Sistema informatico a supporto dell’attività amministrativa aziendale

In generale, il sistema informativo amministrativo di un’azienda governa i processi di elaborazione e produzione delle informazioni economiche originate dalle transazioni aziendali. La gestione amministrativa delle transazioni impone lo svolgimento ordinato di specifiche attività:

• rilevazione dei dati, in cui alla raccolta si accompagna spesso la misurazione vera e propria dell’evento;
• elaborazione dei dati: si combinano interventi di classificazione, di trascrizione e di ordinamento;
• gestione dei dati che consiste nell’archiviazione, nel recupero e nell’aggiornamento;
• controllo, centrate su soluzioni organizzative, procedurali o documentali;
• di produzione di informazioni che si traducono nella predisposizione di sintesi si vario livello per diverse  categorie di interlocutori.

Il modo in cui queste attività vengono organizzate determina il livello di efficacia ed efficienza della conversione dei dati in informazioni, e, in ultima analisi, definiscono la configurazione del sistema amministrativo aziendale.

Sistemi informativi a supporto dell’attività amministrativa aziendale

I sistemi informativi sono nati in azienda proprio in un’ottica orientata amministrativa. Inizialmente rientravano nella gestione amministrativa.

Sistema di fatturazione

Il sistema di fatturazione è stato il primo sistema utilizzato in azienda volto a sostituire il lavoro manuale effettuato da figure professionali definite “fatturiste”. I sistemi di fatturazione facevano parte della funzione amministrativa, e utilizzavano un numero molto elevato di personale, con elevati gradi di errore derivanti dalla manualità delle operazioni (indirizzo cliente, percentuale iva, sconti, ecc.). Oggi i sistemi di fatturazione fanno parte dei sistemi gestionali dell’area commerciale,  in quanto  strettamente  integrati  con i sistemi  ordini da clienti. Dal sistema fatturazione venivano manualmente riprese le informazioni per l’inserimento mediante prime note nella contabilità generale, dei ricavi e dei clienti; il sistema pertanto non era integrato in modo automatico con la contabilità generale.

Sistema paghe e contributi

Il sistema paghe e contribuiti è stato il secondo sistema automatizzato nell’ambito aziendale; nel passato era allocato nell’ambito amministrativo nella funzione amministrazione del personale. Il sistema paghe e contributi si rendeva necessario per la complessità sia della metodologia di calcolo del costo del personale che per i numerosi moduli da compilare per gli istituti previdenziali e per i dipendenti. L’utilizzo dei sistemi informativi per le paghe e contributi si rilevava particolamente soddisfacente in quanto, oltre ad elliminare gli errori, consentiva una notevole riduzione nel numero degli addetti alle paghe ed un rapido aggiornamento reso necessario dalla legislazione in continua variazione. Il sistema paghe e contributi non era collegato automaticamente alla contabilità generale; pertanto si riprendevano dal sistema paghe le informazioni che venivano manualmente riportate in righe di prima nota.

Contabilità generale

Nell’ambito dei sistemi di amministrazione e controllo, il primo sistema informativo applicato è stata la contabilità generale che sostituiva le applicazioni su scheda delle macchine elettrocontabili. I notevoli vantaggi intermini di quadratura contabile e riduzione di risorse di personale decretavano l’indiscusso successo della contabilità generale elaborata mediante un sistema informativo. Questa soluzione si dimostrava valida nelle aziende di grande dimensione e, con il successivo sviluppo dei P.C., anche nelle aziende di piccola dimensione.

Sviluppo dei sistemi informativi in azienda

Dopo la fase iniziale di prima automazione che è stata appena descritta, i sistemi informativi si sono sviluppati in azienda.

Attualmente, però il ruolo dell’attività amministrativa è profondamente mutato rispetto al passato; essa, infatti, è andata assumendo un’importanza crescente supportata proprio dall’evoluzione del sistema informatico a supporto dell’attività amministrativa.