Che cos’è, compiti e funzioni del PMO (Project Management Office)
Il Project Management Office (PMO)
A partire dagli anni Novanta, il Project Management (PM) si è trasformato da una pratica empirica a una disciplina basata sulla conoscenza riconosciuta e accreditata a livello internazionale. Anche la professione e l’importanza del ruolo del Project Manager sono stati ampiamente studiati in letteratura. Il Project Management Office (PMO), in italiano “Ufficio per la gestione dei progetti”, è un concetto relativamente nuovo che nell’ultimo decennio si è imposto fino a caratterizzare la struttura di molte organizzazioni di tutto il mondo. Secondo Peter Morris e Ashley Jamieson, “l’applicazione del concetto di Project Management Office è una tendenza mondiale crescente all’interno delle organizzazioni, che hanno riconosciuto che le loro strategie e le loro iniziative possono essere implementate con successo per mezzo dei progetti”.
L’argomento ha cominciato a ricevere contributi importanti in letteratura a partire dal 2003, quando Kendall & Rollins hanno dato una prima definizione di Project Management Office: “È un centro di intelligence e di coordinamento che consente un collegamento tra gli obiettivi strategici di business e i relativi risultati pratici attraverso la gestione di portafogli organizzativi, programmi e progetti.”
Una seconda definizione è contenuta nel Project Management Body of Knowledge (PMBOK): “Un Project Management Office (PMO) è un’entità o funzione organizzativa a cui sono assegnate varie responsabilità correlate alla gestione centralizzata e coordinata di quei progetti che ricadono sotto la sua area di responsabilità. Il PMO è il supervisore dei processi di Project Management, così come della gestione del programma o della combinazione di programmi e progetti, chiamata gestione del portafoglio”.
Le due definizioni suggeriscono che il PMO è un’entità che può assumere la responsabilità di un numero più o meno ampio di progetti e può quindi rivestire ruoli diversi all’interno delle organizzazioni: dalla fornitura di funzioni di supporto di Project Management (come formazione, sviluppo e utilizzo dei software, definizione di norme e procedure), alla gestione diretta del portafoglio progetti per il raggiungimento degli obiettivi di business, che è la vera realizzazione del Project Management. È possibile delegare a un PMO l’autorità per agire come parte integrale degli stakeholder e come decisore chiave durante l’inizio di ciascun progetto per formulare raccomandazioni, per far terminare i progetti o per far intraprendere altre azioni dettate dalla necessità di mantenere la coerenza con gli obiettivi aziendali. Inoltre, il PMO può essere coinvolto nella selezione, nella gestione e nell’implementazione delle risorse di progetto, siano esse condivise o dedicate.
Il PMO è stato oggetto di numerosi contributi in letteratura e, in seguito alla crescita della sua importanza, è stato applicato a organizzazioni di ogni parte del mondo, nonché a discipline diverse, quali progetti di ingegneria, di tecnologia, del settore dell’aviazione, dell’industria farmaceutica, progetti biologici, sociali, ambientali e così via. A oggi possiamo dire che il PMO si è consolidato nella dimensione geografica, in quella tecnica e anche in quella temporale.
Compiti e funzioni del PMO
Volendo fornire una classificazione generale dei principali compiti che vengono assegnati a un Project Management Office, si possono identificare tre macro-categorie:
- Supporto alla pianificazione strategica nella gestione di alto livello delle organizzazioni, gestione del portafoglio e gestione del programma, compresa la pianificazione, il controllo e il reporting;
- Sviluppo della metodologia, del sistema di reporting, degli strumenti, delle tecniche e dei modelli utilizzati per la gestione dei progetti;
- Orientamento, individuazione delle linee guida, standardizzazione e sostegno all’applicazione delle best practice, degli strumenti, delle tecniche e dei software relativi al Project Management.
Il PMO si occupa quindi di fornire un supporto servendosi degli strumenti più idonei, già standardizzati e validati, delle tecniche e dei software di Project Management, riducendo i problemi dovuti alle incertezze e alla necessità di portare a termine i progetti nel modo più conveniente, rapido ed efficace possibile. Inoltre aiuta ad applicare le metodologie di Project Management dove necessario, fornendo procedure formali di identificazione, raccolta e analisi dei dati, raccolta e distribuzione delle informazioni e di reporting dei risultati. Infine può fornire un orientamento in merito alla gestione di rischio, approvvigionamenti e qualità e relativamente ad altri aspetti inerenti al Project Management, quali la documentazione e la comunicazione. A livello operativo, il PMO può fornire supporto per gestire i diversi progetti dell’organizzazione a sostegno dei processi di Project Management, facilitando il raggiungimento degli obiettivi e di contribuendo al miglioramento continuo e alla diffusione delle conoscenze acquisite.
Alcuni autori in letteratura, hanno classificato le funzioni del PMO, raggruppandole in sei categorie:
- Monitoraggio e controllo delle performance di progetto
- Riportare lo stato del progetto al management superiore
- Monitorare e controllare le performance del progetto
- Implementare e operare un sistema informatico del progetto
- Sviluppare e mantenere uno scoreboard del progetto
- Sviluppo delle competenze e delle metodologie di Project Management
- Sviluppo e implementazione di una metodologia standard
- Promuovere la gestione del progetto all’interno dell’organizzazione
- Sviluppare le competenze del personale, incluso il training
- Fornire mentoring per i manager del progetto
- Fornire un insieme di strumenti senza uno sforzo di standardizzazione
- Multi-project Management
- Coordinare i progetti
- Identificare, selezionare e assegnare priorità ai nuovi progetti
- Gestire uno o più portafogli
- Gestire uno o più programmi
- Allocare risorse tra i progetti
- Gestione Strategica
- Fornire consigli al management di alto livello
- Partecipare nella pianificazione strategica
- Gestire i benefici Monitorare la rete e l’ambiente
- Apprendimento dell’organizzazione
- Monitorare le performance del PM
- Gestire gli archivi della documentazione del progetto
- Condurre i riesami post progetto
- Condurre gli audit del progetto
- Implementare e gestire
- Database di lesson learned
- Implementare e gestire il database dei rischi
- Altre Funzioni
- Eseguire processi specializzati per i manager dei progetti
- Gestire le interfacce dei clienti
- Reclutare, selezionare, valutare e determinare gli stipendi per i manager di progetto.
Questa suddivisione risulta particolarmente esaustiva, in quanto permette di comprendere le diverse componenti che possono animare un Project Management Office: supervisione dei progetti, gestione della conoscenza, supporto alla strategia, gestione del portafoglio, contributo alla cultura organizzativa.
