Benefici, ostacoli e come fare la gestione del rischio di un progetto

Benefici, ostacoli e come fare la gestione del rischio di un progetto

Gestione del rischio

Lo scopo della valutazione del rischio è il supporto decisionale nella successiva gestione del rischio stesso. Una volta stabiliti e classificati i rischi che possono verificarsi, quattro sono le possibili azioni di gestione dei singoli rischi:

  • Evitare il rischio eliminando o sostituendo l’attività cui corrisponde;
  • Trasferire il rischio ad esempio ad un fornitore;
  • Mitigare il rischio effettuando delle azioni mirate a ridurne la probabilità o l’impatto;
  • Accettare il rischio e proseguire con le task già schedulate.

Una volta presa una decisione essa deve essere inserita nel Risk Register, oltre ad essere comunicata e validata dagli appropriati livelli gerarchici dell’organizzazione.

Benefici, ostacoli e come fare la gestione del rischio di un progetto

Benefici della gestione del rischio

Lo scopo dell’avere un framework che struttura le attività di risk management è assistere un’organizzazione nell’integrazione delle pratiche di gestione del rischio all’interno di attività e funzioni significative. L’efficacia del risk management dipende dalla sua integrazione con la governance dell’organizzazione, includendo il decision-making, e ciò richiede il supporto degli stakeholders, in particolare del top management.

La gestione del rischio è quindi un approccio di core leadership con l’obiettivo di assicurare che eventuali potenziali minacce per il successo del progetto vengano identificate e affrontate prima che lo facciano deragliare.
Ma la gestione del rischio è molto più di questo. Ha vantaggi di vasta portata che possono cambiare radicalmente il modo in cui un team di gestione prende decisioni.

Per mezzo del suo utilizzo è più semplice individuare i progetti nei guai, le pratiche di gestione del rischio infatti consentono di vedere dove i progetti richiedano maggiore attenzione e quali siano i progetti che la richiedono. Inoltre la gestione del rischio è perfettamente compatibile con qualsiasi processo di Project Management già in essere, e può fornire il contesto per comprendere le prestazioni di un progetto e contribuire a eventuali controlli, revisioni o verifiche.
Un solido approccio alla gestione dei rischi consente ai team di comunicare meglio in merito alle sfide dei progetti in modo più tempestivo, le pratiche di gestione del rischio consentono al team di individuare le preoccupazioni in anticipo.

La consapevolezza precoce dei potenziali problemi implica che le persone giuste possano intervenire per mitigare un problema prima che esso divenga troppo severo per poter fare qualcosa. Fornisce dati di qualità migliore per il processo decisionale, i leader senior infatti hanno accesso a dati di maggior qualità e conseguentemente più utili, che consentono loro di prendere decisioni migliori e più radicate nella realtà di un progetto.

Inoltre essere in grado di accedere alle informazioni sui rischi in tempo reale attraverso un dashboard di gestione del progetto significa che le decisioni vengono prese sulla base dei dati recenti, non di report che possono già essere obsoleti prima ancora di raggiungere l’Executive team.
Una buona gestione del rischio eleva la qualità della comunicazione, crea un punto di discussione tra i team di progetto ed i principali stakeholder, spingendoli a discutere su argomenti difficili da affrontare e fronteggiare le potenziali cause di conflitto. Anche i fornitori dovrebbero coinvolti nelle comunicazioni, poiché le risposte al rischio toccano spesso anche le loro attività. Includerli nelle discussioni sulla gestione del rischio può creare relazioni di lavoro più positive con il personale chiave, poiché esse vedranno che il loro successo è legato al successo del progetto e che ci sia disponibilità a lavorare come un intero team per fare qualcosa riguardo il rischio.

La conversazione può essere indirizzata verso ciò che è buono per il progetto e l’impresa, invece di essere troppo concentrata sui dettagli o influenzata dalla politica interna. Un aumento del dialogo ed un suo miglioramento rende il team un gruppo di lavoro migliore.

Gestione del rischio del progetto significa inoltre che i budget di emergenza possono essere stimati con maggiore precisione, facendo affidamento su ipotesi meno approssimative. Incorporando la gestione dei rischi nello schedule e nella pianificazione dei costi è possibile creare scenari che forniscono maggiori informazioni riguardo cosa si dovrebbe stanziare in termini di tempo, risorse e denaro extra.
Pertanto, nel complesso ciò comporterà un minor dispendio di costi e tempi e piani di migliore qualità.

Ostacoli della gestione del rischio

Tuttavia, per quanto un’organizzazione possa beneficiare dall’integrazione di un framework e di pratiche di risk management, l’integrazione di un sistema di gestione dei rischi comporta necessariamente degli ostacoli. In particolare:

  • Il processo di rischio può essere troppo complesso o travolgente;
  • Ci sono troppi membri nel team e ciò può compromettere processo di approvazione delle decisioni;
  • L’utilizzo continuo degli strumenti e la redazione di report è difficili da mantenere;
  • I membri del team non hanno familiarità con il processo;
  • Processo viene abbandonato una volta avviato il progetto;
  • Il processo di gestione del rischio è indipendente e non integrato con altri processi standard;
  • Le fasi di mitigazione del rischio non fanno parte del piano di progetto generale.

È poi opportuno effettuare un focus su altri aspetti.

L’identificazione dei rischi può essere una sfida. Non c’è modo per una persona di essere a conoscenza di tutti i rischi. Pertanto, è buona norma per i manager condurre un’analisi di rischio completa. Tuttavia, questo potrebbe richiedere molto tempo e la condiscendenza da parte di altre persone. L’insieme delle parti in movimento associate all’identificazione del rischio può rivelarsi travolgente per un project manager solitario o un piccolo team.

Dai collaboratori al management superiore, qualcuno potrebbe non comprendere l’importanza di sviluppare un piano di gestione dei rischi. Per fare ciò tuttavia i project manager devono ottenere il coinvolgimento del team e del top management. Se ciò non viene visto come qualcosa di valore, ai project manager potrebbe non essere concesso il tempo per farlo, ed i collaboratori potrebbero non aderire alle pratiche imposte dalla gestione del rischio.

Inoltre non è possibile prevedere con precisione il futuro: indipendentemente da quanto pianifica un project manager, non c’è modo di prevedere correttamente i problemi che si verificheranno. I manager possono basarsi solo su informazioni riguardanti eventi passati che hanno messo a rischio un progetto. Se un’azienda però non ha mai avuto nessuno a sviluppare un piano di gestione del rischio, i manager devono mettere insieme il passato al meglio delle loro capacità.

Infine, i project manager hanno il compito talvolta scoraggiante di assicurarsi che i piani di gestione del rischio siano essere allineati con gli obiettivi e la strategia dell’azienda. Le riserve di contingency possono infatti ridimensionare il budget o modificare lo schedule rendendolo poi non in linea con le politiche del top management. Ciò significa che i project manager devono lavorare fianco a fianco con i dirigenti senior e risolvere contrasti che potrebbero non sempre essere semplici da appianare.

Pubblicato da Vito Lavecchia

Lavecchia Vito Ingegnere Informatico (Politecnico di Bari) Email: [email protected] Sito Web: https://vitolavecchia.altervista.org

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