Project Management: I vincoli di progetto (tempo, costi e scopo)

Differenza tra Project Management e Progetto

Prima di parlare di Project Management diamo qualche definizione utile per apprendere i concetti successivi e dei prossimi articoli.

Project Management:

“Il Project Management è l’applicazione di conoscenze, attitudini, tecniche e strumenti alle attività di un progetto al fine di conseguirne gli obbiettivi.” (Project Management Institute, Guida Al Project Management Body of Knowledge)

Progetto:

“A project is a sequence of unique, complex, and connected activities that have one goal or purpose and that must be completed by a specific time, within
budget, and according to specification.” (Robert K. Wysocki, Effective Project Management: Traditional, Agile, Extreme)

Quindi un progetto può essere definito anche così:

“Un progetto è uno sforzo temporaneo sostenuto per creare un prodotto o un servizio unico.” (PMI®, Project Management Institute)

Bisogna notare che temporaneo significa che, a differenza delle attività in genere che non hanno termine, nel progetto esiste uno specifico inizio e una fine. Unicità perché, anche se strutturalmente possono essere simili ad altri, ogni progetto è unico nei suoi elementi.

Esempi di progetto possono essere: lo sviluppo di un software o di un’app, la costruzione di una ponte, l’assemblaggio di una macchina, ecc.

I 3 vincoli di progetto: tempo, costi e scopo

In ogni progetto bisogna verificare i tre elementi fondamentali quali:

1. Scopo, che consiste nel delineare cosa deve essere fatto e come;
2. Tempo, individuando il “timing” di realizzazione;
3. Costo, inteso come l’insieme delle risorse necessarie.

Queste tre variabili interdipendenti definiscono i limiti entro i quali è possibile muoversi nel corso di un progetto. Una loro rappresentazione può essere data dal cosiddetto triangolo del Project management, in cui ogni lato rappresenta un vincolo.

Per lo scopo, il limite è dato dalle azioni da svolgere, ovvero tutte quelle attività necessarie per arrivare a un obiettivo ben preciso; per il costo, il limite è costituito dalla spesa massima da sostenere e per il tempo, il limite è dato dalla stima del periodo occorrente per la realizzazione del progetto. Questo approccio è comune a tutti i progetti e l’identificazione di questi vincoli costituiscono l’esercizio più efficace per strutturare il lavoro ed avere un inizio favorevole.
Le limitazioni e le costrizioni che vengono assegnate ai tre elementi possono essere create secondo criteri di efficienza ed efficacia o possono essere imposte da fattori circostanti e naturali e costituiscono i limiti e i confini all’interno dei quali il team dovrà pianificare il progetto.

Restrizioni relative al tempo

La limitazione relativa al tempo può presentarsi come una vera data di scadenza che mette in evidenza l’urgenza ed una eventuale “data mancata” è spesso un fattore critico che può causare gravi conseguenze. Ad esempio, la restrizione del tempo relativa ai giochi olimpici è il giorno dell’apertura dei giochi, che ne definisce la scadenza dei lavori di preparazione, e il cui l’elemento principale è il tempo. La “data mancata” costituirebbe un fallimento a livello mondiale, il costo, in questo caso, diventa un fattore secondario anche se, come spesso accade, cresce in maniera esponenziale. Oltre all’urgenza, il vincolo tempo risulta comunque un elemento fondamentale per il successo del progetto e va quindi sempre delineato nei suoi aspetti generali.

Restrizioni relative al costo

Le restrizioni relative al costo sono determinate dal budget stanziato per realizzare lo scopo del progetto, inteso come ammontare di soldi, risorse umane, materiali, strumenti, ecc., che si possono impiegare per il progetto.
Il costo tipicamente ha un ruolo primario ed è ampia la casistica di progetti che non vengono messi in opera nelle fasi iniziali per la mancata di reperibilità delle risorse adeguate.

Restrizioni relative allo scopo

Lo scopo è la terza colonna della struttura e consiste in ciò che deve essere fatto in termini di funzionalità e performance (prestazione) affinché il progetto abbia successo; in ingegneria viene comunemente inteso come lo stato del lavoro, lo status quo. Generalmente nelle fasi iniziale del progetto si ha una visione molto vaga e nebulosa delle attività che bisognerà svolgere; la creazione delle restrizioni relative allo scopo definiscono in modo chiaro, accurato, lineare e preciso ciò che si deve fare e ciò che non bisogna fare, aiutando chi lancia il progetto e chi deve eseguirlo.
Iniziare con il piede giusto un progetto è importante quanto riuscire a portarlo avanti in modo corretto; non è infatti un segreto che gli scopi del progetto possano cambiare. L’individuazione dei cambiamenti e la decisione su come affrontarli sono infatti uno dei principali compiti di un Project manager.

Oltre ai tre elementi comuni a tutti i progetti (tempo, costo e scopo), si possono presentare altre limitazioni in un progetto come: limitazioni dettate da leggi locali o nazionali, restrizione nell’uso di sostanze specifiche nei prodotti, standard internazionali, standard di settore, andamenti macroeconomici, domanda e offerta di mercato su risorse occorrenti, politiche di governo, limitazioni culturali, ecc. Per riuscire a sviluppare in modo preciso il progetto è basilare riuscire ad elencare queste restrizioni e verificarne l’esistenza o meno.

In base alla natura del progetto e alla necessità dell’organizzazione, risulta importante stabilire un ordine prioritario tra i vincoli, tenendo sempre presente che le tre variabili sono interdipendenti tra loro. Le restrizioni hanno la funzione di guida per il Project manager ed il suo team durante la pianificazione e l’esecuzione, momenti in cui le decisioni relative al cambio di uno degli elementi può intaccare lo status degli altri due e viceversa.

Infine, la figura seguente mostra come il cambio dello scopo si riflette su costi e tempi, la prima figura mette in evidenza il cambio dello scopo e il conseguente aumento del tempo, la seconda come aumenta il costo in funzione del cambio dello scopo e la terza sottolinea un aumento proporzionale del costo e del tempo.

Da tutto ciò si deduce che l’obiettivo del Project manager e del suo team è quello di prevenire lo sbilanciamento dello scopo (scope creep), che nella fase della pianificazione e, in particolare, in quella esecutiva comporta delle complicazioni con nuove verifiche della fattibilità, nuovi rischi, ecc., tutti fattori che vanno a influire sui tre vincoli e sulla produttività del progetto.