Project Management: Le fasi di un progetto software

In accordo con il l’ente PMI (Project Management Institute) vengono definite cinque aree di processo che determinano il flusso dell’intera gestione del processo con un inizio e una fine. Il ciclo inizia con la definizione del progetto, si estende con un dettagliato livello di pianificazione, continua entrando nel merito dell’esecuzione delle attività, controllando gli scostamenti, fino a consegnare l’output finale al cliente. Per concludere il ciclo il progetto viene valutato nel suo insieme e vengono segnate eventuali raccomandazioni da applicare in progetti futuri.
Sulla base di questo processo semplice e lineare, vengono identificate le cinque aree come segue:

1. Scoping
2. Planning
3. Executing
4. Controlling
5. Closing

Le cui interazioni possono essere viste nella figura seguente.

Il ciclo di vita del progetto è formato dalle varie fasi messe insieme e, in base al livello di intensità delle attività e al tempo, possono avere un andamento simile a quello illustrato nella figura seguente.

Scoping

Questa prima fase pone le fondamenta del progetto ed include tutte quelle attività che rispondono alla domanda “Cosa deve essere fatto?”, in cui si passa dall’idea alla strutturazione di come realizzarla e a fare un esame iniziale dei limiti in termini di risorse e tempo. Bisogna infatti verificare che siano presenti le principali condizioni necessarie per l’avvio del progetto, quali:
1. Il consenso da parte degli stakeholder 1sugli obiettivi da perseguire;
2. Il pieno supporto del management o sponsor2, sia esso top management di un’azienda, sindaco di un comune, cliente per una commessa o ente governativo per la costruzione di un ponte;
3. Il controllo sullo scopo ossia su cosa esattamente il progetto intende perseguire.

Intorno a questi tre fattori viene costruito un framework inteso come la cornice di tutte le attività del Project management, sistema di regole e ruoli che deve essere condiviso e accettato prima della partenza del progetto.

In questo senso le attività tipiche dello scoping includono:

• Reclutamento del Project manager;
• Comprensione delle vere necessità del cliente;
• Documentare le necessità del cliente;
• Negoziazione con il cliente per capire come incontrare le sue necessità;
• Scrittura di una pagina con la descrizione del progetto;
• Avere l’approvazione del progetto da parte del senior management.

Con la definizione di questi tre fattori e il coinvolgimento del leader si possono facilmente delineare i limiti entro i quali deve essere costruito l’equilibrio tra costo, tempi e scopo, e dare avvio al primo documento, il charter, che racchiude l’intera fase di definizione e getta le fondamenta per una linea chiara e comune, da sviluppare attraverso le successive quattro fasi del progetto.
Il charter è un documento di grande effetto che mette in evidenza scopo, obiettivi, servizi, risorse occorrenti e tempi di durata. È un documento che raggiunge un numero ampio di persone con l’intento di informare sui contenuti del progetto, mettendo in evidenza cosa fare, perché e come, ed è la base per il Project manager e il suo team per l’implementazione della fase successiva del ciclo: il planning.

Planning

Definito lo scopo, si passa al planning che include tutte le attività che rispondono alla domanda “Come lo faremo?”, quali:

• Definizione di tutte le attività del progetto, sistema che viene identificato nella WBS (Work Breakdown Structure);
• L’identificazione delle persone che dovranno partecipare al progetto attraverso la formazione di un project team;
• La stima dei tempi per i quali sarà concluso il lavoro;
• La stima totale dei costi;
• La creazione di una sequenza delle attività;
• L’analisi dei rischi e il loro sistema di gestione;
• La formazione del piano di comunicazione con tutti gli stakeholder;
• Il lancio di progetto inteso come presentazione finale a tutti gli stakeholder, con la stesura di un documento guida che racchiuda tutti i contenuti definiti e pianificati per l’approvazione finale da parte del cliente o sponsor.

In questa fase, attraverso un lavoro di team, si entra nel merito dei dettagli con la creazione di un project plan (piano di progetto). A pianificazione completata, il piano deve essere sottoposto allo sponsor o cliente per l’approvazione finale, quale linea base per un’esecuzione di successo. Il punto di partenza per la pianificazione, come detto precedentemente, è il charter.

Executing & Controlling

Executing e controlling sono le fasi che possono essere ritenute simultanee, la prima è relativa all’esecuzione del lavoro pianificato, nella seconda si controlla che l’esecuzione sia in linea con la pianificazione, intervenendo di volta in volta sugli scostamenti emersi.
Questa fase copre generalmente la maggior parte dell’intero ciclo e si chiude con il raggiungimento dell’obiettivo finale attraverso il completamento del servizio o del prodotto.
In queste due fasi le aree principali di intervento sono:

• Gestione della parte tecnica del progetto;
• Comunicazione agli stakeholder dei risultati raggiunti e dello status del progetto;
• Gestione di costi, tempi e loro varianze;
• Controllo e autorizzazioni per i cambi di progetto;
• Gestione dei rischi;
• Gestione delle performance del team;
• Gestione dei rapporti con il cliente o sponsor.

Closing

Il closing include tutte le attività necessarie per la chiusura del progetto e la risposta alla domanda “Quanto bene è stato fatto il progetto?”. Gli aspetti del closing possono infatti essere generalmente riassunti in tre attività:

1. Accettazione da parte del cliente dell’output del progetto, anche nel caso di clienti relativi a progetti interni aziendali;
2. Analisi degli aspetti della gestione del progetto, in modo da applicarle a futuri progetti e trasferirle all’interno dell’organizzazione, migliorando procedure e tecniche e creando valore interno;
3. Comunicazione a tutti gli stakeholder del raggiungimento dei risultati prefissati e diretto riconoscimento al team del successo ottenuto con assegnazione di eventuali premi monetari o di avanzamento professionale o di semplice apprezzamento.