Che cos’è e come creare il Risk Management Plan di un progetto

Elementi di Project Risk Management

L’analisi e la gestione del rischio (Project Risk Management) è quindi una pratica chiave di gestione del progetto ed ha lo scopo di garantire che il minor numero di sorprese si verifichi mentre il progetto è in corso. Nonostante sia impossibile predire il futuro con certezza, è possibile applicare un processo di gestione del rischio semplice e razionalizzato al fine di prevedere le incertezze e minimizzare il loro verificarsi od il loro impatto. Ciò aumenta la probabilità di completare con successo il progetto e riduce le conseguenze di tali rischi.

I processi di base per la gestione del rischio di progetto sono quindi i seguenti:

• Risk Identification, ovvero l’identificazione dei rischi o delle loro sorgenti;
• Risk Evaluation, ovvero la loro valutazione anche in termini di probabilità ed impatto al fine di stabilire un ordine di priorità tra i rischi identificati;
• Risk Handling, ovvero il processo che identifica, valuta, seleziona ed implementa diverse opzioni al fine di ottenere una soglia accettabile di rischio nel rispetto dei vincoli e degli obiettivi di progetto. In particolare include cosa deve essere fatto, quando, chi ne è il responsabile ed il relativo costo e schedule;
• Risk Controlling, ovvero il continuo reporting e monitoraggio sia dei rischi sia dei loro meccanismi di gestione.

Il reporting in particolare ha una doppia funzione, se nel breve periodo migliora la comunicazione all’interno del progetto, nel lungo periodo invece crea dei precedenti storici che è possibile utilizzare per ottenere in progetti futuri una previsione più accurata di rischi che in passato sono già stati affrontati in progetti simili.

Il Risk Management Plan

L’input primario dei quattro processi chiave è il Risk Management Plan, un documento che descrive come la gestione del rischio viene strutturata ed eseguita all’interno del progetto.

Tale documento include le seguenti informazioni:

• La metodologia, ovvero l’approccio, gli strumenti ed i data-sources che possono essere usati per il risk management.
• I ruoli e le responsabilità: Definisce chi ha il ruolo principale, chi di supporto e chi siano i membri del team di gestione dei rischi per ogni tipo di attività e chiarendone le responsabilità.
• Il Budgeting: Assegna risorse, stima i fondi necessari per l’inclusione della gestione del rischio nella cost performance baseline e stabilisce i protocolli per l’applicazione della riserva di contingenza.
• Il Timing: Definisce quando e quanto spesso il processo di gestione del rischio sarà eseguito durante l’intero ciclo di vita del progetto, stabilisce i protocolli per l’applicazione delle riserve di contingenza relative allo schedule e stabilisce le attività di gestione del rischio da includere nello schedule generale di progetto.
• Le categorie di rischio: Fornisce una struttura di classificazione che garantisce una completa e sistematica identificazione dei rischi a un livello di dettaglio sufficiente. Un’organizzazione può utilizzare un quadro di categorizzazione preparato in precedenza che può assumere la forma di un semplice elenco di categorie o essere strutturato secondo una una Risk Breakdown Structure (RBS). La RBS rappresenta una rappresentazione gerarchicamente organizzata dei rischi identificati del progetto, suddivisi per categorie e sottocategorie che identificano le varie aree e le cause di potenziali rischi.
• Le definizioni di probabilità e impatto che verranno usate durante la Risk Analysis. La qualità e la credibilità del processo di risk analysis infatti richiede che vengano definiti i diversi livelli di probabilità e impatto dei rischi.
• La matrice di Probabilità e impatto: Ai rischi viene data priorità in base alle loro potenziali implicazioni sugli obiettivi del progetto. Un approccio tipico per definire le priorità dei rischi consiste nell’utilizzare una matrice di probabilità e impatto. Le combinazioni specifiche di probabilità e impatto portano a valutare un rischio come “alto”, “moderato” o “basso”, in modo da avere un ordine di importanza corrispondente ai rischi per pianificarne le risposte.
• Le tolleranze degli stakeholder: Le tolleranze delle parti interessate, che si applicano al progetto specifico, possono essere riviste e corrette nella redazione del risk management plan.
• I formati di report: Definisce come i risultati dei processi di gestione del rischio saranno documentati, analizzati e comunicati. Descrive il contenuto e il formato del risk register nonché di ogni altro documento richiesto riguardo il reporting dei rischi.
• Tracking: Documenta in che modo le attività di rischio saranno registrate per il beneficio del progetto attuale, nonché per le esigenze e le lessons learned future, descrive inoltre se e in che modo i processi di gestione del rischio saranno controllati.