Definizione e distinzione tra Dati e Informazioni

Nella definizione di S.I. e di Sistema delle Informazioni abbiamo utilizzato più volte i termini Dato e Informazione, perché il S.I. tratta dati e produce informazioni. A questo punto è necessario dare una definizione precisa anche di questi due concetti: Dati e Informazioni.

Un Dato è una rappresentazione oggettiva e non interpretata della realtà, ciò che è immediatamente presente alla conoscenza. Ad esempio, sono dati il numero di una fattura, il suo importo, la data di emissione, ecc.

Una Informazione è una visione della realtà derivante dall’elaborazione e interpretazione dei dati, il significato che associamo ai dati.

Ad esempio, dopo aver analizzato la fattura possiamo concludere che la transazione è andata bene o no.

Il processo di produzione delle informazioni si articola in tre fasi:

• acquisizione dei dati (elementari);
• elaborazione dei dati;
• emissione dell’informazione.

I dati elementari non sono immediatamente utilizzabili da parte di chi necessita delle informazioni e devono essere opportunamente trattati per diventare informazioni significative e comprensibili per i destinatari.

Processo di passaggio tra dati e informazioni

Tra i dati e le informazioni possiamo ipotizzare che esista lo stesso rapporto che intercorre tra materie prime e prodotti finiti: le materie prime sono il punto di partenza del processo produttivo, la loro trasformazione dà vita a dei semilavorati che, ulteriormente trattati, divengono prodotti finiti.

Per le informazioni accade lo stesso: partendo dai dati elementari si ottengono dei dati sintetici, come aggregazione di dati elementari, che, ulteriormente trattati, portano alle informazioni.

In questo processo l’aspetto importante da evidenziare è il passaggio dai dati elementari ai dati sintetici ovvero il processo di sintesi.

Il processo di sintesi è inevitabile sia dal punto di vista tecnico che dal punto di vista economico sia perché è impossibile, dal punto di vista tecnico, conservare tutti i dati elementari che potrebbero generare tutte le informazioni finali richieste da un’impresa sia perché occorre considerare i costi di mantenimento di giganteschi archivi e la spesa che bisognerebbe sostenere se si dovesse sempre partire da dati elementari iniziali per ottenere informazioni molto simili.

D’altra parte occorre considerare che la sintesi riduce il potenziale informativo dei dati:

• perché riduce il volume dei dati;
• perché i criteri adottati per sintetizzare i dati dipendono da scelte soggettive;
• perché è influenzata dal destinatario dell’informazione o dall’uso finale che ne verrà

Di solito si producono dati sintetici che rispondano ad esigenze informative note o prevedibili.

Le informazioni per gli utenti

Le informazioni sono destinate a degli utenti specifici ed è, pertanto, necessario specificare modi, tempi e luoghi di produzione e presentazione.

Con il termine modi si indica il supporto con cui le informazioni vengono fornite o le modalità con cui esse vengono create e diffuse (in modo routinario o per eccezioni, cioè al verificarsi di certe condizioni o al verificarsi di eventi eccezionali) oppure il formato in cui verranno presentate.

Il termine tempi sta ad indicare la tempificazione con cui le informazioni vengono elaborate e luoghi, invece, i luoghi in cui l’informazione viene fornita assieme alla posizione delle sorgenti dei dati.

Finora è stato detto che il sistema informativo deve soddisfare le esigenze degli utenti finali e quindi si presuppone che il punto di partenza degli analisti per l’impostazione del sistema siano le richieste di chi fa uso delle informazioni.

Un approccio di questo tipo è definito pull (pull = tirare, compiere un’azione su richiesta) perché si parte dalle finalità del sistema, cioè dalle specifiche richieste dagli utenti, e, in base ad esse, si definiscono le caratteristiche che deve avere il sistema informativo, che sono “tirate” dagli utenti.

Esiste, però, anche un altro tipo di approccio, detto push (push = spingere, compiere un’azione   in anticipo rispetto alla richiesta), che prevede che siano gli analisti a predisporre sistemi che producono informazioni e poi li sottopongano al giudizio degli utenti.

In questo caso il punto di partenza non è più rappresentato dalle necessità aziendali ma dalla tecnologia.

Quando si lavora con tecnologie molto innovative che vengono introdotte per la prima volta nell’impresa è più logico l’approccio push: i tecnici anticipano le soluzioni perché gli utenti difficilmente sarebbero in grado di indicarle.

Quando la tecnologia è ben conosciuta e gli utenti hanno imparato a padroneggiarla l’approccio più logico è di tipo pull: saranno gli utenti a richiedere certi requisiti al S.I. e gli analisti dovranno cercare delle soluzioni in funzione di tali richieste.