Adozione di sistemi complessi per lo studio degli utenti finali

Gli utenti finali rappresentano un requisito essenziale del successo di adozione di sistemi complessi come i sistemi ERP. Infatti sono gli utenti che attraverso il loro comportamento consentono lo sfruttamento della tecnologia al massimo del suo potenziale. Il project manager o comunque una simile figura il azienda può favorire l’inclusione di utenti chiave appartenenti alle varie unità organizzative coinvolte al fine di migliorare la corrispondenza fra processi coinvolti e sistema ERP. Il coinvolgimento di utenti chiave rappresenta inoltre una modalità per facilitare l’accettazione del sistema da parte degli altri utenti. Gli utenti chiave, essendo coinvolti nelle varie fasi del progetto, possono mettere in evidenza le funzionalità e le potenzialità del sistema ai propri colleghi diminuendo lo scetticismo che in genere è associato a queste tipologie di cambiamento. Inoltre gli utenti, e non solo quelli chiave, dovrebbero essere continuamente informati sull’avanzamento del progetto attraverso, ad esempio, la costruzione di un’apposita sezione all’interno della intranet aziendale.

Con l’implementazione di un sistema ERP si possono venire a creare nuove figure professionali soprtattutto a livello manageriale. Alcuni esempi sono riportati di seguito.

• Project Manager con i seguenti incarichi:
  • consulenza organizzativa
  • definizione logica del flusso delle informazioni,
  • pianificazione, gestione e controllo del progetto
• Business Consultant con i seguenti incarichi:
  • organizzazione del processo informatico,
  • formazione del personale
  • analisi di nuove procedure
  • coordinamento di Gruppo di Sviluppo Software
• Application Consultant con i seguenti incarichi:
  • definizione codifiche
  • parametrizzazione ed integrazione procedure
  • definizione modulistica
  • predisposizione di documentazione
  • avviamento all’uso delle procedure
• System Analyst con i seguenti incarichi:
  • installazione delle procedure software
  • adeguamento e ristrutturazione archivi, trasferimento dati
  • assistenza operativa
• Developer per lo sviluppo e programmazione dcl software ed eventuali personalizzazioni

Il cambiamento portato in azienda dall’introduzione di un sistema ERP si  presenta dunque ampio e diversificato: nuovi modelli organizzativi in processi importanti, nuove modalità di gestione di attività e procedure, nuovi ruoli e nuove responsabilità.

L’impegno necessario per gestire e guidare questi cambiamenti non deve essere sottovalutato: anche se la sua maggiore o minore dimensione dipende fortemente dalle caratteristiche proprie di ciascuna azienda (organizzazione, sistemi preesistenti, cultura, predisposizione al cambiamento, e così via), quasi sempre rappresenta la principale area di problemi e rischi.

Anzitutto si deve valutare preventivamente e con grande attenzione l’ampiezza e la profondità dei cambiamenti organizzativi da attuare che, in generale, sono in funzione di:

• ampiezza della copertura applicativa del progetto,
• distanza tra l’organizzazione attuale e quella

In base al risultato di queste valutazioni è necessario progettare nuove soluzioni organizzative e pianificarne l’attuazione, definendo modalità e tempi di raggiungimento degli obiettivi e fissando gli interventi sull’organizzazione con piani di sviluppo e installazione del sistema ERP.

Occorre altresì agire su tutti i fattori relativi alla motivazione e alla gestione delle risorse umane valutando la predisposizione al cambiamento dell’organizzazione  e coinvolgendo tutti gli utenti. Le persone coinvolte devono essere educate a coglierne tutti gli aspetti positivi, vivendo il passaggio come un’occasione di aggiornamento e crescita professionale, di approfondimento di temi, strumenti e tecnologie nuove e di particolare attualità ed interesse per gestire al meglio la nuova realtà tecnica ed organizzativa.