Le organizzazioni, le risorse e i processi aziendali

Le organizzazioni, le risorse e i processi aziendali

Ogni impresa o istituzione, pubblica o privata, si struttura e si organizza secondo la propria missione e per perseguire gli obiettivi identificati. La natura degli obiettivi varia  a seconda della tipologia di azienda: ad esempio, per un’azienda industriale, l’obiettivo principale è quello di ottenere degli utili, attraverso la progettazione,  produzione  e vendita di beni; per un’azienda di servizi, l’obiettivo è quello di fornire alle migliori condizioni possibili di qualità e di costo un insieme di servizi (di trasporto, di comunicazione, etc.). Oltre agli obiettivi che caratterizzano un’organizzazione nel corso della sua intera esistenza, possono poi essere definiti obiettivi più specifici e limitati nel tempo: ad esempio, un’azienda può, in una certa fase, perseguire l’aumento del proprio fatturato per raggiungere dimensioni che la rendano competitiva ed economica, oppure può tendere all’incremento dei margini operativi, a parità di fatturato. Gli obiettivi generali, di lungo periodo, e gli obiettivi più specifici, di breve o medio respiro, influiscono notevolmente su come l’organizzazione si struttura.

Oltre alle nozioni tradizionali di struttura di una azienda, ovvero di suddivisione dell’organizzazione in differenti unità organizzative alle quali sono attribuiti compiti ed obiettivi specifici e che cooperano attraverso legami di tipo gerarchico e funzionale, due concetti sono utili nel descrivere un’organizzazione: le risorse e i processi.

Una risorsa è tutto ciò con cui la azienda opera, sia materiale che immateriale, per perseguire i suoi obiettivi. Sono risorse i prodotti o i servizi offerti da un’azienda, i materiali utilizzati, gli immobili,  ma sono  ris orse anche il denaro e le persone utilizzate per produrre. Oltre alle risorse citate, che sono esempi delle cosiddette risorse interne, ovvero risorse sulle quali l’organizzazione agisce direttamente, si devono anche considerare le risorse esterne, sulle quali l’azienda opera soltanto in maniera indiretta: ad esempio, l’ambiente sociale e gli altri operatori economici.

Un processo è l’insieme delle attività (sequenze di decisioni e azioni) che l’organizzazione nel suo complesso svolge per gestire il ciclo di vita di una risorsa o di un gruppo omogeneo di risorse.

Infatti, in generale, una risorsa viene pianificata, acquisita e gestita. Per esempio, per la risorsa personale, si possono definire come processi:

  • per la pianificazione: pianificazione dell’organico, pianificazione dell’assegnazione di persone ad attività, pianificazione della formazione e dell’addestramento;
  • per l’acquisizione: selezione, assunzione, formazione iniziale;
  • per la gestione: assegnazione alle attività, valutazione, avanzamenti e rotazioni, adeguamento dei salari, aggiornamento

I processi e le strutture organizzative

Alla definizione di processo più generale e tradizionale sopra riportata, se ne è aggiunta più di recente un’altra che meglio rappresenta il funzionamento interno di una azienda.

Per processo si intende un insieme di attività tra loro interrelate, finalizzate alla realizzazione di un risultato definito e misurabile (il prodotto/servizio interno o esterno) che contribuisce al raggiungimento della missione dell’organizzazione e che trasferisce valore al fruitore del servizio (il cliente, anche in questo caso, interno o esterno).

In questa nuova e più specifica accezione, un processo è pertanto caratterizzato principalmente:

  • da un prodotto (il risultato definito e misurabile che, trasferendo valore al cliente, rappresenta il vero obiettivo dell’organizzazione);
  • da un insieme di attività interrelate (il flusso operativo del processo, con le sue attività e le loro relazioni);

Per la produzione dei prodotti/servizi (e quindi nello svolgimento delle attività interrelate) sono in genere coinvolte una o più unità organizzative (secondo la suddivisione tipica delle strutture organizzative), attraverso una distribuzione di compiti e responsabilità, spesso codificata in norme o procedure che regolano il processo.

E’ proprio il coinvolgimento di più strutture organizzative l’elemento di grande importanza di questa definizione dei processi, in quanto se le singole strutture organizzative operano con le proprie risorse umane, caratterizzate da quantità, distribuzione e caratteristiche professionali, e utilizzano per le proprie attività  altre risorse (finanziarie, logistiche, materiali e strumentali, tecnologiche), tutte queste dovranno essere integrate e finalizzate al raggiungimento dell’obiettivo del processo. Il processo in questa accezione è quindi elemento di omogeneizzazione dell’organizzazione.

Nel caso delle aziende industriali, il ciclo dell’ordine abbraccia funzioni aziendali ovviamente diverse, come le vendite, la produzione, la logistica, i sistemi informativi aziendali. Può collegare anche organizzazioni diverse, per es. subfornitori e “casa madre”, oppure l’azienda fornitrice e le aziende clienti. Nella pubblica amministrazione, la procedura per il rilascio delle competenze agli invalidi civili interessa amministrazioni centrali, come i ministeri del tesoro e degli interni, amministrazioni periferiche dello stato, come le prefetture, enti locali come i comuni e anche le aziende sanitarie, oppure che collegano unità periferiche con gli enti centrali della stessa amministrazione.

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