Che cos’è e gestione di una commessa in azienda

Che cos’è e gestione di una commessa in azienda

Nell’ambito aziendale, in una fase iniziale si definisce la fattibilità del progetto; in seguito vi è una fase di pianificazione in cui si definiscono i contenuti in senso specifico e dettagliato; a questa segue una fase di esecuzione in cui avvengono lo sviluppo del progetto e la costruzione dell’impianto; infine si arriva all’ultima fase di vita del progetto, la chiusura, che comprende i collaudi finali e l’installazione della macchina.

La bravura del PM (Project Manager) sta, soprattutto, nel gestire nel migliore dei modi la fase della pianificazione, quando non ha ancora tutti gli elementi di conoscenza in campo. Il PM deve riuscire il più possibile ad “influenzare” i risultati del progetto durante il suo ciclo di vita, soprattutto nelle fasi iniziali.

Le sue funzioni nel periodo di realizzazione del progetto sono: DEFINIRE gli obiettivi e le responsabilità, PIANIFICARE ED ORGANIZZARE, CONTROLLARE in modo continuativo quando il progetto stia raggiungendo i suoi obiettivi nei tempi e costi previsti, GUIDARE chi partecipa al progetto a raggiungere gli obiettivi a un livello che incontri o superi le aspettative e infine CONCLUDERE il progetto in modo efficiente ed efficace.

La maggior responsabilità del PM è quella di riuscire a realizzare il progetto nel rispetto di costi, tempi e qualità, rispettando il contratto con il cliente.

Che cos'è e avvio di una commessa in azienda

Competenze e attività del PM

Il Project Manager possiede una serie di competenze che sono tutte determinanti per il successo del progetto: competenze comunicative come ascoltare e persuadere gli interlocutori, competenze organizzative per pianificare e fissare gli obiettivi, competenze di team building come empatia e spirito di gruppo per poter mantenere il morale alto e comprendere meglio le logiche del lavoro di squadra, competenze di leadership e competenze di gestione per potersi imporre quando necessario ma allo stesso tempo pazienza e flessibilità.

Queste competenze sono fondamentali affinché il PM, nel corso del progetto, riesca a svolgere una serie di attività utili a tenere sotto controllo tempistiche, costi e risorse.
La prima attività svolta è il riesame del contratto, per poter programmare la commessa e definire il team di progetto; fatto questo, vengono stabilite le tempistiche e il budget e si procede ad assegnare ai vari reparti le rispettive attività; una volta eseguita la verifica di fattibilità su tempi e costi si può procedere con il kick-off meeting; verranno poi scelti i fornitori e stabilite le date per riunioni di controllo e aggiornamento; infine, quando il progetto sarà in fase di completamento, dovranno essere gestiti i collaudi e dovrà essere realizzato un consuntivo finale per analizzare l’esito della commessa. A lato di queste attività il PM dovrà sempre essere impegnato a mantenere rapporti e contatti con il cliente.

Avvio e gestione della commessa

Una volta che il contratto è stato firmato, la commessa deve avviarsi. Il PM raccoglie contenuti tecnici e operativi per poter sfruttare al meglio le risorse a disposizione. Allo stesso tempo il PM deve elaborare la strategia migliore per congiungere cliente e contraente durante tutto l’arco della commessa.
Il periodo iniziale è infatti fondamentale perché si stabilisce cosa, come, chi e quando bisogna fare e a quale costo.

Una volta che tutte le informazioni sono state raccolte e la precedente fase di start up è conclusa, si può procedere con il kick off meeting: l’obiettivo di questa riunione è quello di informare tempestivamente gli enti interessati alla realizzazione della commessa e di dare le linee guida sulle caratteristiche del nuovo ordine.
Nella prima fase del progetto il PM deve verificare i costi di commessa per avere un’immagine certa dei reali traguardi economici a cui deve puntare. Viene fatto così un preventivo operativo che verrà rivisto più volte durante lo svolgimento della commessa.
Questi costi si possono dividere in indiretti e diretti: i costi diretti sono quelli direttamente allocati o relativi a risorse direttamente coinvolte nel progetto mentre i costi indiretti sono quelli esterni al progetto, relativi ad attività aziendali.

Pubblicato da Vito Lavecchia

Lavecchia Vito Ingegnere Informatico (Politecnico di Bari) Email: [email protected] Sito Web: https://vitolavecchia.altervista.org

Lascia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *