Il sistema informativo e informatico in azienda

Il sistema informativo e informatico

Un caso molto particolare di risorsa su cui operano tutte le aziende è l’informazione. L’informazione è infatti una risorsa che riguarda tutte le altre risorse.

I processi, per poter operare, hanno bisogno di conoscere la risorsa o le risorse su cui agiscono, in altri termini hanno bisogno di informazioni: l’insieme delle informazioni gestite – generate, utilizzate, elaborate – dai processi costituisce il sistema informativo. Per esempio, ciascuno dei processi definiti nel paragrafo precedente per la risorsa personale ha bisogno di informazioni: i processi di acquisizione della risorsa hanno bisogno dei dati sulla disponibilità, sul mercato del lavoro, di personale con specifiche caratteristiche  professionali,  i  processi  di  acquisizione richiedono la gestione  delle informazioni relative alle persone contattate, per poterle valutare e definire quindi le necessità formative, i processi di gestione hanno bisogno di informazioni sulle singole persone in organico.

Ciò che aggiunge un grado di comp lessità in più al sistema informativo è il fatto che i processi relativi ad una risorsa non hanno bisogno soltanto di informazioni su quella risorsa, ma anche su altre risorse aziendali. Riprendendo ancora l’esempio delle persone, si può evidenziare come i processi di pianificazione e di acquisizione del personale abbiano bisogno di informazioni relative alla pianificazione globale di tutte le risorse dell’azienda, in particolare alla disponibilità delle risorse finanziarie, per poter valutare le politiche di assunzione. I processi di gestione del personale hanno bisogno di informazioni sui prodotti o sui servizi su cui le persone lavorano nell’azienda.

In effetti, nell’ambito dei processi aziendali, focalizzando l’attenzione sulle informazioni, è possibile evidenziare i processi di gestione della risorsa informazione che, nel loro complesso, costituiscono il sistema informativo, ed identificare tali processi seguendo lo stesso approccio del ciclo di vita introdotto più in generale per le risorse.

Riprendendo l’esempio della risorsa personale e considerando un piccolo insieme di informazioni (articolo: Le organizzazioni, le risorse e i processi aziendali), quelle relative alle presenze/assenze:

  • nella pianificazione sono definite quali informazioni siano di effettivo interesse (ad esempio: gli orari di ingresso e di uscita del personale, le assenze e la loro motivazione);
  • nell’acquisizione sono definite le procedure di ingresso di tali informazioni nel sistema (ad esempio: gli orari tramite badge e lettore di badge all’ingresso e all’uscita del personale, le assenze tramite comunicazione scritta della segreteria degli assenti);
  • nella gestione sono definite le procedure di elaborazione delle informazioni (ad esempio: il resoconto mensile per il computo dei ritardi e delle ore di straordinario, il computo delle assenze per tipologia e la comunicazione agli uffici competenti).

Prima dell’introduzione degli elaboratori elettronici, i flussi ed i processi informativi all’interno delle organizzazioni venivano gestiti con metodi manuali, che prevedevano l’uso di complesse e lunghe procedure di registrazione dei dati su supporti cartacei, di archiviazione di documenti, di ricerca su schedari, etc.

L’assenza di una tecnologia avanzata non consentiva di giungere ad una razionalizzazione dei processi informativi; anzi, l’alto tasso di errore dovuto al susseguirsi di fasi di trascrizione manuale costringeva spesso ad introdurre cicli di controllo delle informazioni, con ulteriori perdite di efficienza. L’introduzione delle tecnologie informatiche e di comunicazione (ICT) ha   invece permesso di accelerare l’esecuzione dei processi informativi, mettendo a disposizione facili e rapide procedure di registrazione, archiviazione, elaborazione, ricerca dei dati. Ciò ha reso possibile pensare ad una razionalizzazione spinta dei processi informativi ed ha condotto da un lato alla realizzazione di tecniche per la gestione automatizzata delle informazioni e dall’altro alla definizione di teorie e di metodologie per il loro utilizzo.

Quella parte del sistema informativo in cui informazioni sono raccolte, elaborate, archiviate, scambiate mediante l’uso delle tecnologie della informazione e della comunicazione costituisce il sistema informatico.

Precedente Le organizzazioni, le risorse e i processi aziendali Successivo La classificazione dei processi e la piramide di Anthony

Lascia un commento

*