Il ruolo del Project Manager Officer (PMO) in azienda

Il ruolo del Project Manager Officer (PMO) in azienda

Il primo step per la creazione di un PMO in azienda consiste nel comprendere la definizione formale della struttura organizzativa. L’impatto del PMO o il suo grado di accettazione è completamente diverso in funzione del tipo di struttura organizzativa esistente: da funzionale fino a matrice forte o a progetti.
E’ fondamentale dunque che chi ricopre la figura del PMO, Project Manager Officer, riporti al livello più alto dell’organizzazione ed in caso di sostituzioni al vertice la sua missione deve essere riconfermata dal nuovo sponsor. E’ facile da parte di un nuovo responsabile, vedere il PMO come un banale costo, se non comprende subito il suo valore.

Il disegno logico di un PMO deve coinvolgere quante più funzioni aziendali è possibile, semplicemente per creare anticipatamente il consenso alle modifiche organizzative, o semplicemente alla pioggia di richieste di dati, quando si va ad utilizzare effettivamente i nuovi processi.

Non esiste un modo convenzionale di preparare un PMO, perciò è essenziale:

  • definire i compiti del PMO attraverso i processi di definizione comuni agli altri progetti,
  • guadagnarsi la fiducia e l’accettazione da parte dello sponsor e degli stakeholder principali,
  • muoversi entro questi parametri, dando per primo, l’esempio di utilizzo corretto dei processi.

Il ruolo del Project Manager Officer (PMO) in azienda

Esistono diversi tipi di PMO, classificati per fasce di competenze con responsabilità crescenti. I quattro tipi fondamentali sono: Reporting, Infrastrutture, Coaching, Funzionale che agiscono come segue:

  1. Il PMO agisce da centro di raccolta delle informazioni sui progetti e sul loro stato. Si limita a produrre la sintesi dello stato dei progetti per l’Alta Direzione e non ha alcun potere o autorità sui responsabili dei progetti.
  2. Il PMO è maggiormente coinvolto perché è responsabile anche delle infrastrutture di project management, intese come linee guida, standard e template di project management. I project manager non devono reinventare la ruota. Essi possono (e devono) utilizzare i formati standard dei documenti proposti dal PMO attraverso un repository di esempi convalidati.
  3. Oltre ai contenuto del tipo precedente, il PMO è anche responsabile di fornire formazione e assistenza/coaching a tutti i project manager, affinché questi possano impiegare correttamente le tecniche ed i tool messi loro a disposizione. La filosofia è essere più di supporto e di effettivo aiuto a project manager e team di nuova costituzione. In caso di necessità il PMO affianca il project manager nella gestione delle criticità.
  4. A questo livello, il PMO si comporta come una unità funzionale. Tutti i project manager riportano funzionalmente al PMO ed hanno una linea tratteggiata con l’unità funzionale responsabile del progetto. I riporti possono essere anche invertiti, ma ciò che va evidenziato è che il PMO ha la massima autorità formale sui project manager. Quindi il PMO è responsabile anche dello staffing dei progetti e del reimpiego dei project manager a fine progetto. E’ inoltre responsabile della carriera dei project manager e della loro formazione.

Ovviamente oltre a questi tipi di PMO, possono esistere tante altre gradazioni di responsabilità o di mandati, sempre racchiusi tra l’applicazione minima della primo tipo e l’applicazione massima del quarto tipo.

I ruoli nel PMO (Project Manager Officer)

 

Per realizzare un PMO efficace occorrono diverse competenze da individuare nei vari ruoli. Non è escluso che poche persone, o soltanto una possa mettere in piedi un PMO valido, però bisogna avere chiara la distinzione delle responsabilità per ruolo, che devono essere formalizzate con un mandato dello sponsor.

I ruoli nel PMO (Project Manager Officer)

I principali ruoli di questa figura sono:

  • Manager del PMO, questa funzione inizialmente può essere assegnata anche ad un manager funzionale, come se si trattasse di un comune progetto. Il suo sviluppo infatti è un progetto.
  • Assistente (Coach), consiste nel ruolo di fornire assistenza ad hoc a singoli project manager o gruppi di progetto.
  • Distributori, sono le figure incaricate di avviare l’utilizzo di template e tool nelle varie unità
    coinvolte nel loro utilizzo futuro. Sono il vero raccordo con l’utente project manager o capo funzionale che sia.
  • Specialista di Quality Assurance, è la figura responsabile di coordinare le ispezioni o le revisioni finali di tutti i progetti o di un campione selezionato.
  • Specialista della comunicazione, è la figura responsabili del piano di comunicazione e della verifica che tutti gli stakeholder ricevano nei tempi giusti le comunicazioni riguardanti i propri progetti.
  • Librarian, è una figura che archivia e reperisce sistematicamente tutti i documenti ricevuti e spediti dal PMO, oltre ai modelli di best practice. Tale funzione può essere anche automatizzata per l’accesso diretto da parte degli utenti, ma la figura ne deve sempre mantenere il controllo in termini di integrità e riservatezza.
  • Metodologo, è la figura responsabile dei contenuti metodologici prescelti per i processi di project management. Gestisce l’evoluzione di template e best practice nonché delle istruzioni sul loro uso.
  • Responsabile di release, è la figura che cura i vari rilasci di tutti i componenti metodologici e strumentali. Collabora o sostituisce i Distributori in occasione di cambiamenti sostanziali al contenuto dei processi.
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