Che cos’è e come funziona il Project Management nei sistemi informativi 

Con l’espressione “Project Management” ci si riferisce ad un insieme di attività di coordinamento – di ordine tecnico, economico, amministrativo, organizzativo – che concorrono alla realizzazione di un Progetto di qualunque natura, con l’obiettivo di garantirne il buon esito. Anche se ormai la cultura del Project Management tende sempre di più a far parte delle competenze di base di chiunque – a vari livelli – sia coinvolto in realizzazioni progettuali, spesso la conduzione di un progetto non viene attuata in un contesto tecnico-organizzativo rigoroso e sistematico che consenta di controllare  in modo adeguato l’intero processo evolutivo così da garantire il buon esito del Progetto. Su tali basi, quindi, una delle motivazioni per cui il Project Management può risultare spesso applicato in maniera non adeguata o talvolta neanche essere previsto fra le attività di progetto, deriva spesso anche dalla convinzione di poter raggiungere comunque gli obiettivi ed attuare al contempo un discreto risparmio rinunciando a un’attività che può comunque gravare sui costi anche fino al 15% del budget totale di progetto.

Tuttavia, i vantaggi economici immediati che si ritiene di poter conseguire trascurando o ignorando del tutto l’attività del Project Management rischiano spesso di trasformarsi in costi aggiuntivi e imprevisti molto superiori al risparmio ipotizzato, aggiungendo – a quelli economici – anche danni di ben altro rilievo, con conseguenze di durata protratta nel tempo e spesso difficili a recuperarsi (mancato affidamento di ulteriori  commesse, perdita di immagine, ecc.). Il tema del Project Management è affrontato proponendo dapprima i concetti generali su cui la disciplina si basa e presentando successivamente alcune delle metodologie e degli strumenti di maggior rilievo a supporto dell’attività del Project Manager e di tutto il team nella conduzione e nella verifica periodica del conseguimento degli obiettivi che la realizzazione di un progetto si pone. Lo scopo fondamentale resta comunque quello di consolidare la consapevolezza che l’attività di Project Management più che su concetti, metodologie e strumenti, è basata, per lo più, sull’intuizione, sull’esperienza, e sulla capacità di prevedere e pianificare adeguatamente le risorse  – umane, economiche e temporali – necessarie alla realizzazione del Progetto e a controllarne e correggerne, in corso d’opera, gli inevitabili scostamenti rispetto al piano inizialmente previsto, fino al pieno – o, come spesso accade, soltanto soddisfacente – conseguimento degli obiettivi (analisi e definizione dei processi aziendali).

La stima dei costi dei sistemi informativi automatizzati

La stima ex-ante dei costi è uno dei problemi cruciali nella realizzazione dei Sistemi Informativi Automatizzati. La stima può essere svolta in momenti diversi del ciclo di vita dei sistemi informativi (nella predisposizione di piani, nel corso dello studio di fattibilità, per l’acquisizione dei beni o servizi) e, nelle varie fasi, è diverso il grado di dettaglio con il quale si conosce il sistema e, di conseguenza, anche i metodi possono differire. Un primo approccio di stima è quello del total cost of ownership (TCO); questo metodo si basa sul numero di postazioni di lavoro utente per ciascuna delle quali vengono forniti dei riferimenti di costo unitario; i limiti di questo modello riguardano soprattutto la difficoltà di indicare parametri di costo generali per la componente applicativa dei sistemi. I costi possono essere classificati secondo diverse coordinate: per tipo di risorsa (tecnologie, personale, servizi esterni, ecc.), per missione (sviluppo o esercizio), interni o esterni, diretti o indiretti. Ciò che è fondamentale, quando si affronta la stima dei costi, è stabilire un modello di riferimento, che specifica le componenti del costo complessivo, ed esaminare ciascuna delle componenti. Viene adottato come modello la suddivisione dei costi proposta dall’Autorità in occasione della formulazione del Piano Triennale della PA (Pubblica Amministrazione); tale modello classifica i costi innanzitutto per missione sviluppo o esercizio e, nell’ambito di queste categorie, per costi dell’hardware, del software, delle prestazioni professionali e dei servizi: per ciascuna componente si indicano i criteri di stima e riferimenti di mercato per l’effettiva valorizzazione.