Il Sistema informativo per l’Amministrazione e il Controllo

Il Sistema informativo per l’Amministrazione e il Controllo è molto importante per tre aspetti. Innanzitutto, storicamente questa area è stata una delle prime a essere automatizzata, e tutt’ora resta una delle più automatizzate. Poi, perché è un’area centrale in quanto elabora/fornisce informazioni provenienti/destinate da/a quasi tutti gli altri reparti dell’impresa. Infine, perché fornisce dati a interlocutori esterni, qunidi questo sistema informativo deve essere particolarmente accurato.

Questo sottosistema ha tre finalità principali:

• supportare le attività operative fornendo agli operatori le informazioni amministrative per lo svolgimento delle operazioni caratteristiche;
• produrre informazioni di sintesi utilizzate per il controllo del conseguimento degli obiettivi aziendali;
• produrre informazioni destinate agli interlocutori esterni dell’impresa: azionisti, istituti di credito,

Il sistema informativo amministrativo si articola su tre livelli in cui vengono eseguite tre tipi di procedure differenti e complementari:

• procedure per la rilevazione dei dati elementari,
• procedure per l’elaborazione amministrativa dei valori contabili,
• procedure per la produzione e la trasmissione di report periodici.

Appartengono alla prima categoria di procedure le applicazioni che misurano gli eventi operativi dell’azienda da cui si originano i dati economico-monetari e fisico-tecnici input del sistema informativo aziendale.

Le procedure per l’elaborazione amministrativa dei valori possono essere “contabili” o “extracontabili” a seconda che i dati siano elaborati da sistemi contabili nel rispetto della disciplina fiscale vigente o da sistemi non-contabili per ottenere informazioni per i reporting periodici o per valutare le conseguenze di una scelta economica (ad esempio le conseguenze di un investimento o di una prestazione manageriale). Nella pratica succede che uno stesso dato venga sottoposto a due  diversi tipi di elaborazioni a seconda che si desiderino ottenere informazioni di tipo contabile o non. Un esempio di problematiche trattate da questo tipo di procedure è fornito dalle aziede  multinazionali: uno stesso dato è interessante per il management indipendentemente dal fatto che esso provenga dal ramo italiano piuttosto che da quello in un altro paese. Tuttavia, ogni ramo dell’azienda deve rispettare le norme civilistico-fiscali vigenti nel paese in cui si trova.

Dell’ultima categoria fanno parte le applicazioni che producono il bilancio ufficiale e le altre informazioni per gli interlocutori esterni dell’impresa, le applicazioni che producono i report interni, le applicazioni che producono i report amministrativi per i responsabili operativi.

Le procedure per la rilevazione dei dati contabili e per la loro elaborazione possono essere svolte in quattro modi differenti:

• Completamente Batch

I documenti contabili vengono “accumulati” e portati presso il centro di elaborazione in cui, in un’unica soluzione, saranno immessi nell’elaboratore.

Questa soluzione è adottata, ancora, da imprese che utilizzano un centro servizi esterno per la contabilizzazione.

• Input On-line e Contabilizzazione Batch

In questo caso i dati da elaborare, non appena prodotti, vengono immessi in un archivio temporaneo (detto prima nota) e solo successivamente (ad esempio in chiusura di giornata o con una cadenza temporale ben precisa)  elaborati.

• Input e Contabilizzazione On-line e chiusura Batch

Secondo questa modalità i dati più critici vengono contabilizzati non appena prodotti e quindi la contabilizzazione avviene in tempo reale.

Altri conti possono essere aggiornati in tempi differenti.

• Completamente On-line

In questo caso tutti i dati vengono contabilizzati non appena prodotti, non vi sono quindi due fasi distinte (input ed elaborazione) per il trattamento di una stessa   transazione.

In qualunque istante chi interroga il piano dei conti ottiene un’informazione aggiornata e rispondente alla situazione reale.

Le modalità 3) e 4) sopno oggi le più usate. L’input decentralizzato (delegato all’utente)  è facilitato dal software che prevede l’uso di “maschere” che controllano la correttezza dei dati  immessi. eventuali errori possono quindi essere corretti in modo molto immediato. Succede, tra l’altro, che gli errori commessi siano in misura minore, dato che l’input viene fatto a cura degli esperti stessi del settore, che verificare di persona al momento dell’immissione la correttezza dei dati. Ricordiamo,  infine,  che  sempre  più  spesso  i  dati  non  devono  neanche  venire  inseriti perché pervengono all’impresa in formato digitale per mezzo delle reti EDI che collegano l’impresa alle altre imprese (fornitori e clienti) che più fortemente collaborano con essa.