Caratteristiche, vantaggi e limiti di un organigramma

Che cos’è un organigramma

L’organigramma (in inglese organigram) è un sistema di simboli convenzionali con cui si rappresenta la struttura organizzativa. In esso, l’insieme delle U.O. e delle principali relazioni che le legano (gerarchiche, consultive, di standardizzazione ed ausiliarie) trovano la loro formalizzazione più completa e, al tempo stesso, più sintetica.
Anche se la comprensione delle modalità di funzionamento di un’organizzazione non può esaurirsi nella lettura dell’organigramma, lo stesso rappresenta un valido riferimento per riconoscere le parti di un’organizzazione, il modo in cui sono collegate, come la singola unità si colloca nell’insieme e come dovrebbe relazionarsi con le altre.

Spesso disegnare un organigramma permette di capire se ci sono aree di sovrapposizione o aree “scoperte” da gestire.

All’interno di un organigramma si ritrovano organi di line e organi di staff. In pratica, agli organi di line è affidata la responsabilità decisionale di tutta, o parte, la struttura organizzativa a seconda del livello gerarchico (ad esempio direzione generale, direzione commerciale,direzione di produzione), mentre agli organi di staff (ad esempio controllo di gestione, controllo qualità, URP e ufficio stampa) sono assegnate funzioni consultive, di supporto, di standardizzazione e di sostegno alle attività degli organi di line.

Ogni tipologia di azienda dovrebbe avere un organigramma adeguato affinché le cose al suo interno procedano per il meglio. Tuttavia capita spesso, soprattutto nelle aziende di dimensioni o minori o grandissime, che l’organigramma nemmeno esista, o ne esistano più versioni, e che i rapporti tra le U.O. si basino su tacite convenzioni. Questa può essere una soluzione efficace finché nulla all’interno dell’impresa viene modificato; quando però si inserisce anche soltanto una nuova figura, l’equilibrio dell’organizzazione può venire a mancare. Ecco, allora, che si capisce l’importanza di questo strumento dal nome così strano.

Vantaggi e limiti di un organigramma

L’ampia diffusione dell’organigramma è motivata dal fatto che questo strumento funge da veicolo di importanti informazioni relative alla dimensione verticale della struttura organizzativa. Infatti, l’organigramma permette di approfondire aspetti critici quali la distanza tra livelli direttivi e livelli operativi (lunghezza e complessità del processo decisionale) e l’ampiezza del controllo (numero medio di posizioni che rispondono ad un unico superiore gerarchico).

Non va tuttavia dimenticato che l’organigramma è una struttura statica, che fotografa la situazione in un dato istante, mentre l’organizzazione costituisce – per sua natura – un elemento dinamico ed in continua evoluzione. Per questo, a volte, ci sono aziende che, pur avendo coscienza della propria struttura organizzativa, non hanno interesse a formalizzarla.
Inoltre, la struttura dell’organizzazione non è comunque rappresentata compiutamente dall’organigramma, dato che l’organizzazione è costituita da persone e da rapporti interpersonali che determinano la creazione di ulteriori relazioni (se non addirittura la decadenza di atri rapporti).

Vantaggi dell’organigramma

• esprime relazioni di autorità formale e le linee di responsabilità
• delimita con precisione rapporti ed ambito operativo delle diverse U.O.
• permette di programmare i percorsi di carriera e favorisce l’inserimento di nuove figure (neoassunti)
• favorisce visibilità e comprensibilità della struttura agli operatori esterni
• rappresenta un valido riferimento per riconoscere le parti di un’organizzazione, il modo in cui sono collegate e come la singola unità si colloca nell’insieme
• agevola il controllo da parte della Direzione

Limiti dell’organigramma

• Offre una rappresentazione semplificata e limitata della realtà
• Non descrive comportamenti informali
• Non sempre chiarisce compiutamente l’ambito di attività delle U.O. o i criteri di aggregazione utilizzati
• Identifica solo gli organi permanenti e continui, a meno che si decida di rappresentare U.O. temporanee e/o discontinue con specifiche modalità grafiche
• Illustra essenzialmente relazioni di tipo gerarchico
• Non identifica i contenuti della delega, le caratteristiche del decentramento o la forma di controllo utilizzata
• E’ statico mentre l’organizzazione è dinamica
• Può enfatizzare una visione rigida dell’organizzazione e le sue divisioni interne, anziché una visione integrata ed olistica
• Può creare disagio se una U.O. si vede rappresentata ad un livello inferiore rispetto al contributo che gli operatori che ivi operano pensano di dare