Fabbisogni informativi dell’amministrazione aziendale

Da vari studi e ricerche sono emerse tendenze generali, che accomunano una certa realtà d’imprese che hanno notevoli impatti sui fabbisogni informativi dell’area amministrativa (amministrazione aziendale):

1. Crescita dimensionale: con l’aumento delle dimensioni aziendali si è manifestata l’esigenza di usufruire di sistemi amministrativi in grado di gestire un numero sempre crescente di dati. Inoltre occorre considerare anche che nella realtà Italia la media impresa rappresenta un fenomeno rilevante in termini di numerosità e che alcune medie imprese di successo hanno avuto straordinari risultati economico-finanziari e commerciali e una visibilità internazionale che le grandi e le piccole spesso non hanno avuto proprio perché nel loro processo di sviluppo hanno considerato fondamentale il ruolo del sistema informativo. Quando sono cresciute in tempo relativamente breve sono diventate grandi imprese nazionali o “piccole multinazionali” (Merloni, Riello, Natuzzi, Luxottica, etc.). Quando sono rimaste di medie dimensioni si sono distinte per la qualità dei prodotti e servizi e per la continuità e stabilità economica e organizzativa. In altre parole, la crescita dimensionale delle aziende, unita alla complessità dell’ambiente competitivo, determina l’esigenza di produrre informazioni dettagliate  e adeguate a evidenziare le effettive condizioni di funzionamento del complesso aziendale. Soltanto con l’introduzione della tecnologia informatica si riesce ad aumentare l’efficienza dei sistemi amministrativi.
2. Internazionalizzazione: l’industrializzazione ha imposto l’apertura degli scambi e ha dato avvio alla mobilità territoriale di persone e tecnologie destinata a divenire sempre più intensa. Il contributo più grande è avvenuto con la rivoluzione informatica e soprattutto dalla possibilità di integrare i sistemi informatici con quelli delle telecomunicazioni. Oggi è possibile inviare in ogni parte del mondo un numero infinito di informazioni, grazie alla rete telematica internet. Questa possibilità di collegare in pochi secondi luoghi distanti migliaia di chilometri ha finito per condizionare anche sistemi di produzione e di commercializzazione in quanto viene eliminato il contatto diretto fra produttore e consumatore, permette alle imprese di avere sedi anche in paesi diversi pur non perdendo mai di vista il loro operato mantenendosi in collegamento con le loro varie filiali. L’opportunità di accedere ai mercati mondiali fa mutare anche lo spirito concorrenziale delle imprese che non si trovano più a competere soltanto con quelle dello stesso territorio. La globalizzazione dei mercati ha portato le aziende ad allargare i propri confini anche al di fuori dal contesto nazionale rendendo così necessario soddisfare esigenze informative anche di soggetti esteri. Ne deriva quindi la necessità di produrre informazioni secondo differenti criteri contabili. Si rende così necessario  l’allineamento  delle  proprie  competenze  con  i  differenti contesti di business con i quali l’impresa si trova ad operare. A tal fine occorre disporre di tecnologie informatiche in grado di catturare e trasmettere informazioni e di facilitare il fluire della conoscenza lungo strutture diverse e geograficamente disperse. Grazie alle moderne tecnologie oggi è possibile comunicare in tempo reale fra due paesi lontani. Inoltre l’informatica si rende indispensabile in quanto facilita  la soluzione pratica di problemi concettualmente complessi come ad esempio il consolidamento di bilanci redatti secondo principi contabili differenti.
3. Multidimensionalità: attualmente per un’impresa non è più sufficiente considerare in modo globale il proprio risultato economico ma è necessario studiarlo secondo varie prospettive e scomporlo per analizzarlo combinando fra loro diverse dimensioni. Ciò ha portato alla creazione di basi di dati costituite dalle operazioni contabili elementari la cui diversa aggregazione avviene in funzione delle esigenze informative che l’amministrazione.
4. Tempestività: il fattore tempo attualmente può essere considerata come una variabile critica, innanzi tutto a fronte di una crescita economica più lenta e difficile. In molti settori le aziende non possono permettersi errori o ritardi e rispondere all’ambiente in modo adeguato, organizzare la propria struttura in base ai processi chiave diventano azioni da compiere con attenzione e in breve tempo. I concorrenti, come abbiamo visto, si moltiplicano poiché l’accesso ai mercati oggi è più semplice. Il tutto si traduce spesso in quella che viene chiamata economia della velocità, ovvero una rincorsa, un’esigenza stringente come non mai di prendere in considerazione il fattore tempo. La dinamicità dell’ambiente in cui operano le imprese ha fatto crescere l’esigenza di disporre di sintesi infra-annuali sull’andamento economico e finanziario dell’attività d’impresa. L’automazione ha un ruolo fondamentale soprattutto nel caso di imprese con molte unità operative dislocate in paesi diversi che seguono principi contabili differenti.
5. Fedele rappresentazione della realtà: la tempestività e il maggior numero di operazioni amministrative non devono compromettere l’affidabilità dei dati. Inoltre con l’automazione i sistemi amministrativi tendono ad essere più analitici e dettagliati nelle rilevazioni. Un semplice esempio in tal caso è rappresentato dal collegamento automatizzato fra i sistemi di contabilità industriale e produzione anche se ciò comporta necessariamente un aumento dell’analiticità con cui si registrano i movimenti. Naturalmente è necessario associare alle operazioni  di rilevazione fisica  (es. prelievo di materie prime) la registrazione di dati contabili. Ad esempio per  ogni operazione compiuta nei vari reparti potrebbe essere calcolato automaticamente il costo orario di lavorazione degli addetti distinguendo i turni normali da quelli straordinari riuscendo così a valutare la convenienza ad utilizzare la forza lavoro al di fuori dell’orario normale di lavoro rispetto al costo dettagliato dei semilavorati.
6. Flessibilità: conseguentemente alla turbolenza dell’ambiente in cui operano le imprese, esse desiderano disporre di sistemi amministrativi facilmente modificabili per adeguarli alle variazioni del contesto in cui operano. In particolare, l’ambiente influenza la performance dell’azienda attraverso varie dimensioni, prima fra tutte l’incertezza: c’è incertezza quando i decision maker non hanno sufficienti informazioni riguardo ai fattori ambientali e risulta così difficile prendere una decisione in termini di efficienza; questo avviene in modo particolare in quei settori caratterizzati da eterogeneità e dinamicità. Il dinamismo e la turbolenza dei mercati rendono sempre più difficile l’attuazione del processo decisionale che tuttavia può essere agevolata dalla predisposizione di sistemi informativi più sofisticati, realizzati in  funzione della necessità di migliorare la produzione di informazioni sotto il profilo sia qualitativo che quantitativo. A fronte di tale turbolenza e di una conseguente  ambiguità si possono adottare soluzioni che facilitino il flusso delle informazioni. L’informazione è infatti definita come la capacità di ridurre l’incertezza dello stato dell’ambiente e il suo trasferimento da un emittente a un destinatario avviene attraverso sistemi  di  interazione, come nel caso dei sistemi informativi. In particolare, un sistema amministrativo automatizzato deve essere facilmente modificabile sotto due aspetti: la modifica del piano dei conti previsto dal sistema contabile e la variazione delle modalità con cui un’operazione contabile aggiorna il piano dei conti.
7. Controllo del continuo: la funzione amministrativa tradizionalmente è sempre stata svolta in tempi lunghi; i nuovi compiti richiesti dalle funzioni amministrative sono caratterizzati non soltanto dalla rilevazione delle  informazioni, ma dalla  gestione  e  dal controllo giornaliero di fatti amministrativi che vengono rilevati. Questo controllo prende il nome di “controllo del continuo” in quanto viene effettuato giorno per giorno nella routine aziendale al fluire delle informazioni amministrative. I sistemi amministrativi evoluti essendo in tempo reale elaborano le   informazioni nel momento  stesso in cui vengono inserite nel calcolatore in modo che i responsabili possano conoscere, controllare e gestire i fatti amministrativi a loro affidati.

L’evoluzione del sistema amministrativo è resa necessaria dai cambiamenti suddetti e lo strumento più efficace ed efficiente per renderla possibile è proprio la tecnologia informatica!.