Che cos’è e attività principali della gestione di un progetto

Project Management

Il Project Management viene visto come metodo per gestire le risorse di una o più società per un determinato progetto, tenendo sotto controllo i tempi, i costi ed ovviamente le prestazioni. Ogni funzione in azienda che ha le caratteristiche di progetto, ossia di avere un impulso, dei vincoli, unicità, interfunzionalità ed asincronia, può essere gestito utilizzando le tecniche di Project Management, che ne programmano e controllano il suo ciclo di vita.

Ogni progetto ha bisogno di essere pianificato attentamente dal punto di vista logico strutturale, dei tempi, dei costi e delle risorse, cercando di utilizzare un’organizzazione che ne permetta il regolare svolgimento e assicurando che ci sia un continuo flusso di informazioni, tali da consentire un controllo regolare di ciò che è stato pianificato e, successivamente, in caso di slittamenti, operare delle ri-pianificazioni. Dal punto di vista organizzativo, con l’introduzione di un sistema di Project Management, diventa importante superare i limiti di una struttura tradizionale classica, non adatta ad operare per progetti e introdurre in azienda un’organizzazione formale o informale, che alle responsabilità verticali delle singole funzioni intersechi ortogonalmente le responsabilità orizzontali del progetto, cercando di introdurre una figura che lo coordini e ne abbia le responsabilità.

La figura in questione è il Project Manager, dotata di grandi capacità organizzative, gestionali, di comunicazione e competenze tecniche. Inoltre, è il fulcro della gestione del progetto, colui che definisce le modalità di svolgimento, di organizzazione interna e di pianificazione e controllo. Al Project Manager spetta il compito di scomporre il progetto in insiemi e sottoinsiemi di attività e di arrivare alla definizione delle attività elementari, per le quali vengono definiti i tempi, i costi e le risorse necessarie.

La gestione di un progetto

Per poter attribuire ad un insieme di attività la qualifica di “progetto“, è necessario che posseggano le seguenti caratteristiche:

• essere correlate nell’obiettivo di conseguire un risultato predeterminato,
• essere scadenzate nel tempo,
• essere soggette a vincoli sulle risorse
• dover essere terminate ad una data prestabilita, alla quale viene effettuata la verifica formale del conseguimento del risultato predeterminato.

La gestione, inoltre, non è altro che il lavoro svolto dal gruppo di progetto per assicurarsi che il compito o una serie di attività legate al progetto, vengano svolte con i tempi e i metodi prestabiliti.

La gestione di un progetto comprende alcuni passaggi fondamentali:

1. Definizione: definiamo il lavoro da fare. Si definiscono i requisiti, ciò che è necessario fare, le specifiche, il metodo e le unità di misura
2. Pianificazione: creiamo un piano scritto che descrive quello che faremo
3. Stima: creiamo una previsione di quello che ci vorrà per fare il lavoro
4. Comunicazione: il Project Management presuppone un grande lavoro gomito a gomito con gli altri per creare un piano, per assicurarsi che tutti si impegnino, per migliorare il piano e il modo in cui si lavora, per risolvere i problemi che, via via, emergono. Per svolgere al meglio questo lavoro, occorre sincerarsi che tutti abbiano capito cosa bisogna fare e una buona comunicazione è lo strumento migliore per ottenere questi risultati
5. Monitoraggio: solo confrontando quello che stiamo facendo con quello che abbiamo scritto nel nostro piano potremo assicurarci che il progetto stia proseguendo nel migliore dei modi o apportare le necessarie azioni correttive
6. Misurazioni: per gestire al meglio un progetto occorre misurare quanto stiamo lavorando bene. Le misure si effettueranno sia durante il lavoro che alla fine
7. Reporting: l’attività di reporting continua ci aiuta a specificare esattamente dove siamo col nostro progetto, i progressi che stiamo facendo, il punto dove siamo arrivati e le previsioni di quando si pensa che arriveremo al termine del lavoro
8. Decidere: all’interno delle attività di gestione è posto anche il momento decisionale. Decidiamo cosa fare, annotiamo eventuali modifiche del progetto e ci assicuriamo che le persone portino a compimento il lavoro da fare
9. Sostegno: anche fornire aiuto e supporto ai membri del team di progetto fa parte di un lavoro di Project Management, così come l’attività successiva
10. Coordinamento: lavorare sui dettagli da mettere insieme e sulle singole capacità delle persone è il modo migliore per far funzionare le cose
11. Responsabilità: quando gestiamo un progetto, dobbiamo assumerci la responsabilità del suo successo ma anche quella di un eventuale insuccesso.