Evoluzione del fabbisogno informativo aziendale
Il sistema informatico in azienda
Una delle prime fasi necessarie per l’implementazione di un sistema informatico in azienda fa riferimento alla definizione del fabbisogno informativo inteso come identificazione ed analisi di tutte le informazioni necessarie per il buon funzionamento dell’azienda stessa.
Il problema di definire adeguatamente il fabbisogno informativo aziendale si pone indipendentemente dal successivo ed eventuale ricorso a soluzioni automatizzate. Naturalmente per la determinazione dei fabbisogni, oltre alla situazione esistente, è necessario ipotizzare eventuali scenari futuri.
In questa fase si fa riferimento all’obiettivo di un sistema informativo e cioè al soddisfacimento delle esigenze conoscitive interne ed esterne con la massima efficacia ed efficienza. Sono proprio queste esigenze conoscitive che è necessario individuare a priori in modo da poter poi, valutare se, cosa e come automatizzare. È ovvio che oltre ai fabbisogni informativi definiti al termine di questa analisi è indispensabile, per un’azienda, tenere conto anche della fattibilità tecnico economica e quindi dei vincoli che le soluzioni tecniche possono presentare. Questa differenza fra fabbisogni informativi e soluzioni tecniche si sta sempre di più affievolendo perché, in corrispondenza di un aumento di complessità delle procedure aziendali e delle informazioni richieste, in genere corrisponde anche una evoluzione della tecnologia informatica.
Le esigenze conoscitive aziendali possono essere riferite all’insieme delle informazioni per la comunicazione dell’azienda con l’esterno e delle informazioni per decisioni e controlli interni. Non sempre è possibile ravvisare questa netta separazione tra le informazioni prodotte ma è importante classificarle in questo modo per distinguere le esigenze conoscitive dell’uno e dell’altro tipo. Questa distinzione è importante anche per determinare in termini di ampiezza e profondità l’utilizzo dell’elaboratore a seconda delle varie tipologie di informazioni da produrre.
Le informazioni per l’esterno
Le informazioni per l’esterno derivano dalla necessità di dover soddisfare le richieste conoscitive di tutti coloro che fanno parte dell’ambiente esterno all’impresa o meglio di tutti gli stakeholder. Prima di tutto l’azienda deve produrre per l’esterno le informazioni richieste ai fini dell’osservanza di obblighi di legge e contrattuali che rappresentano una sorta di vincolo per l’azienda stessa. Spesso il procedimento per la relativa determinazione, la frequenza con cui devono essere prodotte e la forma con cui essere comunicate viene imposto all’azienda. Esse rappresentano, in questo senso, un elemento di rigidità nei confronti del quale l’azienda non può fare altro che cercare di standardizzarle il più possibile e di contenere i costi per la relativa produzione. Si tratta per lo più di decisioni strutturate che, come affermava Simon, derivano dall’applicazione meccanica di regole decisionali completamente determinate. Questa tipologia di informazioni è quella che, date le sue caratteristiche, maggiormente si presta ad essere prodotta attraverso l’usodi un sistema informatico. Ci sono però anche altre informazioni che l’azienda deve produrre per l’esterno e, in particolare, per terzi soggetti indirettamente a lei collegati come ad esempio i potenziali clienti e fornitori, le associazioni d’imprese e più in generale l’opinione pubblica. In tal caso si tratta per lo più di attività informativa che scaturisce da un’iniziativa autonoma tra cui rientrano le varie forme di pubblicità.
Allo stadio iniziale, nel momento in cui la variabile informatica è apparsa all’interno delle aziende, il sistema informativo era di dominio esclusivamente amministrativo impiegato per la fatturazione, per la contabilità di magazzino ed in generale per tutte quelle procedure che erano interessate nell’ambito del processo di redazione del bilancio di esercizio. Si trattava quindi di uno strumento il cui scopo principale era quello di gestire il piano dei conti dell’azienda in cui far affluire le rilevazioni di gestione; il tutto strutturato in un’ottica informativa esterna con lo scopo principale di produrre il bilancio di esercizio, principale strumento di comunicazione esterna. Quindi la base di dati che si andava a formare era orientata a soddisfare le richieste informative esterne.
Le informazioni per l’interno
Le informazioni per l’interno invece hanno come scopo quello di supportare i processi decisionali. È opportuno che all’interno dell’azienda e, in particolare, nell’ambito di ogni area funzionale, ci siano tutte le informazioni e conoscenze necessarie per poter prendere le decisioni necessarie alla realizzazione degli obiettivi. In tal caso le informazioni da produrre sono strettamente collegate alle caratteristiche del processo decisionale cui si riferiscono, ed è quindi utile, utilizzare una ulteriore classificazione di questa tipologia di informazioni che le distingue in relazione alla tipologia di decisione a cui sono destinate.
