Caratteristiche e differenza tra job description, job analysis e job profile nelle risore umane

Quando si parla di selezione del personale siamo soliti pensare, semplicemente, a quel processo finalizzato all’inserimento di un individuo in azienda, a copertura di una determinata posizione lavorativa. Nella realtà dei fatti, questo processo si presenta, oggi, come qualcosa di molto più articolato. Per poter raggiungere e mantenere dei livelli quantitativi e qualitativi degli organici adeguati per l’organizzazione e per far si che essa sia sempre capace di rispondere prontamente ai cambiamenti esterni, è necessario partire dalla definizione del piano del personale (fase preliminare). In questa prima fase si provvede quindi a pianificare i fabbisogni di risorse umane necessari nel tempo per raggiungere gli obiettivi che l’azienda ha fissato.
La prima attività che il responsabile della selezione conduce è la job analysis, un sistema di raccolta di informazioni su una posizione lavorativa, che comprende sia l’analisi delle caratteristiche della posizione per cui il soggetto è candidato (job description), sia l’individuazione delle competenze necessarie richieste per ricoprire quella posizione (person specification).

Quando si parla di job description, si fa riferimento ad una mappatura in profondità delle attività, dei compiti e delle responsabilità collegati ad ogni posizione. “La posizione può essere definita come un insieme relativamente omogeneo di compiti professionali la cui realizzazione, che può richiedere l’utilizzo di specifici strumenti di lavoro, consente di raggiungere gli obiettivi a essa attribuiti”. Si tratta di indicare il nome o titolo della posizione, le sue finalità principali, la collocazione in organigramma, precisando il numero dei colleghi e le relazioni gerarchiche e le principali mansioni.

La job analysis prevede, poi, accanto alla job description, l’individuazione di tutte quelle competenze che ci si attende che il candidato possegga. Utilizzeremo qui uno dei più semplici schemi di analisi delle competenze, “ovvero la trasposizione italiana del modello Knowledge, Skill and Ability/Aptitude di matrice anglosassone, che compie una distinzione tra conoscenze, capacità e qualità/comportamenti”. Le conoscenze si riferiscono ad un sapere di tipo tecnico-specialistico generale; le capacità possono essere legate allo svolgimento di un lavoro grazie all’utilizzo di una serie di conoscenze, o possono essere trasversali, cioè non specifiche di una professione ma legate a delle caratteristiche personali del soggetto grazie alle quali egli risponde in un determinato modo agli input esterni e che gli permettono di tradurre una conoscenza in comportamento (per esempio problem-solving, orientamento ai risultati, spirito di iniziativa…); infine le qualità/comportamenti sono delle doti specifiche dell’individuo di tipo operativo e relazionale, di fondamentale importanza sia per orientare il proprio modo di agire in azienda, sia per implementare le capacità stesse. La definizione di questo insieme di competenze attese, prende il nome di person specification, che presuppone una specificazione di tutte quelle conoscenze, capacità e qualità richieste per realizzare adeguatamente ed efficacemente le attività individuate nella job description e per raggiungere gli obiettivi dell’azienda.

Il completamento della job analysis con la person specification costituisce la base di partenze per la definizione del job profile, ovvero del profilo professionale del candidato ideale. Si parla, perciò, di una scheda riassuntiva di tutte le competenze, i requisiti psicofisici, professionali e personali (che vanno dalla sfera del saper fare, a quella del saper essere fino alle motivazioni personali), che una persona dovrebbe avere per ricoprire una determinata posizione e svolgere al meglio un determinato tipo di lavoro. Il job profile si ottiene grazie all’incrocio tra i dati ottenuti dalla job analysis e i dati provenienti dal mercato del lavoro.

Quali figure professionali sono richieste? Qual è il percorso di studio propedeutico per ricoprire una determinata posizione? E quale l’esperienza professionale? Quali sono le caratteristiche e i contenuti salienti dei vari contratti collettivi di lavoro? Quali sono i tipi di contratto che le aziende possono stipulare con i lavoratori? Queste sono solo alcune delle domande a cui il selezionatore deve rispondere per cercare di conoscere meglio il mercato del lavoro ed avere quindi la capacità di definire il job profile con la dovuta professionalità e accuratezza.

Nel profilo professionale si devono specificare assolutamente il range di età appropriato per ricoprire la posizione per cui si è attivato il processo di selezione, i limiti geografici entro cui il candidato deve preferibilmente risiedere, il titolo di studio più appropriato, la durata prevista dell’esperienza lavorativa, la delimitazione del tipo di azienda da cui il soggetto deve provenire (è importante il fatto che abbia già svolto mansioni simili in aziende che operano nello stesso settore), l’inquadramento e la retribuzione previsti per chi otterrà il lavoro e, ovviamente, si devono specificare le conoscenze, le capacità e le caratteristiche comportamentali in funzione della posizione in oggetto.

Infine, una volta stabilite quali siano le tipologie di competenze professionali occorrenti, si può attivare un piano di reclutamento e successivamente un piano di selezione.