Coesione di tutte le funzioni aziendali attraverso sistemi ERP

La questione cruciale del problema è la capacità degli amministrativi di riuscire a sviluppare attorno al progetto la “coesione di tutte le funzioni aziendali”, evitando che l’introduzione del sistema integrato venga percepita come una problematica meramente contabile. La Funzione Amministrazione e la Funzione di Controllo (spesso chiamata come Funzione Amministrazione e Controllo in quanto le due funzioni vengono integrate in una sola) hanno un ruolo di leadership, ma esse non possono prescindere dal supporto delle altre aree aziendali: conseguentemente il controller deve sforzarsi di dimostrare che il valore aggiunto apportato da un sistema ERP (per esempio in termini di affidabilità e tempestività delle informazioni) compensa i maggiori sforzi da parte dei vari utenti aziendali sostenuti in relazione alle operazioni di imputazione dei dati.

Uno dei punti di forza dei sistemi ERP è quello di associare alla maggior parte degli eventi aziendali una registrazione contabile; infatti il sistema ERP è in grado di fornire informazioni utili per diversi scopi decisionali, alimentando automaticamente i vari sotto-archivi, ecc., ma solo se i dati sono stati forniti fin dalle prime fasi del processo di gestione delle informazioni di un determinato “corredo informativo”.

Questo richiede inevitabilmente una rilettura amministrativa di tutte le attività svolte all’interno dell’azienda; l’immediata conseguenza è che bisogna riuscire a far accettare alle altre funzioni una serie di vincoli al loro modo di operare conseguenti ad alcune specifiche esigenze amministrative. Possono sorgere problemi di risoluzione di eventuali conflitti tra l’area controllo di gestione e le altre aree aziendali; diventa necessario quindi escogitare dei meccanismi per mediare le esigenze più propriamente amministrative con quelle delle altre funzioni.

Da quanto detto risulta evidente che i sistemi ERP, fortemente trainati da esigenze amministrative, nonostante i benefici prospettati, possano non di rado incontrare resistenza in unità organizzative che si trovano costrette a svolgere maggiori attività di rilevazione rispetto al passato, per parte delle quali non vedono utilità immediata.

Effettivamente, in un primo momento i reali beneficiari del sistema non sono gli utenti finali, intesi come coloro che devono alimentare il sistema e che probabilmente si trovano a svolgere un numero di attività superiore rispetto a quelle normalmente richieste dai vecchi sistemi; spesso si realizzano sostanziali spostamenti nei carichi di lavoro tra le varie funzioni e tra le singole persone. Una volta a regime, il sistema però crea benefici diffusi in tutta l’azienda; l’importante è abbreviare la fase di transizione (durante la quale il malcontento è spesso inevitabile) e mirare ad ottenere prima possibile qualche risultato concreto, che costituirebbe un incentivo molto forte all’adesione ed al sostenimento del progetto.