Che cos’è il Project Management e la gestione di un progetto

Il Project Management

Il Project Management è un modello organizzativo con alcuni prerequisiti di funzionamento che ha l’obiettivo di gestire al meglio processi complessi e rilevanti (e di conseguenza permette gestione di un progetto anche complesso), poco standardizzati e ripetibili. È da intendersi anche come una filosofia manageriale, che utilizza specifici strumenti al fine di ottenere risultati voluti.

Il PM è da considerarsi come una vera e propria filosofia manageriale, le cui fondamenta sono riassumibili nei seguenti punti:

1. Definire un obiettivo da raggiungere
2. Definire le risorse necessarie e/o disponibili per ottenere il risultato
3. Pianificare come ottenere il risultato
4. Pianificare i criteri di valutazione del risultato
5. Controllare periodicamente il lavoro
6. Valutare il risultato raggiunto

La pianificazione richiesta deve quindi essere attenta, poiché non ha come fine la pura esecuzione di ciò che è stato stabilito, ma tende ad anticipare il più possibile gli eventi del progetto. È quindi importantissimo riuscire ad affrontare il progetto curando fin da subito i particolari, senza però diventare pedanti nella fase di gestione del progetto stesso, quando possono presentarsi eventi imprevisti, vengono commessi errori e ci sono turbolenze di vario genere.

La flessibilità è la chiave della riuscita del progetto stesso, e il Project Management, in quanto filosofia, e per tanto in continua evoluzione, deve essere in grado di appropriarsi di tutti gli strumenti messi a disposizione dalle nuove tecnologie in grado di snellire e rendere più flessibili le tecniche utilizzate.

I vantaggi del Project Management sono riassumibili in:

• Orientamento al cliente
• Governo dei processi complessi
• Comprensione del processo
• Focalizzazione del controllo
• Orientamento alla Programmazione
• Previsione di tempi e costi dei progetti
• Controllo di tempi e costi dei progetti
• Flessibilità nell’uso delle risorse
• Trasparenza gestionale

Gli aspetti rilevanti del Project Management sono sintetizzabili tramite la tabella seguente (Aspetti del Project Management):

ASPETTI SISTEMICI:	CONCETTI ORGANIZZATIVI:
Cultura di progetto Definizione e classificazione dei progetti Processi sistemici di progetto definizione e gestione di obiettivi e vincoli architettura generale e di fase programmazione e controllo	Sistema e ruoli di governo Processi del sistema di governo Struttura di progetto e rapporto con la struttura permanente Architettura dei team di lavoro Gestione delle risorse umane Processi di approfondimento
TECNICHE E METODI:	INTERFACCE CON ALTRE DISCIPLINE
Definizione del lavoro (WBS, WP) Tecniche reticolari Tecniche di programmazione (scheduling) Tecniche di preventivazione (estimating) Tecniche di controllo integrato di tempi e costi Team management Team building Gestione conflitti Negoziazione	Contrattualistica e legale Assicurazioni Economia e finanza Procurement e supply chain management Quality management Information & communication technology Sicurezza del lavoro Comunicazione Risk Management

La gestione di un progetto

Per la gestione di un progetto sono possibili diverse strutture organizzative, ad hoc o meno, per la gestione del progetto, che devono essere prese in considerazione anche per comprendere come si “muove” la conoscenza durante le varie fasi del progetto stesso.

A seconda del tipo di struttura organizzativa adottata infatti, l’ autonomia decisionale e i legami dei membri del team di progetto tendono ad essere più o meno forti.

Struttura funzionale:

La struttura funzionale prevede di riunire in una stessa unità organizzativa gli specialisti di una stessa disciplina. È la struttura più classica.

Struttura divisionale (per prodotto):

La struttura funzionale risulta limitata in imprese diversificate, e subentrano di conseguenza modelli organizzativi centrati sui prodotti, soprattutto al fine di coordinare i diversi apporti specialistici forniti dai dipartimenti funzionali.

Struttura per progetti:

Diventa fondamentale l’integrazione tra le discipline, ma soprattutto è importante capire quali sono i ruoli della struttura permanente e quali sono i ruoli del Project Manager.

Sono possibili tre diversi tipi di struttura di progetto:

• Struttura debole: è la più semplice da gestire , poiché il governo del progetto usa i meccanismi della struttura funzionale, è adatta nel caso di una bassa innovatività dell’output e di processo (posseggo la maggior parte delle competenze che mi servono.
• Struttura forte: semplice da gestire quando il governo del progetto può avvalersi di meccanismi gerarchico-funzionali, adatta nel caso di forte innovatività dell’output e del processo, con una notevole pressione sulle prestazioni. Le parti rispetto a prima s’invertono.
• Struttura mista: è caratterizzata dalla presenza d’interfacce tra il progetto e le funzioni, le risorse sono assegnate al progetto a tempo pieno o parziale. È difficile da gestire soprattutto a causa dell’autorità sia del PM che delle interfacce, ma può consentire un risparmio delle risorse rispetto alla struttura forte.

I ruoli caratteristici per un progetto

Scelta la struttura più adatta, l’attenzione si sposta sui ruoli caratteristici del progetto, identificati “dall’insieme dei contributi attesi su uno o più processi da una persona o da una figura professionale o da una famiglia di figure professionali”. Ogni ruolo è fondamentale per l’avanzamento del progetto e possiede informazioni uniche che devono poter essere condivise.

Committente

• definisce e gestisce gli obiettivi ed i vincoli di continuità e specifici del progetto
• modifica gli obiettivi ed i vincoli specifici a seguito di perturbazioni esterne non assorbibili
• mantiene il rapporto tra il progetto e la struttura permanente ed è il principale riferimento del project management
• può essere individuale o collettivo
• può esprimere il volere degli stakeholder
• non coincide per forza con il cliente
• è importante che sia presente anche sui progetti interni

Project manager

Il project manager è la figura più critica del Project Management, poiché si occupa di

• gestione degli obiettivi e dei vincoli specifici di progetto
• gestione dell’architettura
• team building e management

Le interfacce

Le interfacce: sono l’articolazione “locale” del sistema di governo. Possono sostituire o affiancare il project manager nello svolgimento di attività specifiche legate alla loro professione. Hanno quindi relazioni complesse con il progetto.

Gli specialisti

Gli specialisti possono essere sostanzialment di due tipi:

• di supporto al sistema di governo: hanno il compito di portare nel progetto competenze disciplinari utili per la pianificazione ed il controllo del progetto.
• di disciplina o di metodo: si occupano di svolgere le attività esecutive del progetto portando competenze specifiche.

I ruoli di secondo piano

Infine, altri ruoli sono ruoli di secondo piano, che possono essere assunti anche da qualcuno che ha già un ruolo principale nel progetto

• generatore di idee: il suo compito principale è generare idee e valutarne la fattibilità
• champion: prende a “cuore” il progetto, cercando di coinvolgere altri nello stesso
• gatekeeper: trasferisce l’innovazione esterna
• sponsor: facilità l’ottenimento di risorse del progetto, supporta nuovi talenti
• guru: una figura “ispirata” che spinge all’innovazione, anche rischiando
• costruttore di miti: smonta e rimonta le credenze dell’organizzazione.