Tecnologie dell’informazione e sistemi informativi integrati aziendali (SIA)

In questi ultimi anni, infatti, l’evoluzione tecnologica si identifica prevalentemente con l’evoluzione delle tecnologie dell’informazione, ovvero di quelle tecnologie che hanno profondamente mutato le modalità di scambio e di elaborazione di dati ed informazioni, e che conseguentemente hanno imposto un cambiamento alla funzione amministrativa. In particolare, l’evoluzione tecnologica ha consentito, da una parte, di delegare ai sistemi informatici una buona fetta delle attività amministrative ad elevato grado di standardizzazione (tipicamente le attività riconducibili agli adempimenti più routinari di natura civilistico-fiscale), e, dall’altra ha creato nuove potenzialità di elaborazione dati e di comunicazione delle informazioni (con natura non routinaria) che possono configurare nuovi ruoli amministrativi.

Riprendendo quanto detto nell’articolo che parla della terza fase di evoluzione dei sistemi informativi si fa riferimento ai sistemi informativi integrati (ERP) che interessano tutte le funzioni aziendali. Consideriamo, dunque, soltanto l’impatto generato con riferimento alla funzione amministrativa in quanto essa è la prima ad essere coinvolta nell’introduzione del software.

Funzione amministrativa nel processo decisionale

La funzione amministrativa svolge un ruolo fondamentale nell’ambito del processo decisionale in tutte le sue fasi: dalla scelta di rifondazione del sistema informativo sino alla selezione della specifica soluzione applicativa. In questo processo pesano le esigenze di carattere amministrativo riguardanti in particolare la coerenza logica e sostanziale dei dati che alimentano i flussi informativi integrati. Le stesse metodologie di implementazione prevedono generalmente in primis l’introduzione, del modulo di Amministrazione e Controllo, e solo successivamente dei moduli applicativi che spaziano dalla logistica alla distribuzione, fino ad arrivare alla produzione.

Sistemi integrati aziendali (SIA)

Il fatto che qualsiasi azienda acquirente di un sistema ERP implementi come primo modulo quello relativo all’amministrazione non è un caso: al di là di motivazioni contingenti, quali l’introduzione della nuova moneta di conto europea o i problemi legati all’anno 2000, spesso il vero motore del processo decisionale che conduce all’introduzione di un Enterprise Resource Planning sono le esigenze di controllo. Il sistema di controllo, infatti, attua la responsabilizzazione delle risorse impiegate in azienda proprio attraverso i flussi informativi che originano dalle transazioni presidiate dalle varie funzioni. La standardizzazione e l’uniformazione dei flussi informativi migliorano il presidio delle varie funzioni e supportano opportunamente il processo di controllo; i sistemi ERP permettono di codificare la maggiore quantità possibile di conoscenze manageriali ed operative e, per questa via, cercano di annullare le distanze tra i diversi luoghi e tempi di generazione dell’informazione.

Aspetti per l’implementazione

Un ulteriore motivo per cui si preferisce cominciare l’implementazione dall’area amministrativa risiede, secondo alcuni, nel suo minor contenuto di operatività rispetto ad aree quali la produzione, la distribuzione, ecc., per cui spesso il cambiamento sarebbe accompagnato da minori tensioni ed opposizioni al cambiamento. Si ritiene però che la centralità dell’area amministrativa risieda piuttosto nella sua funzione di “garante” dell’informazione: essa, infatti, gestisce tutti i passaggi fondamentali del processo di elaborazione che trasformano i dati in informazioni, ed è quindi in grado di stabilire gli orientamenti di fondo in base ai quali ridefinire tutto il sistema informativo aziendale. Per esempio, quando si implementa un sistema ERP uno dei primi passi consiste nella progettazione del piano dei conti e del modello di controllo: chi meglio dell’amministrazione è in grado di farlo? Scelte poco oculate condurrebbero ad inefficienze, sprechi di tempo (dato che certamente bisognerebbe ritornare in un secondo momento su quelle decisioni) ed infine sprechi di denaro, da non sottovalutare, considerato che gli investimenti necessari per introdurre in azienda tali sistemi difficilmente scendono sotto la soglia del milione di euro.

È da sottolineare, inoltre, il concetto di funzione amministrativa come funzione “garante” delle informazioni, perché in esso è racchiuso il significato di molti cambiamenti che tale funzione si appresta ad affrontare. Da sempre essa ha gestito il processo di elaborazione delle informazioni occupandosi delle varie fasi di rilevazione, elaborazione, gestione, controllo dati e produzione informazioni.

I sistemi integrati di tipo ERP esercitano un impatto molto pesante sulla dislocazione, la sequenza ed il grado di accentramento o decentramento delle attività che compongono la catena di trattamento dei dati e di produzione delle informazioni; configurare la componente amministrativa di un sistema ERP, infatti, significa avviare un processo di revisione suscettibile di influenzare in modo profondo le prassi operative delle unità funzionali dalle quali si originano i flussi di informazioni. Perché l’assetto del sistema amministrativo risulti coerente con le esigenze di informazione e controllo proprie dell’azienda è necessaria la chiara comprensione delle esigenze che occorre soddisfare e delle modalità con cui l’azienda genera e sostiene i suoi risultati sia economico- finanziari che competitivi. Nel caso del controllo di gestione, la configurazione è guidata soprattutto dalle esigenze di elaborare report utili a fini direzionali, mentre le altre aree amministrative sono interessate soprattutto a soddisfare la prospettiva istituzionale dell’informativa economica.

Aspetti per la progettazione

In sede di progettazione del sistema amministrativo integrato, l’area maggiormente critica risiede nella definizione del modello contabile che ne costituisce la struttura portante. Al fine di realizzare l’integrazione e quindi superare la tradizionale dicotomia tra informazioni di contabilità generale e di contabilità gestionale che da sempre caratterizza il trattamento delle informazioni amministrative, è stato individuato il cosiddetto Sistema Unico Integrato (SUI) che combina nella medesima struttura le funzionalità proprie del sistema del reddito e del sistema patrimoniale anglosassone; quindi permette di superare la differenziazione tra sistema civilistico e gestionale, consentendo tra l’altro la movimentazione congiunta di valori economici e patrimoniali. La gestione delle diverse categorie di conti attraverso l’applicazione di differenti trattamenti contabili consente di soddisfare in modo simultaneo una varietà di esigenze informative. Il modello contabile incorporato nel sistema amministrativo integrato di un applicativo ERP amplifica le caratteristiche del Sistema unico consentendo una maggiore articolazione e duttilità della base informativa aziendale; oltre a consentire la predisposizione sia di report richiesti per legge sia di rendiconti economico-finanziari destinati ad organi di governo all’azienda, aumenta la profondità del sistema amministrativo integrato in termini di capacità di controllo, in quanto è possibile organizzare le informazioni rispetto a più “viste logiche”, cioè a dimensioni molto analitiche quali il prodotto, il canale di vendita, il centro di costo, la commessa, ecc.

SIA come sistema unico

La capacità del sistema unico di gestire simultaneamente strutture informative differenti si rivela molto utile soprattutto in relazione alle informazioni di costo, perché è possibile ricorrere agevolmente a valori consuntivi, standard, normalizzati, ecc. garantendo di volta in volta la coerenza alle logiche di rappresentazione proprie dello specifico report; inoltre si può fare riferimento a differenti metodologie di calcolo che presuppongono la determinazione di costi pieni o diretti o a sistemi di computo basati sulle attività.

Il concetto principale su cui si fondano tutte le soluzioni applicative di tipo ERP fanno perno sugli “eventi”, cioè transazioni operative esterne o interne che alimentano la base dati unitaria. Non tutte le transazioni sono rilevanti dal punto di vista amministrativo, bensì solo quelle che oltre a poter essere oggettivamente misurate in termini di valore, modificano qualitativamente o quantitativamente l’entità del capitale di funzionamento o la struttura delle fonti di finanziamento dell’azienda.