Impatti sulle funzioni aziendale determinati dall’evoluzione dei sistemi informativi

Oggigiorno è possibile affermare che l’utilizzo della tecnologia informatica in azienda ha prodotto cambiamenti nel modo di essere delle imprese. Vediamo, dunque, di capire meglio gli impatti sulle funzioni aziendale determinati dall’evoluzione dei sistemi informativi.

È possibile, riprendendo il pensiero di Marchi, individuare quattro livelli principali di automazione corrispondenti ad altrettanti stadi di sviluppo dei  sistemi informativi aziendali.

Primo stadio evolutivo

Il primo stadio evolutivo riferito al sistema informativo aziendale avviene circa negli anni ’60 e riguarda la possibilità di elaborazione automatica dei dati riferiti esclusivamente all’area amministrativo contabile con il conseguente passaggio da un sistema di rilevazioni di tipo manuale ad una gestione automatica di primo livello. In particolare, l’area amministrativo contabile, data la ripetitività delle sue operazioni e la notevole mole di dati da trattare, ha accolto per prima soluzioni atte ad automatizzare le procedure. Il vantaggio più evidente in questo ambito è sicuramente evidenziato dall’utilizzo di archivi comuni: si pensi che ad esempio, in sede di emissione di una fattura di vendita, attraverso il codice cliente è possibile reperire automaticamente dall’archivio clienti tutti i dati su quello specifico cliente e la stessa procedura può essere adottata per i prodotti. Si ottengono così documenti contabili in tempi sicuramente più brevi alleggerendo così il lavoro amministrativo. Ciò ha sicuramente comportato una generale riduzione dei costi ed un aumento dell’accuratezza con la quale i dati amministrativo-contabili possono essere resi disponibili in quanto  la realizzazione automatica dei collegamenti fra le varie procedure consente di evidenziare eventuali errori commessi in sede di immissione dei dati.

La logica di elaborazione di questa prima forma di automazione ricalca lo stesso lavoro eseguito manualmente senza aggiungere niente, in termini qualitativi, alla procedura. Inoltre l’automazione riguarda determinate aree come ad esempio la fatturazione, gli stipendi, ecc. ma ogni procedura è completamente indipendente in quanto viene studiata, realizzata e gestita indipendentemente dalle altre.  Questo è forse il principale svantaggio di questo utilizzo della tecnologia. Inoltre la modalità di elaborazione batch34 determina un aggiornamento degli archivi costantemente in ritardo rispetto al verificarsi degli eventi per cui è molto  difficile disporre di informazioni tempestive e aggiornate. Inoltre, come è già stato detto, i dati forniti sono diretti unicamente ad utenti operativi e non si hanno informazioni utili per il management né per la direzione.

Questo primo stadio dell’evoluzione delle tecnologie informatiche è identificabile con l’introduzione di sistemi EDP (Electronic Data Processing).

Infine, possibili problemi possono sorgere con la perdita dell’evidenza del dato contabile da parte dell’imprenditore e degli altri soggetti decisionali non abituati all’uso del computer.

Secondo stadio evolutivo

Il secondo stadio evolutivo, invece, coinvolge le procedure operative e decisionali. In particolare, l’elaborazione automatica dei dati influenza significativamente il soddisfacimento   delle finalità  di controllo operativo aziendale, in funzione della precisione e dell’immediatezza con cui possono essere rese disponibili le informazioni sui processi distributivi e produttivi. In tal caso le informazioni che si ottengono possono soddisfare le finalità di controllo operativo aziendale in relazione all’accuratezza e tempestività con cui  si hanno riferimenti ai processi produttivi e distributivi. Coesistono ancora procedure manuali e procedure automatizzate e ciò genera contrasti nella scelta delle procedure da automatizzare, tenuto conto che, il tempo di realizzazione è ancora lungo ed il personale tecnico insufficiente per cui l’automazione procede a rilento.

In questa fase, sono stati realizzati applicativi a supporto delle attività produttive, ma ancora in modo indipendente da tutte le altre funzioni aziendali, con lo scopo di semplificare lo svolgimento dei compiti nell’area “produzione”. Come è possibile  vedere  anche  della  figura  mostrata precedentemente nell’area genericamente denominata “produzione” sono comprese le funzioni di produzione in senso stretto, ma anche quelle di approvvigionamento, vendita e di logistica e magazzino.  In particolare, vengono sviluppati software per la pianificazione del fabbisogno dei materiali, delle lavorazioni e per il controllo delle giacenze. Questa tipologia di software è conosciuta come Material Requirement Planning (MRP).

Terzo stadio evolutivo

Il terzo livello di automazione si riferisce all’elaborazione automatica dei dati diffusa ed integrata nelle diverse aree di gestione corrente, anche ai fini di controllo direzionale. Si fa riferimento alla costruzione di sistemi concepiti per fare da supporto alle decisioni relative ad aspetti o problemi affatto o parzialmente strutturabili. In altre parole, una volta conseguiti risultati validi per le singole unità si provvede alla produzione di informazioni atte a supportare l’attività di pianificazione e controllo a livello direzionale e quindi generale. In tal caso l’integrazione è un presupposto fondamentale in quanto si ha la necessità di comparare informazioni di diverse aree funzionali, richiedendo omogeneità delle informazioni. Si arriva, in questa fase, ad integrare i dati ed i processi di un’azienda in un unico sistema.

Le innovazioni tecnologiche accompagnano l’evoluzione delle metodologie di realizzazione dei sistemi informativi: inizia la progettazione delle basi di dati quali strumenti di gestione di una certa mole di dati da parte di applicazioni software e si consolida l’elaborazione in linea.

Tali sistemi non dovrebbero esaurirsi nella scelta e predisposizione di informazioni utili a definire un problema oppure nella elaborazione di esse secondo tecniche e modelli proposti dalla ricerca operativa o dalla statistica,  bensì estendersi fino a favorire l’attività decisoria del soggetto. Questa consiste nell’identificare le leve da muovere per guidare la mobilità del sistema aziendale e, di conseguenza, definire i provvedimenti necessari. Ebbene, tale attività può essere favorita se il manager riesce a simulare lo svolgimento di situazioni reali, specie di quelle aventi un discreto grado di complessità. Si fa riferimento, in tal caso, a sistemi informativi integrati, i cosiddetti Enterprise Resource Planning (ERP).

Quarto stadio evolutivo

Il quarto stadio evolutivo infine, riguarda l’elaborazione dei dati sia interni che esterni a supporto di processi decisionali e strategici. Questa ulteriore evoluzione è stata resa possibile, in gran parte, dallo sviluppo dei mezzi tecnici che hanno permesso la condivisione e il trasferimento dell’informazione in tempo reale. Ciò ha eliminato, virtualmente, le distanze e le differenze fra le stesse funzioni di un’azienda ma anche fra aziende differenti.

A questo punto è possibile affermare che il sistema informativo, così concepito, esercita un forte influenza sulle strategie aziendali. Intendendo infatti con quest’ultimo termine l’insieme delle decisioni atte a consentire all’impresa di evolvere da un situazione data ad una diversa situazione di equilibrio rispetto all’ambiente futuro, appare evidente che tutto il processo che porta all’individuazione delle alternative possibili ed alla scelta di quella ritenuta migliore in prospettiva, così come il processo di attuazione della strategia, risulta notevolmente influenzato dalle capacità possedute dal sistema informativo di fornire utili ed adeguate informazioni su un’ampia tipologia di fenomeni sia interni che esterni all’impresa. Si fa quindi riferimento al concetto di impresa estesa intesa come azienda che si integra, attraverso i propri sistemi informativi, con sistemi a lei genericamente esterni (Integrazione dei sistemi informativi a livello d’impresa).

Concludendo…

In generale è possibile affermare che, seguendo l’evoluzione dei sistemi informativi, è possibile notare che ciò ha determinato un cambiamento delle condizioni di funzionamento interne all’azienda. Quest’ultima può conoscere il proprio andamento in modo completamente differente grazie alla possibilità ad esempio, di più articolati e complessi sistemi di programmazione  e controllo. Di conseguenza, è possibile affermare che, dove l’informatica è stata utilizzata efficacemente, anche i sistemi di controllo e soprattutto il processo decisionale sono sensibilmente migliorati. A livello organizzativo, sono state semplificate le unità preposte alla rilevazione dei dati ed alla produzione di informazioni liberando così energie e risorse che sono state assorbite per sviluppare unità di interpretazione dei dati.

L’evoluzione informatica ha prodotto impatti anche sull’ambiente economico in cui opera l’impresa cioè con l’insieme delle aziende con cui essa interagisce. Sono state superate barriere che hanno permesso il contatto con nuovi clienti e fornitori instaurando legami più stabili e duraturi.