Processo informativo di un sistema informativo aziendale

I dati costituiscono la materia prima del processo informativo e possono essere definiti come elementari quando rappresentano oggettivamente i fenomeni aziendali mentre sono sintetici nel caso in cui derivano da un’aggregazione o sintesi dei dati elementari. Come afferma Rugiadini, considerando anche la comunicazione come forma di elaborazione, i dati devono comunque essere elaborati per diventare informazioni per un sistema informativo aziendale.

1. I dati grezzi considerati come input del sistema informativo, vengono immessi in un processo che è composto da varie fasi così brevemente descritte:
2. Scelta dei fenomeni e degli aspetti da osservare: indagine svolta sui dati grezzi derivanti dalle operazioni aziendali e dall’ambiente economico cercando di rilevare solo fenomeni ed aspetti rilevanti ai fini delle  esigenze informative da soddisfare tenendo conto di limiti temporali, organizzativi e di risorse umane e tecniche.
3. Raccolta dei dati: partendo dai dati grezzi interni ed esterni raccolti si determinano le modalità qualitative dei fenomeni aziendali ed ambientali e si definiscono i dati quantitativi dei fenomeni stessi attraverso la misurazione in numeri, in quantità fisiche o in termini monetari.
4. Selezione dei dati: scelta e controllo dei dati in relazione al loro contenuto informativo.
5. Classificazione dei dati: i dati vengono inseriti in classi ciascuna formata da elementi omogenei almeno sotto un aspetto
6. Elaborazione dei dati: collegamento e trasformazione dei dati per ottenere informazioni utili per analizzare e conoscere i fenomeni della passata gestione e individuare possibili tendenze in atto per alimentare processi decisionali
7. Comunicazione delle informazioni: queste ultime vengono predisposte su supporti di diversa natura (cartacei, elettronici) alimentano processi di comunicazione fra persone e macchine
8. Interpretazione delle informazioni: lettura in chiave prospettica e gestionale delle informazioni prodotte dal sistema rispetto agli andamenti ma anche verifica a ritroso del processo informativo.

L’informazione infatti, può essere definita come un insieme di dati elaborati in modo da aumentare la razionalità di una decisione o di un processo di decisioni attraverso il maggior grado di conoscenza del soggetto a cui è destinata; il fine principale delle informazioni riguarda dunque il supporto al processo decisionale dell’impresa.

Da ciò si evince che la qualità delle informazioni è intesa come grado di  attinenza alle esigenze del processo decisionale, o meglio, al valore dell’informazione come incremento della razionalità a supporto del sistema decisionale.

La decisione o la scelta, definita come il momento conclusivo di un processo assai elaborato e noto come formulazione del giudizio di convenienza, rappresenta un tema d’indagine a cui gli studiosi di economia aziendale avevano da tempo rivolto le loro energie investigatrici (Giannessi, 1960).

A partire dagli anni ’60 si è assistiti ad un fervore di indagini centrate sul soggetto decisorio individuale, sui comportamenti di esso, sull’organizzazione aziendale, le quali forniscono un quadro teorico di riferimento determinante per  la comprensione del ruolo spettante all’informazione all’interno del processo decisionale.

L’importanza dell’informazione nella attuale realtà economica e competitiva risulta evidente nel momento in cui si considera una decisione come scaturita da un  processo  di  analisi  ed  interpretazione delle informazioni che si  hanno a disposizione. La scelta delle informazioni prodotte diventa quindi un aspetto cruciale e molto difficoltoso per l’impresa in quanto è indubbio che non è possibile stabilire a priori quali saranno le future decisioni da prendere e, le informazioni necessarie. Di conseguenza, una delle caratteristiche fondamentali  di un sistema informativo risiede nella capacità non solo, di fare simulazioni sull’andamento futuro dell’azienda in modo da determinare a priori la tiplogia di informazioni necessarie, ma soprattutto nella flessibilità di poter produrre diverse tipolgie di informazioni a seconda delle esigenze.

Simultaneamente a quanto accade per le altre aree gestionali (produzione, marketing, finanza, personale, ecc.) per le quali si è ormai da tempo ravvisata la necessità di organizzare le procedure, i mezzi e le risorse relative in sistemi  capaci di regolare, in condizioni di equilibrio, l’insieme delle operazioni di programmazione, esecuzione e controllo facenti capo a ciascuna di esse, così anche per le attività informative occorre predisporre un sistema che sia in grado  di gestire organicamente le suddette operazioni. Un sistema di tal genere deve occuparsi della “manipolazione” della crescente massa di dati che si rende disponibile nell’ambito dell’azienda in tempi, forme e modalità differenti, apportando un contributo positivo in termini di efficienza al sistema organizzativo nel suo  complesso. Da ciò si evince che le informazioni rappresentano un elemento fondamentale a supporto della gestione aziendale.