Cos’è e come funziona l’analisi dei dati aziendali

Nel ciclo di vita di un sistema informativo, la fase di analisi ha lo scopo di descrivere in maniera formale ed esente da ambiguità (per quanto possibile) le specifiche del sistema, intendendo per specifiche del sistema l’insieme dei servizi che gli utenti del sistema informativo richiedono ad esso.

Esempio 1

Gli utenti di un sistema informativo che fornisca servizi di posta elettronica richiedono   di poter spedire messaggi a qualunque destinazione, specificando l’indirizzo finale in modo semplice e simbolico, avendo la possibilità di allegare file con diverso formato, potendo ottenere una ricevuta di ritorno, avendo la sicurezza che il messaggio non è letto se non dal ricevente, ecc.

Esempio 2

Gli utenti di un sistema di prenotazione analisi cliniche hanno l’esigenza di disporre di una prenotazione nel più breve tempo possibile, eventualmente con servizio presso l’abitazione, su un insieme di analisi che può richiedere diverse tipologie di prelievi, con diverse modalità di tariffazione a seconda del tipo di assistenza di cui dispongono, ecc.

L’analisi coinvolge usualmente tre diverse caratteristiche del sistema informativo, riguardanti rispettivamente i dati oggetto del sistema, le funzioni che devono esse svolte dal sistema, usualmente mediante elaborazioni di varia natura, le risorse tecnologiche utilizzate per realizzare tali funzioni.

Più precisamente:

• i dati riguardano tutte le tipologie di informazioni codificate e strutturate utilizzate dalle funzioni di elaborazione e memorizzate temporaneamente o permanentemente nel sistema informativo. Nel sistema di posta elettronica di cui all’esempio 1 tipologie significative di dati riguardano gli indirizzi degli utenti, i siti ove sono allocate le caselle degli utenti, diverse caratteristiche degli utenti, quali l’istituzione cui appartengono, il client associato all’utente, il profilo, le modalità di accounting,
• le funzioni riguardano tutte le tipologie di elaborazioni, interrogazioni, acquisizioni, stampe o archiviazioni, trasferimenti di informazioni disponibili nel sistema per gli utenti. Nel sistema di posta elettronica le tipologie di funzioni riguardano la composizione, l’invio, la lettura e la stampa di un messaggio, la selezione, l’inserimento, l’apertura e il salvataggio di un allegato, la consultazione e  la gestione di una rubrica di indirizzi di posta, e così via;
• le risorse tecnologiche sono i sistemi di elaborazione, memo rizzazione, trasmissione, di ingresso uscita, che devono essere acquisiti installati e gestiti per rendere il sistema funzionante. Nel sistema di posta elettronica. Le risorse sono i client associati agli utenti, i server (es. il domain name server, le reti locali, i collegamenti con reti geografiche, ecc.

In genere, la fase di analisi viene associata alle prime due tipologie di risorse (analisi dei dati e delle funzioni), ma abbiamo citato anche le risorse tecnologiche per completezza, essendo un qualunque sistema informativo associabile alle tre risorse costituite dai dati, dalle funzioni, e dalle tecnologie informatiche.

Dati, funzioni e modelli

Dati e funzioni devono essere specificati in questa fase del ciclo di vita, perché senza una qualche forma di specifica non è possibile procedere alle fasi successive. Possiamo dire che l’oggetto fondamentale della attività di analisi è proprio quello di fornire una specifica dei dati e delle funzioni, a partire da una descrizione usualmente informale delle esigenze degli utenti, descrizione che chiameremo requisiti degli utenti. I requisiti degli utenti sono usualmente espressi come esito di interviste, e sono quasi sempre espressi in linguaggio naturale orale o scritto. Anche la specifica dati funzioni può  essere fornita in linguaggio naturale scritto, ovvero a voce, ovvero può semplicemente, per piccoli sistemi, essere definita “nella testa” del singolo analista. Questi modi di descrivere la specifica sono da evitare perché non sarà più possibile (o sarà molto complicato e fonte di contenziosi) successivamente verificare in fase di test o collaudo in che misura il sistema operante rispetta le specifiche iniziali.

Specificare in modo non ambiguo dati e funzioni costituenti un sistema informativo può farsi:

• con un prototipo, cioè con un sistema funzionante, realizzato con ridotto numero di risorse ed in tempi brevi, che in genere non rispetta i livelli di qualità legati alla efficienza e alla robustezza, e che invece “in piccolo” realizza tutte le funzionalità del sistema, su tutte le tipologie dei
• con un modello formale di specifica, cioè mediante la loro descrizione in termini di un insieme di strutture di rappresentazione dei dati e delle funzioni, strutture di rappresentazione usualmente descritte in un linguaggio dotato di una sintassi e semantica formale, che nel loro insieme sono chiamate modello. Le descrizioni formali dei dati e delle funzioni nel modello scelto sono chiamate schema dei dati e schema delle funzioni. Uno schema dei e uno schema delle funzioni sono perciò una descrizione formale dei dati e delle funzioni di interesse in un  particolare sistema informativo, definite a partire dai requisiti degli

Quando le specifiche sono descritte per mezzo di un modello formale, la scelta del modello è importante anche per scegliere le modalità o fasi con cui condurre la analisi.

In particolare, è possibile scegliere un unico modello per descrivere dati e funzioni, cioè un modello che abbia al suo interno strutture di rappresentazione che permettano di descrivere sia le proprietà statiche (ciò che abbiamo chiamato i dati) delle risorse informative gestite dal sistema informativo, sia le loro proprietà dinamiche o comportamentali (le funzioni), ovvero due modelli distinti, uno per i dati e uno per le funzioni. A seconda della scelta, sarà diverso il percorso o metodo con cui condurre la analisi, e il suo prodotto finale.

Per quanto riguarda il prodotto finale della analisi, nel caso di due modelli diversi per i dati e per le funzioni, si arriverà a produrre due schemi distinti, quelli che abbiamo appunto chiamato schema dei dati e schema delle funzioni. Nel caso di un  unico modello, si produrrà evidentemente uno schema complessivo.

Per quanto riguarda il metodo, in entrambi i casi sarà necessario che le specifiche dei dati e delle funzioni rispettino una imp ortante proprietà chiamata completezza delle specifiche. Le specifiche sono dette complete quando ogni requisito sui dati descritto nelle specifiche dati ha corrispondentemente rappresentati nelle specifiche funzioni tutti i requisiti funzionali ad esso logicamente correlati, e viceversa. In altre parole, non può accadere che vi sia una funzione per la quale non sono rappresentati i dati da essa utilizzati, e viceversa. Per arrivare a produrre specifiche dati e funzioni complete sarà necessario seguire opportune strategie, nei due contesti che abbiamo delineato. Ad esempio nel caso si utilizzino due modelli si potrà seguire la strategia evidenziata nella figura seguente.