Vantaggi e svantaggi delle tecnologie dell’informazione sulle attività amministrative aziendali
L’introduzione delle tecnologie dell’informazione sulle attività amministrative ha, in generale, determinato modifiche significative sia positive che negative all’interno della funzione amministrativa. Dal lato positivo è possibile affermare che con l’introduzione della tecnologia informatica, attualmente, le informazioni prodotte da tale funzione sono sicuramente migliori. La direzione amministrativa non è più rivolta alla gestione delle operazioni correnti di elaborazione ma alla generazione di informazioni per la direzione aziendale. Ciò è stato possibile grazie ai seguenti miglioramenti prodotti del sistema informativo amministrativo:
- Eliminazione della duplicazione delle operazioni di input dei dati elementari delle transazioni. Nei sistemi manuali, la funzione amministrativa doveva inserire con input separati gli stessi dati sul libro giornale, sulle schede conto ed eventualmente sul partitario con duplicazioni che comportavano, oltre che una certa probabilità di errore, anche uno spreco di tempo e quindi la generazione di un costo. I computer possono raccogliere ed elaborare facilmente e accuratamente grandi volumi di dati e produrre tempestivamente i risultati delle elaborazioni che possono essere molto più complessi degli output prodotti da un sistema
- Controlli automatici sui dati in input e sulle elaborazioni. Il computer può elaborare enormi volumi di dati in modo accurato senza errori di calcolo e di trascrizione che potrebbero compromettere l’efficacia dei sistemi manuali. Inoltre si ha la possibilità di incorporare una grande quantità di controlli automatici nei programmi di elaborazione dei dati verificando input o
- La possibilità di avere un sistema di classificazione e codifica dei dati molto articolato. Manualmente è possibile gestire un solo sistema di classificazione delle transazioni basato sui conti che confluiranno nel bilancio. Al contrario, un sistema amministrativo automatizzato può gestire complessi sistemi di classificazione che permettono l’analisi degli stessi dati elementari secondo diverse dimensioni.
- Produzione automatica di registrazioni contabili. Il computer, grazie ad un codice inserito dall’operatore, genera automaticamente le registrazioni contabili. Oltre alle semplici registrazioni operative, l’elaboratore è in grado di produrre anche le scritture richieste in fase di chiusura dell’esercizio.
- Integrazione delle operazioni dei cicli amministrativi. Nei sistemi manuali le operazioni e le basi di dati dei differenti cicli vengono gestite da unità organizzative differenti, mentre nei sistemi automatizzati le operazioni di elaborazione sono concentrate nel computer che opera su una base di dati
Nonostante ciò l’automazione ha avuto anche un impatto in termini negativi sulla funzione amministrativa in quanto essa ha perso o è stata forzata a condividere compiti e responsabilità fondamentali con altre funzioni. In molte aziende la funzione amministrativa non ha più l’esclusiva responsabilità sui processi di elaborazione dei dati, in quanto questa attività è stata gradualmente trasferita alla funzione EDP. Di conseguenza gli uffici amministrativi subiscono riduzioni di personale in quanto i computer sono più efficienti degli uomini nell’elaborazione dei dati e possono effettuare calcoli con eccezionale rapidità e accuratezza.
Inoltre, le tecnologie dell’informazione sulle attività amministrative aziendali si sono riversate anche sul piano della struttura organizzativa.
