Obiettivi e vantaggi di utilizzo dei portali aziendali (Enterprice Portals)

Obiettivi e vantaggi di utilizzo dei portali aziendali (Enterprice Portals)

I portali aziendali sono un’applicazione dell’information technology (IT), con obiettivi particolari. Infatti una definzione rigorosa dell’enterprice portals è sicuramente quella data del DiamondCluster International:

“A portal is an application of information technology that facilitates complex business interactions by presenting them in an easy-to-use Web based interface. An enterprise portal further narrows a portal’s focus by addressing corporate interactions among employees and other stakeholder.”

Detto ciò, il valore aggiunto di un portale è quindi creare un ambiante efficiente che permetta agli utenti di collaborare, portare a termine dei compiti ed ottenere informazioni da una singola sorgente personalizzabile che abbia le seguenti caratteristiche:

  • Single Sign-On: Necessità di autenticarsi al sistema una sola volta per accedere ad applicazioni, documenti e funzionalità diverse.
  • Integrazione: Connessione a funzionalità e dati residenti su sistemi diversi in nuovi componenti come portlets e webparts.
  • Federazione: Integrazione di contenuti generati da altri portali.
  • Customizzazione: L’utente può personalizzare l’aspetto dell’ambiente, scegliere di quali specifici contenuti e servizi usufruire, creare una priorità nella visualizzazione dei contenuti basata sui metadati ad essi assegnati.
  • Personalizzazione: Tutto quello che permette di far combaciare l’utente con i contenuti appropriati ma che l’utente stesso non può controllare, perché spesso determinato dal suo profilo e ruolo aziendale.
  • Controllo d’Accesso: L’abilità del portale di limitare l’accesso di specifici contenuti o servizi agli utenti.
  • Enterprise Search: Possibilità di ricercare contenuti all’interno del portale.

Obiettivi e vantaggi di utilizzo dei portali aziendali (enterprice portals)

Vantaggi derivanti dall’utilizzo di un portale

L’adozione di uno o più portali aziendali può apportare diversi benefici all’organizzazione tra cui:

  1. Semplificazione dei processi: i portali possono essere usati come strumento di collaborazione per migliorare comunicazione e processi.
  2. Migliori decisioni: un portale può essere usato per fornire informazioni “just-in-time”.
  3. Creazione di capitale intellettuale: un portale può essere utilizzato per meglio gestire conoscenze critiche di tipo tecnico o sul mercato. Gli utenti possono maneggiare quindi queste informazioni attraverso un’interfaccia centralizzata e sicura.
  4. Employee retention: i portali permettono di lavorare più efficientemente rendendo disponibili le informazioni di cui si ha bisogno quando e dove se ne ha necessità. Sono strumento di diffusione di procedure e protocolli e favoriscono la creazione di “corporate community” aumentando le relazioni fisiche e virtuali tra dipendenti dell’organizzazione.

Problematica del portale aziendale

L’introduzione di una risorsa come un portale aziendale significa comunque dover provvedere al suo mantenimento. Perché apporti i benefici elencati e continui ad essere un valore aggiunto per le attività dell’azienda è necessario provvedere alla necessaria manutenzione ordinaria e straordinaria.
Possiamo riassumere le principali problematiche legate al mantenimento del portale in:

  1. Aggiornamento: i contenuti presenti sul portale devono essere sempre aggiornati se devono costituire il riferimento a livello aziendale, la presenza di molti contenuti che necessitano un aggiornamento manuale da parte di un operatore potrebbe necessitare l’impiego di consistente di risorse.
  2. Obsolescenza: i contenuti e i servizi resi disponibili possono essere superati nel tempo da soluzioni migliori, più efficienti o adeguate. Mantenere il portale al passo con le “best practises” è un altro punto critico che richiede quindi attenzione costante.
  3. Necessità degli utenti: Non è necessario aspettare che sorga una best practise migliore perché ci sia un motivo per cambiare il portale in uno o più aspetti. Anche le tendenze di utilizzo imposte dai normali utenti costituiscono una criticità. Stimolare l’utilizzo e mantenerlo, passa anche dal saper rispondere all’insorgere di nuove necessità interne.
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