Le tipologie di dati aziendali

L’evoluzione dei sistemi informatici aziendali assegna un ruolo sempre più rilevante ai dati, come fattore di integrazione fra le varie procedure aziendali. I dati sono  un  elemento  di stabilità rispetto alle procedure aziendali che possono variare assai rapidamente. E’ perciò interessante giungere ad una classificazione delle diverse tipologie di dati che intervengono in un sistema informatico, anche in relazione al loro utilizzo da parte delle diverse categorie di processi.

Dati settoriali e dati aziendali

Un’azienda è suddivisa in diversi settori; in ciascuno di essi viene generato un insieme di informazioni specifiche del settore e vengono utilizzate, oltre alle precedenti, altre informazioni generate da altri settori. I dati settoriali sono i dati che vengono generati ed utilizzati unicamente all’interno di un settore, i dati aziendali quelli condivisi da più settori.

Dati personali e dati condivisi

Nelle applicazioni informatiche tradizionali, i dati sono generalmente condivisi da più utenti. Gli utenti fanno capo allo stesso settore nel caso di dati settoriali,  a  settori differenti nel caso di dati aziendali. L’introduzione dell’informatica individuale  ha diffuso il concetto di dati personali. in contrapposizione ai dati condivisi. Un dato è personale se la sua definizione nasce da un utente che ne cura per intero tutte le fasi di vita (immissione, modifica, cancellazione, salvataggio) e ne è l’unico responsabile. I dati personali possono essere ottenuti in vario modo: possono essere copie dei dati condivisi, possono essere introdotti direttamente dall’utente, possono provenire da fonti esterne.

Dati di analisi e dati di sintesi

Un dato è derivato o di sintesi, se esiste un procedimento di calcolo che permette di ottenere il suo valore a partire da altri dati, altrimenti è un dato elementare o di analisi. Il concetto di dato di analisi e di sintesi è relativo al sistema informativo cui si riferisce, ma non al sistema informatico: è possibile infatti che nel sistema automatizzato siano stati immessi i dati di sintesi e non i relativi dati più elementari.

Dati interni e dati esterni

I dati sono spesso considerati come la rappresentazione di fenomeni interni  ad un’azienda e strettamente correlati alla sua attività; ma le risorse cui deve far riferimento un’azienda sono anche risorse esterne, per cui è significativo includere, fra i dati di un sistema informativo aziendale, i dati esterni. Un dato può essere classificato come dato interno se la sua esistenza dipende dall’azienda e cessa quindi di esistere con essa; un dato è esterno se, anche se l’azienda può influire sul suo valore, esiste indipendentemente da essa.

I livelli dei processi e le tipologie di dati

Le diverse tipologie di dati sono presenti in modo differente a seconda del livello (operativo, gestionale e direzionale) dei processi informativi:

• i processi gestionali e direzionali utilizzano sia dati interni che dati  esterni, mentre quelli operativi hanno raramente bisogno di accedere a fonti esterne all’azienda;
• i processi gestionali e direzionali utilizzano molti dati di sintesi e pochi dati analitici, mentre la situazione opposta si verifica per quelli operativi;
• gli utenti dei processi gestionali e direzionali utilizzano frequentemente dati personali, mentre in genere l’utente di quelli operativi non ne ha bisogno;
• i processi gestionali e direzionali, infine, utilizzano molti dati aziendali, mentre i dati intersettoriali sono meno utilizzati dai processi operativi.