Che cos’è il Project Management e la gestione di un progetto
Il Project Management
Il Project Management è un modello organizzativo con alcuni prerequisiti di funzionamento che ha l’obiettivo di gestire al meglio processi complessi e rilevanti (e di conseguenza permette gestione di un progetto anche complesso), poco standardizzati e ripetibili. È da intendersi anche come una filosofia manageriale, che utilizza specifici strumenti al fine di ottenere risultati voluti.
Il PM è da considerarsi come una vera e propria filosofia manageriale, le cui fondamenta sono riassumibili nei seguenti punti:
- Definire un obiettivo da raggiungere
- Definire le risorse necessarie e/o disponibili per ottenere il risultato
- Pianificare come ottenere il risultato
- Pianificare i criteri di valutazione del risultato
- Controllare periodicamente il lavoro
- Valutare il risultato raggiunto
La pianificazione richiesta deve quindi essere attenta, poiché non ha come fine la pura esecuzione di ciò che è stato stabilito, ma tende ad anticipare il più possibile gli eventi del progetto. È quindi importantissimo riuscire ad affrontare il progetto curando fin da subito i particolari, senza però diventare pedanti nella fase di gestione del progetto stesso, quando possono presentarsi eventi imprevisti, vengono commessi errori e ci sono turbolenze di vario genere.
La flessibilità è la chiave della riuscita del progetto stesso, e il Project Management, in quanto filosofia, e per tanto in continua evoluzione, deve essere in grado di appropriarsi di tutti gli strumenti messi a disposizione dalle nuove tecnologie in grado di snellire e rendere più flessibili le tecniche utilizzate.
I vantaggi del Project Management sono riassumibili in:
- Orientamento al cliente
- Governo dei processi complessi
- Comprensione del processo
- Focalizzazione del controllo
- Orientamento alla Programmazione
- Previsione di tempi e costi dei progetti
- Controllo di tempi e costi dei progetti
- Flessibilità nell’uso delle risorse
- Trasparenza gestionale
Gli aspetti rilevanti del Project Management sono sintetizzabili tramite la tabella seguente (Aspetti del Project Management):
ASPETTI SISTEMICI: | CONCETTI ORGANIZZATIVI: |
Cultura di progetto
Definizione e classificazione dei progetti Processi sistemici di progetto
|
Sistema e ruoli di governo Processi del sistema di governo
Struttura di progetto e rapporto con la struttura permanente Architettura dei team di lavoro Gestione delle risorse umane Processi di approfondimento |
TECNICHE E METODI: | INTERFACCE CON ALTRE DISCIPLINE |
Definizione del lavoro (WBS, WP) Tecniche reticolari
Tecniche di programmazione (scheduling) Tecniche di preventivazione (estimating) Tecniche di controllo integrato di tempi e costi Team management Team building Gestione conflitti Negoziazione |
Contrattualistica e legale Assicurazioni
Economia e finanza Procurement e supply chain management Quality management Information & communication technology Sicurezza del lavoro Comunicazione Risk Management |
La gestione di un progetto
Per la gestione di un progetto sono possibili diverse strutture organizzative, ad hoc o meno, per la gestione del progetto, che devono essere prese in considerazione anche per comprendere come si “muove” la conoscenza durante le varie fasi del progetto stesso.
A seconda del tipo di struttura organizzativa adottata infatti, l’ autonomia decisionale e i legami dei membri del team di progetto tendono ad essere più o meno forti.
Struttura funzionale:
La struttura funzionale prevede di riunire in una stessa unità organizzativa gli specialisti di una stessa disciplina. È la struttura più classica.
Struttura divisionale (per prodotto):
La struttura funzionale risulta limitata in imprese diversificate, e subentrano di conseguenza modelli organizzativi centrati sui prodotti, soprattutto al fine di coordinare i diversi apporti specialistici forniti dai dipartimenti funzionali.
Struttura per progetti:
Diventa fondamentale l’integrazione tra le discipline, ma soprattutto è importante capire quali sono i ruoli della struttura permanente e quali sono i ruoli del Project Manager.
Sono possibili tre diversi tipi di struttura di progetto:
- Struttura debole: è la più semplice da gestire , poiché il governo del progetto usa i meccanismi della struttura funzionale, è adatta nel caso di una bassa innovatività dell’output e di processo (posseggo la maggior parte delle competenze che mi servono.
- Struttura forte: semplice da gestire quando il governo del progetto può avvalersi di meccanismi gerarchico-funzionali, adatta nel caso di forte innovatività dell’output e del processo, con una notevole pressione sulle prestazioni. Le parti rispetto a prima s’invertono.
- Struttura mista: è caratterizzata dalla presenza d’interfacce tra il progetto e le funzioni, le risorse sono assegnate al progetto a tempo pieno o parziale. È difficile da gestire soprattutto a causa dell’autorità sia del PM che delle interfacce, ma può consentire un risparmio delle risorse rispetto alla struttura forte.
I ruoli caratteristici per un progetto
Scelta la struttura più adatta, l’attenzione si sposta sui ruoli caratteristici del progetto, identificati “dall’insieme dei contributi attesi su uno o più processi da una persona o da una figura professionale o da una famiglia di figure professionali”. Ogni ruolo è fondamentale per l’avanzamento del progetto e possiede informazioni uniche che devono poter essere condivise.
Committente
- definisce e gestisce gli obiettivi ed i vincoli di continuità e specifici del progetto
- modifica gli obiettivi ed i vincoli specifici a seguito di perturbazioni esterne non assorbibili
- mantiene il rapporto tra il progetto e la struttura permanente ed è il principale riferimento del project management
- può essere individuale o collettivo
- può esprimere il volere degli stakeholder
- non coincide per forza con il cliente
- è importante che sia presente anche sui progetti interni
Project manager
Il project manager è la figura più critica del Project Management, poiché si occupa di
- gestione degli obiettivi e dei vincoli specifici di progetto
- gestione dell’architettura
- team building e management
Le interfacce
Le interfacce: sono l’articolazione “locale” del sistema di governo. Possono sostituire o affiancare il project manager nello svolgimento di attività specifiche legate alla loro professione. Hanno quindi relazioni complesse con il progetto.
Gli specialisti
Gli specialisti possono essere sostanzialment di due tipi:
- di supporto al sistema di governo: hanno il compito di portare nel progetto competenze disciplinari utili per la pianificazione ed il controllo del progetto.
- di disciplina o di metodo: si occupano di svolgere le attività esecutive del progetto portando competenze specifiche.
I ruoli di secondo piano
Infine, altri ruoli sono ruoli di secondo piano, che possono essere assunti anche da qualcuno che ha già un ruolo principale nel progetto
- generatore di idee: il suo compito principale è generare idee e valutarne la fattibilità
- champion: prende a “cuore” il progetto, cercando di coinvolgere altri nello stesso
- gatekeeper: trasferisce l’innovazione esterna
- sponsor: facilità l’ottenimento di risorse del progetto, supporta nuovi talenti
- guru: una figura “ispirata” che spinge all’innovazione, anche rischiando
- costruttore di miti: smonta e rimonta le credenze dell’organizzazione.