Che cos’è e a casa serve il reporting in azienda

Il sistema di reporting è lo strumento che serve per comunicare alla direzione, secondo i diversi gradi di responsabilità, le informazioni economico-finanziarie e fisico-tecniche rappresentative della gestione.
Si tratta quindi di una “attività di comunicazione” finalizzata alla produzione di informazioni “just in time” (espressione inglese che significa letteralmente “appena in tempo”) tramite la raccolta e l’elaborazione di dati, a supporto del processo di budgeting e della pianificazione delle strategie.
L’importanza dello strumento è correlata alla sua capacità di valorizzare le informazioni raccolte, classificate, selezionate ed elaborate.

Nell’attività di reporting è necessario ricordare e tenere in considerazione che i destinatari sono soggetti che possiedono proprie semantiche, e che necessitano di importanti informazioni in quanto responsabili specifici dell’andamento aziendale, dal quale si aspettano sempre notizie positive. Per far fronte a esigenze di tale portata è quindi indispensabile confezionare informazioni che siano poi recepite in modo chiaro e corretto per far fronte alle necessità emergenti.

Finalità e funzioni del reporting

Nello sviluppare il sistema di reporting è fondamentale tenere sempre presente la marcia da seguire, ricordando quali sono le finalità principali per le quali viene elaborato il documento. Il compito principale è infatti quello di collaborare con il management aiutandolo sotto diversi punti di vista:

1. di conoscenza, deve saper elaborare conoscenze strutturate e di tipo generale sul contesto aziendale in cui si opera, anche non in relazione con l’ambito di responsabilità. Inoltre, essere in grado di fornire conoscenze generali comuni a tutti i responsabili dei diversi settori attraverso report non standardizzati.
2. di controllo, la documentazione elaborata deve dare informazioni con l’intento di consigliare sulle decisioni da prendere spesso per problemi specifici e dettagliati; elaborare report centrati sulle variabili per le quali i dirigenti sono responsabilizzati; distribuire inoltre conoscenze specifiche all’ambito di azione e responsabilità attraverso report standardizzati.
3. decisionali, per rispondere alle esigenze in questo ambito deve fornire dati che possano essere utili in sede di pianificazione strategica, in relazione diretta con le decisioni da prendere.

Caratteristiche della documentazione

Il sistema di reporting, in quanto attività indispensabile per controllare l’andamento dell’azienda e soprattutto per guidarla giorno dopo giorno lungo il percorso tracciato in fase di pianificazione strategica, deve avere una buona fruibilità a tutti i livelli; deve essere quindi in grado di fornire le informazioni necessarie mediante un’attività di rilevazione e di misurazione dei risultati dell’impresa, sia nel suo complesso, sia nelle sue aree funzionali.
La qualità di un sistema di reporting è direttamente connessa all’adeguatezza degli strumenti informativi che vengono utilizzati e alle metodologie di gestione e di rappresentazione dei dati applicate, tuttavia è consigliabile rispettare alcune caratteristiche fondamentali per produrre una buona e funzionale documentazione, di seguito ne vengono elencate alcune:

1. Affidabilità: sicuramente l’affidabilità deve essere il requisito primario, il sistema di reporting è il punto di riferimento per la gestione di tutte le richieste informative, riferite sia ai dati finanziari-economici che ai dati quantitativi, veicolati all’interno dell’azienda verso il top management, o all’esterno, verso banche, mercati finanziari e organismi di controllo;
2. Misurabilità: le informazioni contenute devono essere precise e sicure, in quanto costituiscono i “pilastri” del modello di controllo e allo stesso tempo devono essere il più oggettive possibili per evitare distorsioni nella loro interpretazione o la messa in discussione delle valutazioni delle performance;
3. Significatività: accanto all’affidabilità dei numeri non devono mancare la semplicità di analisi e di lettura delle informazioni, è buona cosa infatti riportare solo le informazioni utili per decidere evitando dati ridondanti che creano ambiguità e confusione al lettore;
4. Tempestività: la significatività garantisce la possibilità di effettuare valutazioni chiare e tempestive, favorendo la lettura e la gestione dei dati aggiornata in tempi più brevi in caso di cambiamenti strutturali del contesto competitivo in cui si trova l’impresa, di cambiamenti dei processi operativi e dell’organizzazione aziendale o dell’assetto societario.

Tuttavia definire un modello di reporting valido in assoluto per qualsiasi tipologia di azienda è pressoché impossibile. Ogni impresa ha diverse esigenze informative in relazione alle proprie caratteristiche organizzative e di business, al settore in cui opera, al modello di governance che persegue, quindi deve disporre di un modello di reporting personalizzato che sia fatto su misura per sé.