Informazioni e sistemi informativi aziendali

Informazioni e sistemi informativi aziendali

Attualmente le imprese si trovano a dover competere in un ambiente ormai definito da molti “iperturbolento”, in cui la dispersione geografica si accompagna alla globalizzazione dei mercati, la crescente intensità di competenze è associata alla maggiore soddisfazione della clientela e all’enorme disponibilità di informazioni. Stiamo quindi vivendo un’epoca di cambiamenti e di trasformazioni eccezionali, indubbiamente superiori a quelli registrati in passato, in cui le imprese basano la loro affermazione e il loro successo sui beni immateriali.

Le informazioni, come qualunque altro bene intangibile, costituiscono una risorsa indispensabile per il funzionamento dell’impresa. Essa rappresenta non soltanto la materia prima necessaria per attivare i vari processi sviluppati nell’organismo imprenditoriale, bensì anche l’elemento unificatore del sistema, assolvendo all’esigenza di porre in contatto fra loro i diversi organi aziendali, di aggiornare le conoscenze da questi possedute sui fenomeni interni ed esterni al sistema d’impresa, di comunicare le direttive, i piani e le istruzioni derivanti dall’attività decisoria, consentendo il confronto dei risultati via via conseguiti con le previsioni effettuate per i vari tipi di azione posti in essere.

Poiché l’elemento informativo è presente in qualsiasi azione realizzata nell’ambito aziendale, in condizioni sempre d’importanza, se non addirittura di esclusività, rispetto alle altre risorse impiegate, appare quanto mai opportuno e spesso indispensabile, provvedere ad un suo razionale utilizzo, al fine di evitare diseconomie ed inefficienze nel suo materiale impiego.

Quest’ultima affermazione risulta ancora più evidente se si considera che la presenza di alcuni fenomeni, quali l’incremento realizzatosi nelle dimensioni medie aziendali, la caratterizzazione del sistema ambientale secondo condizioni di maggiore dinamicità, la concorrenzialità sempre più spinta esistente sia nell’ambito nazionale che internazionale, le difficoltà in cui si dibattono le economie di molti paesi industrializzati e non, rende più importante tutto l’insieme di attività che, all’interno dell’impresa, fanno riferimento alle operazioni di acquisizione, trattamento e comunicazione di dati e informazioni.

L’economia aziendale da sempre ha posto in luce i risultati ottenuti attraverso  il processo di rilevazione quale fonte informativa atta al supporto del processo decisionale interno ed esterno all’impresa. Da questa frase è possibile dedurre  che la rilevazione è il punto di partenza per la produzione di informazioni.

Con ciò si fa riferimento al fatto che la situazione di una impresa, così come risulta dal sistema delle informazioni che la rappresenta, dipende dai valori che assumono le variabili che descrivono le attività aziendali nella situazione in cui l’azienda si trova, ma dipende anche dalle logiche di rappresentazione adottate, cioè dai metodi di rilevazione e di rappresentazione dei fenomeni (Masini, 1978). Tra le varie possibilità disponibili per la rappresentazione dei fenomeni, l’azienda sceglie abitualmente il metodo che essa ritiene:

  • il più adeguato, con riferimento alle finalità conoscitive della realtà in questione;
  • il più fedele nel rappresentare i fenomeni stessi.

Se, ad esempio, si desidera conoscere la situazione economica dell’impresa in termini generali, e in particolare la situazione degli scambi monetari tra l’impresa e i terzi, si fa ricorso alle logiche di rilevazione della contabilità generale. Se invece interessa una conoscenza più precisa e puntuale dei fenomeni interni dell’impresa si ricorre alle logiche e ai metodi della contabilità analitica.

In ciascuno dei due casi si deve successivamente precisare quale specifico metodo di rilevazione si debba seguire. Ad esempio, nel caso della contabilità generale essa deve essere ordinata secondo il sistema del reddito, o secondo quello del patrimonio? E nel caso della contabilità analitica secondo quale configurazione di costo deve essere impostata: a costi diretti (direct costing) o a costi pieni (full costing)? È quindi evidente che la rappresentazione del risultato economico di un’azienda dipende dai valori assunti dalle variabili caratterizzanti  i fenomeni, che determinano tale risultato, ma anche dai metodi adottati per la rilevazione e valutazione di tali variabili. Le logiche prescelte per la rappresentazione dei fenomeni non fanno parte in senso stretto del sistema delle informazioni, ma condizionano e determinano le informazioni medesime. I metodi di rilevazione e misurazione dei fenomeni non sono parte integrante neppure del sistema che produce le informazioni, ma ne sono un presupposto fondamentale; essi hanno un impatto rilevante sul sistema che produce le informazioni in quanto determinano le modalità di rappresentazione dei fenomeni Le informazioni derivano da un’elaborazione di dati grezzi rilevati  che rappresentano  la dinamica dei fenomeni aziendali. La rilevazione rappresenta quindi la prima fase del processo informativo durante la quale vengono scelti i fenomeni da osservare e raccolti i relativi dati.

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