Che cos’è e come avviene lo screening dei candidati aziendali

Nel campo delle risorse umane, una volta ricevute N domande di assunzione si deve procedere all’analisi delle stesse, operando quella che viene definita la “selezione sulla carta”.
Se i curriculum sono stati già codificati ed archiviati in un’apposita cella del sistema informativo del personale, o se provengono da una preventiva scelta operata dai consulenti esterni, il lavoro può essere molto veloce e scorrevole. Altrimenti la lettura integrale delle lettere richiede un certo tempo e molta attenzione.

E’ necessario operare un continuo confronto con il profilo professionale e conviene, a questo proposito, effettuare una pratica suddivisione in classi. Nella prima saranno inclusi i curriculum senz’altro interessanti, perché rispondenti in toto al profilo professionale richiesto; nella seconda classe possono essere inserite le candidature interessanti, ma sovradimensionate; una terza classe conterrà quelle che non saranno utilizzate se non ve ne sarà bisogno (bacino di riserva); la quarta classe comprenderà le domande che non rispondono ai requisiti richiesti, mentre in una quinta si potranno raccogliere domande che possono interessare altre selezione del personale in progress o prevedibili a breve termine. Conviene utilizzare delle sigle o codici per riportare, sul curriculum analizzato, ogni tipo di osservazione, ed evidenziare per i candidati da convocare, dati anagrafici e recapito.

A questo punto si esamina il numero dei candidati da convocare in relazione al numero dei posti da ricoprire e alle difficoltà di individuazione dei soggetti idonei. Gli individui sono molto dissimili l’uno dall’altro e tali differenze sono palesemente visibili sia a livello fisico che comportamentale.

E’ stato detto che la variabilità è un sottile accorgimento della natura per rendere più difficili i tentativi dell’uomo di comprendere l’universo. Se così fosse, è certo che il fenomeno diventa ancora più evidente proprio a livello umano dove questa astuzia della natura e le sue conseguenze hanno costituito la base per la psicologia, la scienza del comportamento umano.

Diversi tipi di comportamento sono poi estremamente visibili nel mondo del lavoro dove le cose si complicano maggiormente a causa della molteplicità di mansioni che un individuo potrebbe svolgere. In un mondo ideale obiettivo della selezione del personale sarebbe quello di affidare ad ogni uomo il compito più adatto a lui, alle sue capacità e alle sue esigenze. Ovviamente tale proposito è praticamente irrealizzabile quanto utopistico, tuttavia la selezione aziendale si propone di assegnare ad ogni candidato la funzione che meglio gli compete o piuttosto di cercare per ogni posto di lavoro il soggetto più adatto a svolgerla nel migliore dei modi. Il forte nesso che esiste tra uomo e lavoro, se da un lato facilita il processo di selezione, in quanto è possibile, data una certa mansione da svolgere, ricercare il profilo del candidato più adatto; dall’altro lo rende più vittima di possibili errori umani, essendo impossibile conoscere a priori tutte le caratteristiche del candidato analizzato e tutti gli eventuali comportamenti che egli terrà in certe circostanze lavorative.

Per lo screening, quindi, che è già un momento delicato del processo, il selezionatore esperto si affida alle sue precedenti esperienze aziendali, o a quelle dei concorrenti che ricercano per la stessa categoria professionale in questione. La stima del numero e delle tipologie di soggetti da convocare va effettuata prima di dare inizio alle convocazioni, così come una previsione generale dell’attività di ricerca e selezione del personale dovrebbe essere effettuata alla fine dell’anno per quello successivo.

Ai candidati senz’altro non idonei, vale a dire quelli i cui requisiti sulla carta non rispondono allo standard richiesto, si può rispondere con una breve, gentile e chiara lettera, o e-mail, che si richiama alla selezione in oggetto e/o alla domanda di candidatura spontanea, ringraziando comunque per l’interessamento mostrato verso l’azienda.

La convocazione dei candidati che dichiarano di avere i requisiti richiesti è un momento a cui prestare attenzione perché rappresenta la prima occasione di contatto diretto e finalizzato. Viene attuato per mezzo di lettera, e-mail o telefono, e quest’ultima ipotesi è la più delicata perché la voce di chi convoca è, per il candidato, la voce dell’azienda, e dal tono e dalle parole usate questi inizierà a predisporsi in un modo piuttosto che in un altro. Non dovrebbero essere date informazioni di alcun tipo circa le prove d’esame, se non quelle riguardanti sede, ora di convocazione, eventuale durata approssimativa della prova e tipologia di esame. E’ assolutamente sconsigliabile pronunciare frasi del tipo “si tratta solo di un breve colloquio” o “è un momento per conoscerci”, perché in questo modo si tende a minimizzare o banalizzare le prove stesse.

Diverso è il caso delle prove collettive, nelle quali è buona norma esplicitare che si tratta di un colloquio di gruppo, perché in tali situazioni viene meno il fattore riservatezza dell’esame e i diversi candidati si trovano a dover parlare e agire con altre persone, questo per alcuni potrebbe rappresentare un problema: conoscere a priori la situazione potrebbe aiutare a limitare la tensione durante la selezione.