Che cos’è, importanza e processi della Project Communication Management

Che cos’è, importanza e processi della Project Communication Management

Project Communication Management

Negli ultimi anni la gestione della comunicazione nell’ambito dei progetti è diventata sempre più centrale per il raggiungimento degli obiettivi che un team di progetto si pone in quanto la collaborazione è essenziale per il nuovo Project Management.

Con Project Communications Management si intende l’insieme di processi necessari per assicurare una corretta e tempestiva generazione, raccolta, distribuzione, memorizzazione e accesso alle informazioni di progetto.
I Project Manager utilizzano la maggior parte del loro tempo per comunicare con gli altri membri del team e con i diversi stakeholder, sia che questi ultimi siano interni o esterni all’organizzazione aziendale. I processi di comunicazione permettono quindi di creare un ponte tra i diversi attori coinvolti nel progetto, collegando contesti organizzativi e culturali, livelli di esperienza e punti di vista diversi.

Che cos'è, importanza e processi della Project Communication Management

Le attività di gestione della collaborazione non possono prescindere da una corretta supervisione degli aspetti comunicativi, ma al tempo stesso devono tenere in considerazione l’applicazione di strategie e criteri che guidino la cooperazione tra diversi attori ed organizzazioni. Nel corso dello studio viene sottolineato infatti come un’interazione snella ed efficace sia diventata ormai essenziale per il successo di un progetto.

La visione tradizionale del Project Management individua nella pianificazione delle attività lo snodo cruciale per una corretta gestione del progetto. Negli ultimi anni, invece, appare sempre più importante riuscire a controllare, indirizzare e migliorare la comunicazione, la coordinazione e la collaborazione tra i soggetti coinvolti in un processo di sviluppo. Per poter raggiungere gli obiettivi fissati è quindi cruciale identificare una strategia di collaborazione condivisa, in modo da ottimizzare l’interazione dei soggetti coinvolti nello sviluppo.

Processi di Project Communication Management

Nel contesto generale della gestione della comunicazione di progetto possiamo individuare almeno cinque processi principali (Project Management Institute 2008):

  • Identificazione degli stakeholder: è il processo di identificazione di tutte le persone e organizzazioni che operano sul progetto. Consiste nel raccogliere informazioni inerenti obiettivi, grado di coinvolgimento e influenza che ogni soggetto può avere sul successo del progetto. È importante identificare gli stakeholder il prima possibile.
  • Piano di gestione della comunicazione: è il processo con cui vengono identificate le informazioni necessarie a ciascun stakeholder e permette di definire la strategia di comunicazione. La pianificazione va eseguita nelle primissime fasi e deve essere messa a punto con cadenza regolare nel corso di tutto il progetto. I fattori ambientali di contesto e la struttura organizzativa influiscono notevolmente su questa attività.
  • Distribuzione delle informazioni: è il processo con cui le informazioni rilevanti ai fini del progetto vengono rese disponibili in maniera tempestiva agli stakeholder. Coincide di fatto con l’implementazione del piano di gestione della comunicazione. È molto importante saper far fronte a richieste inattese di informazioni.
  • Gestione delle aspettative degli stakeholder: è il processo di comunicazione e di interazione con i soggetti interessati, finalizzato a recepire e a soddisfare le loro esigenze informative. È essenziale in questa fase evitare di assumere pozioni che possano portare ad uno stallo della comunicazione.
  • Report delle performance: è il processo in cui vengono raccolte e distribuite le informazioni inerenti le performance, attraverso report, misura dei miglioramenti e previsioni. Il reporting dovrebbe fornire informazioni su ambito, tempi, costi, qualità e possibili rischi.

Software per la collaborazione di progetto

Esistono numerosi strumenti, informatici e non, per supportare le attività di collaborazione all’interno di un progetto.

Collaborative Project Management Software (C-PMS)

Un Collaborative Project Management Software (C-PMS) è un sistema che permette di ottenere un’efficace collaborazione sui processi e le attività di progetto e consente al tempo stesso di gestire contemporaneamente più progetti. Attraverso una Knowledge Base, per esempio, è possibile conservare le informazioni utilizzate e create da parte delle diverse persone coinvolte nello sviluppo. Un sistema C-PMS permette agli utenti di comunicare sia in maniera sincrona che asincrona: i diversi attori possono così partecipare a riunioni on-line, mandare email e al tempo stesso conservare all’interno del sistema note e messaggi di posta elettronica; essi possono creare e modificare documenti contemporaneamente o in tempi diversi. Ciò impatta positivamente sul tempo necessario per completare il processo di presa visione, modifica e validazione dei documenti, migliorando allo stesso tempo la produttività di ciascun membro del team e del team nel suo complesso.
Attualmente gli strumenti di Project Portfolio Management presenti sul mercato coprono efficacemente soltanto le funzioni più elementari richieste, mentre per coprire tutte le necessità è necessario ricorrere a diversi software.

Collaborative Product Development System (CPDS)

Un Collaborative Product Development System (CPDS) è una piattaforma software che supporta il processo di sviluppo di un progetto attraverso due aspetti fondamentali: distribuzione e collaborazione. Questi due termini enfatizzano aspetti diversi delle funzionalità CPDS, pur essendo strettamente correlati e complementari. Da un punto di vista fisico (distribuzione) il focus è sull’implementazione di un’infrastruttura informatizzata che permetta di connettere dei sistemi di sviluppo geograficamente dispersi; a livello funzionale (collaborazione) l’obiettivo è quello di realizzare un vero e proprio collegamento e coordinamento tra diverse strutture.

Un’efficace struttura di collaborazione necessita di un’attenta progettazione dell’architettura di distribuzione, così da soddisfare i requisiti funzionali (come per esempio condividere diversi e complessi tipi di informazioni), fornire un supporto al team di progetto e integrare un insieme molto eterogeneo di applicativi software.

Pubblicato da Vito Lavecchia

Lavecchia Vito Ingegnere Informatico (Politecnico di Bari) Email: [email protected] Sito Web: https://vitolavecchia.altervista.org

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