essere chiamato “paradigma ERP”. Tali caratteristiche,  ma particolarmente la terza, impongono all’impresa che intenda implementare strumenti di supporto di questo genere, la creazione di un processo specifico di cambiamento organizzativo e di parametrizzazione dell’applicativo. Per prescrittività si intende, infatti, la normazione dei processi gestionali derivante  dal modello funzionale incorporato nel software.

Il divario fra prescrizione del sistema gestionale e modello funzionale delle imprese è variabile, ma all’interno dello sviluppo di un sistema ERP spesso si rendono necessarie alcune modifiche organizzative, che possono comportare, come descritto nel paragrafo successivo, dei vantaggi per l’impresa: il divario tra ERP e organizzazione viene analizzato mediante una gap analysis.

Dai risultati dell’analisi emergeranno i possibili progetti di cambiamento organizzativo per attuare le modifiche sui processi gestionali e i possibili progetti di sviluppo software per modificare la suite ERP.

La presenza di un profondo divario tra sistema gestionale e organizzazione, derivante da una non accurata progettazione può portare a forti, e potenzialmente fatali, inefficienze. Tali inefficienze possono però anche generarsi nel tempo, per modifiche al posizionamento competitivo dell’impresa, per cambiamenti organizzativi o altro: l’adeguamento del sistema ERP per seguire tali modifiche è un’attività complessa, che richiede forti investimenti di riparametrizzazione da parte dell’impresa. Questo elemento rende i sistemi di tipo ERP fondamentalmente rigidi.

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