Strumenti informatici efficienti ed economici in azienda

Strumenti informatici efficienti ed economici in azienda

In generale, l’Information Technology (IT) aumenta la libertà delle imprese nel definire il proprio assetto organizzativo, in particolare rispetto alle due dimensioni della specializzazione e della configurazione della struttura. Le nuove tecnologie favoriscono di fatto il superamento del tradizionale assetto organizzativo per funzioni a favore di un’organizzazione basata sui processi. Il “processo” nell’organizzazione di per sé è un elemento certamente non nuovo negli studi organizzativi e, in particolare, risulta pienamente rilevante ed  evidente nella concezione dell’impresa in modo sistematico.

Il contributo dell’informatica gestionale è quello di offrire strumenti efficienti ed economici per acquisire, elaborare e trasmettere le informazioni lungo il flusso interfunzionale del processo, rendendo così più facilmente gestibile  l’innovazione organizzativa.

Precedentemente, quando l’utilizzo di tecnologie informatiche non si era ancora sviluppato in maniera consistente, la difficoltà di accesso fisico alle informazioni detenute dalle diverse aree aziendali, e, in alcuni casi abbinata anche alla necessità di conoscenze tacite disponibili solo agli operatori, richiedeva che l’esecuzione di compiti complessi, quali il lancio di un nuovo prodotto o il completamento di un ordine cliente, fosse ripartita tra più funzioni in relazione al contenuto e alle funzioni delle diverse attività richieste, avendo ripercussioni ovviamente sia nel tempo di raccolta ed elaborazione delle informazioni sia nella loro affidabilità.

Al contrario la facilità di accesso ai dati consentita dalle nuove infrastrutture tecnologiche e la disponibilità di sistemi avanzati per l’elaborazione dei dati stessi, permettono il superamento  delle  barriere  organizzative  e favoriscono la creazione di gruppi di lavoro interfunzionali, con l’allargamento delle mansioni attribuite alle singole posizioni.

I sistemi informativi integrati, in particolare, basandosi su un unico database condiviso, permettono, ad ogni utente autorizzato di accedere alle informazioni a prescindere dalla sua  collocazione  organizzativa  o  localizzazione  fisica. Inoltre, i diversi moduli di un sistema ERP sono progettati in un’ottica gestionale integrata del lavoro e sono quindi in grado di supportare gli utenti del sistema su tutte le attività richieste dai processi aziendali complessi. Un esempio significativo delle potenzialità dei ritorni di una gestione integrata dei processi è rappresentato dai call center, dove gli operatori, supportati da un’ampia base informativa (sul cliente, sul prodotto, sulle tipologie e frequenze dei guasti e malfunzionamenti) operano come primo filtro e supporto nell’interfaccia con i clienti. Grazie alle informazioni contenute nel database aziendale, il call center è in grado di migliorare il livello di servizio al cliente e, al tempo stesso, di ridurre la necessità di costosi interventi (sia in termini monetari sia di tempo) sul campo da parte del servizio di assistenza.

Le nuove tecnologie favoriscono il ripensamento della configurazione dell’impresa in termini di riduzione del numero di livelli gerarchici e nei gradi di articolazione degli staff. Il lavoro di preparazione della reportistica svolto dagli organi di staff viene in larga misura sostituito dal lavoro svolto dal sistema informativo stesso. Tutto ciò grazie  all’efficienza  e  alla  rapidità  con cui  esso è in grado di raccogliere, elaborare e diffondere informazioni.

La tendenza “all’appiattimento” della struttura gerarchica è ulteriormente  favorita dalla diminuzione del grado di specializzazione dei compiti citata in precedenza. Infatti, nel momento stesso in cui vengono costituiti i gruppi di lavoro con una responsabilità  piena  sui  processi  interfunzionali, si riducono le posizioni necessarie per il coordinamento e la supervisione.

La disponibilità all’interno del sistema informativo di funzionalità di elaborazioni avanzate, quali ad esempio gli strumenti del Manufacturing Resource Planning o la metodologia di Activity Based Costing, permettono di ridurre la necessità di personale indiretto specializzato in attività di programmazione e controllo, risparmiando sia in termini di costo che di personale. Parte di questo personale, ad esempio, può essere integrato nelle attività operative, risultando così più coinvolto nel raggiungimento del risultato e, al tempo stesso, più responsabilizzato sulle effettive necessità del processo.

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