Che cos’è, processi e funzionalità di SAP ERP HCM

Che cos’è, processi e funzionalità di SAP ERP HCM

SAP ERP Human Capital Management

SAP ERP HCM è usato per gestire tutti gli aspetti che riguardando l’intero periodo che il collaboratore opera in azienda. Dall’attrarre e assumere i dipendenti, dalla gestione del training e cambio di posizione, alla gestione delle paghe fino alla risoluzione del rapporto di lavoro, la soluzione SAP ERP HCM è una suite unificata legata ai processi di tutto il personale. La strategia usata è simile a quella di SAP ERP, ovvero fornisce una soluzione global che può essere utilizzata dalle aziende di qualsiasi dimensione, presenti in qualunque territorio o settore industriale. In modo simile alle componenti del sistema informativo, SAP ERP HCM è costituito da molte funzioni: esse possono essere implementate insieme o indipendentemente o sequenzialmente l’una rispetto all’altra.

Che cos'è, processi e funzionalità di SAP ERP HCM

Per aumentare le efficienze dei processi HR, esso automatizza quelli che SAP definisce come i tre processi principali:

  1. Workforce Process Management: consiste nel “cuore” delle transazioni che rappresentano le funzioni che vengono implementate per prime nel sistema. Esso include l’amministrazione del personale, la gestione dell’organizzazione, dei benefit, della rilevazione delle presenze e della paga dei dipendenti;
  2. Talent Management: queste funzioni migliorate focalizzate sul singolo individuo spaziano dal recruitment e la gestione delle candidature, alla gestione del training e degli eventi, allo sviluppo del personale e l’amministrazione delle compensation;
  3. Workforce Analytics: fornisce delle opzioni di reporting e analisi associate con HR, rappresentando centinaia di report predefiniti e indicatori di performance.

La figura seguente mostra un dettaglio delle funzioni appena descritte. Questo overlay identifica dove le varie funzioni o componenti di SAP ERP HCM si inseriscono e si integrano con le altre aree del sistema informativo SAP, fornendo funzionalità più ricche in quelle aree.

La mappa della soluzione SAP ERP HCM
La mappa della soluzione SAP ERP HCM

Processi e funzionalità

Workforce Process Management

SAP ERP HCM consente di snellire e integrare i processi fondamentali in materia di Risorse Umane, quali la gestione dei dipendenti, il calcolo della retribuzione, la rilevazione presenze e il legal reporting. Basata su una piattaforma globale personalizzata in modo da garantire conformità alle normative di legge previste per ogni singolo paese specifico, la soluzione consente di standardizzare e consolidare tutti i dati e i processi relativi alle Risorse Umane in un’unica piattaforma, garantendo al contempo la piena conformità alle normative e alle leggi in vigore a livello locale. Con SAP ERP HCM le aziende possono operare con le rispettive lingue, divise, best practice, in totale conformità ai requisiti di legge nelle diverse sedi distribuite in tutti i paesi.
Alle persone viene assegnato un numero sequenziale che viene tipicamente generato dal sistema, ma che può anche essere inserito manualmente. Questo ID della persona diventa il concetto centrale, poiché è intorno a questo che ruotano le informazioni inserite e memorizzate e a cui poi si accede per le fasi di analisi e reporting.

Le caratteristiche e funzioni che supportano il Workforce Process Management comprendono:

  1. Employee Administration (detto anche Personnel Administration): supporta tutti i principali processi correlati alla gestione delle informazioni concernenti il personale e il singolo dipendente. Attraverso un database centralizzato, i dipendenti e il management dispongono di un accesso costante e immediato a informazioni estremamente aggiornate, attendibili e complete, finalizzate a supportare le fasi decisionali in materia HR e di business. Le informazioni correlate all’individuo e alla sua mansione sono memorizzate in diversi record, che vengono chiamati Infotype e vanno a formare la cartella di file personale del collaboratore;
  2. Organizational Management: supporta i processi fondamentali per la gestione e la diffusione di informazioni relative alla struttura organizzativa e alla policy aziendale. Tutte le unità organizzative costituiscono la base della struttura, indipendentemente dal fatto che sia un’azienda, una divisione, una funzione, un dipartimento o un’unità lavorativa. Il livello di dettaglio viene completamente definito dall’utente, in modo da garantire la massima flessibilità. Vengono inoltre definiti ruoli e posizioni per rappresentare i vari tipi di mansioni che esistono all’interno delle organizzazioni;
  3. Global Employee Management: supporta tutti i processi riguardanti la riallocazione del personale a livello internazionale, a partire dalla pianificazione e preparazione di allocazioni all’estero fino alle questioni connesse alla gestione del personale e al calcolo della retribuzione per i dipendenti assegnati a sedi estere;
  4. Benefits Management: supporta numerose possibilità di definizione di piani e adegua automaticamente le offerte di benefit ai singoli dipendenti. Le parti finanziarie dei piani possono inglobare i costi del collaboratore e i vari livelli di copertura offerti dall’azienda, e possono tenere in considerazione anche dei crediti flessibili che la compagnia può offrire. I benefit possono essere raggruppati per le diverse popolazioni o in diversi programmi che il dipendente può scegliere. Le persone si iscrivono ai vari benefit per un periodo che può essere di un anno o può cambiare in base a determinati eventi, come il matrimonio o la nascita di un figlio. L’azienda può anche riferire sulla partecipazione di un dipendente ad un particolare tipo di benefit, interagendo così con i fornitori attraverso interfacce e integrando le funzioni di pagamento di queste terze parti con la componente SAP ERP Financials della Suite;
  5. Time e Attendance: semplifica le strategie di Time Management e fornisce un’adeguata procedura di tracking, verifica, tenuta dei record e analisi dei dati tempo. Permette di conteggiare sia il tempo speso al lavoro che quello fuori. Delle funzionalità apposite creano e assegnano diversi schedule di lavoro ai dipendenti, definendo sia le loro ore lavorative che non, come vacanze, pause pranzo e altri break. I tempi possono essere registrati sia direttamente dal dipendente o da un’altra persona, come la segretaria, in vari modi, in base alle operazioni specifiche dell’azienda. Possono essere considerati i tempi di entrata e uscita dall’azienda, quindi in modo attivo, oppure sulla base delle eccezioni, ovvero vengono riportati soltanto i tempi in cui non si è al lavoro. Il sistema SAP, inoltre, accetta la rilevazione delle presenze interfacciandosi con altri sistemi, come i lettori di badge. A tal proposito esiste un certo numero di partner che fornisce soluzioni simili, in modo tale che i dati possano integrarsi con il sistema HCM. Una volta che i dati sono stati inseriti, essi vengono processati per confrontare le entry con le regole che sono state implementate nel sistema. Questi meccanismi permettono di assicurare che i dipendenti inseriscano timbrature in orari o giorni in cui è permesso;
  6. Payroll e Legal Reporting: gestisce processi retributivi complessi e supporta le normative di legge previste in 50 paesi in tutto il mondo, garantendo la piena conformità ai requisiti di legge vigenti ai fini del reporting. Le funzionalità avanzate gestiscono aspetti quali la divisa nazionale, l’utilizzo di più lingue, i contratti collettivi e il reporting. Vengono creati dei record, per la componente Payroll, sul personale per fornire informazioni sui vari metodi di pagamento, detrazioni e tasse soggette al singolo dipendente. Questi record, insieme alle informazioni presenti sugli altri moduli (Employee Administration, Benefit e Time Management) vengono letti e processati in accordo con le complesse regole e funzioni riguardanti l’elaborazione della paga. I risultati payroll, essendo pienamente integrati con SAP ERP Financials, possono essere trasferiti alle banche, al libro mastro e alle funzioni di contabilità per fornire un processo contabile end-to-end intorno al collaboratore.

Talent Management

SAP ERP HCM migliora tutti i processi strategici di sviluppo del personale, dall’assunzione alla cessazione del rapporto di lavoro, compresi il recruitment, la formazione, il career development e l’employee performance management. Consente di identificare e seguire i collaboratori con le competenze migliori, individuando i sostituti per le posizioni strategiche. Supporta una strategia efficace di Talent Management e permette alle aziende di reperire i talenti migliori e fare leva sulle loro capacità; allinea il personale agli obiettivi aziendali, massimizza l’impatto esercitato dalla formazione, trattiene in azienda i top performer valorizzandoli e promuovendone l’avanzamento.
Molte aziende spesso, però, non implementano questa componente con l’installazione iniziale di SAP ERP HCM, a meno che non stiano sostituendo un’intera piattaforma HRMS, poiché probabilmente richiedono una configurazione e un’impostazione dei processi che vanno oltre i processi standard riguardanti il dipendente.

Le caratteristiche e funzioni di SAP ERP HCM che supportano il Talent Management comprendono:

  1. Recruiting: comprende SAP E-Recruiting, un’applicazione che unisce la tecnologia più all’avanguardia con il know-how delle best practice, consentendo di ottimizzare i processi di recruiting e di sviluppare un sistema estremamente sofisticato di Talent Management. La gestione del candidato è un processo legato alla persona e inizia ancora prima che la persona sia assunta. L’E-Recruitment serve quindi per gestire le posizioni aperte, in modo che il candidato possa essere valutato sulla base dei requisiti richiesti per la mansione, utilizzando strumenti come lo screening e la selezione in maniera sistematica. Una volta che le persone vengono scelte per essere assunte, le informazioni riguardanti il candidato possono integrarsi con le altre funzionalità, come la PA (Personnel Administration);
  2. Career Management: con SAP ERP HCM, i dipendenti sono in grado di gestire aspirazioni e percorsi professionali all’interno della propria carriera attraverso funzioni self-service oppure come risultato di una pianificazione operata in collaborazione con i superiori. La soluzione consente di confrontare i profili dei dipendenti con le posizioni in essere, fornendo il supporto necessario a stabilire eventuali lacune di competenze e correlandole direttamente ai piani di formazione. È inoltre possibile implementare percorsi strutturati di sviluppo della carriera allo scopo di guidare i dipendenti attraverso le diverse fasi professionali della carriera basandosi sulle mansioni che ricoprono all’interno dell’azienda;
  3. Succession Management: consente di identificare e individuare i dipendenti con le potenzialità maggiori e implementare piani di sviluppo atti a garantire che tali collaboratori siano preparati a ricoprire ruoli di leadership in futuro. È inoltre possibile individuare posizioni strategiche e destinare i collaboratori con le potenzialità più adeguate a ricoprire specifiche posizioni vacanti;
  4. Enterprise Learning: SAP ERP HCM comprende SAP Learning Solution, la quale fornisce una piattaforma aziendale completa in grado di gestire e integrare processi di business e di formazione. La soluzione è inoltre in grado di supportare il training basato su e- learning e in aula, nonché la collaborazione sincrona e asincrona;
  5. Employee Performance Management: è possibile integrare gli obiettivi di team e individuali nelle strategie e con gli obiettivi aziendali. È inoltre possibile correlare i documenti di management-by-objective direttamente alle analisi relative alla performance, alle valutazioni e alla gestione della retribuzione. I tool utilizzati ai fini dello sviluppo dei dipendenti consentono di determinare e implementare piani mirati alla carriera e allo sviluppo strettamente correlati alla strategia di core business dell’azienda. È possibile motivare i dipendenti al conseguimento degli obiettivi aziendali, condurre colloqui con i dipendenti, esprimere apprezzamenti e supportare un processo retributivo orientato alla performance;
  6. Compensation Management: semplifica notevolmente l’implementazione di strategie innovative in materia di ricompense, quali la retribuzione basata su performance e quella basata su competenze, i piani retributivi variabili e i programmi di riconoscimento con incentivi a lungo termine. Il livello degli stipendi e la struttura dei salari vengono definiti per identificare il valore interno di ruoli e mansioni all’interno dell’organizzazione. Inoltre è possibile effettuare analisi comparate dei pacchetti retributivi basandosi sui dati retributivi interni ed esterni allo scopo di garantire la propria competitività sul mercato.

Workforce Analytics Reporting

Workforce Analytics fornisce dei tool per eseguire report e analizzare dati sulla forza lavoro, così come funzioni di allineamento e pianificazione strategica. Le varie parti comprendono report standard o ad hoc e valutazioni basate su speciali indicatori. Questi strumenti permettono alle compagnie di sviluppare delle strategie sulla loro forza lavoro, analizzare risultati ed eseguire continui controlli attraverso numerosi report per assicurare un’ottima performance.

SAP fornisce alcuni indicatori importanti come il tempo che occorre per l’assunzione, il turnover dei collaboratori, i retention rate, il progresso verso gli obiettivi aziendali, l’efficienza dei programmi di training e le misure dei programmi di compensation. Uno dei principali benefici di tale componente è che i dati sono sempre aggiornati e fornisce diretta visibilità alla forza lavoro e alle sue operazioni. L’integrazione con le altre parti del pacchetto HCM costituisce un altro importante vantaggio. I processi descritti da SAP ERP HCM sono pianificati e progettati in un modo migliore rispetto ad altri prodotti, grazie all’integrazione con i dati operazionali e finanziari. Inoltre, permettendo l’interazione tra la parte contabile e i risultati di business nelle analisi HR, ciò fornisce una completa trasparenza alle opportunità e alle misurazioni della performance. Piuttosto che sperare di avere l’informazione esatta nel momento esatto in cui è necessario prendere delle decisioni critiche riguardanti il proprio business, la parte Analytics assicura di ottenere l’informazione esatta e di poter rispondere a qualsiasi questione e sfida che possano sopraggiungere.

Workforce Deployment

Oltre alle tre parti principali appena rappresentate, è possibile aggiungere una quarta componente, Workforce Deployment.
Una gestione efficiente ed efficace del personale implica un’allocazione coerente delle persone con le competenze giuste alle posizioni giuste e nel momento giusto. SAP ERP HCM migliora considerevolmente l’efficienza del personale e incrementa la profittabilità, consentendo di creare team di progetto basati su competenze e disponibilità, monitorando e analizzando progressi e risultati conseguiti; questa soluzione impedisce che le risorse siano allocate in eccesso o senza efficacia ai rispettivi progetti.

Le caratteristiche e funzioni di SAP ERP HCM che supportano il Workforce Deployment comprendono:

  1. Project Resource Planning: fornisce un supporto globale per la pianificazione delle risorse di progetto, tra cui l’applicazione per il piano di allocazione del personale, sviluppata in modo specifico per i fornitori di servizi professionali; garantisce che i dipendenti siano assegnati alle mansioni, ai progetti e ai team maggiormente rispondenti alle loro competenze;
  2. Resource e Program Management: si avvale di un modello gestionale che unifica e raggruppa le procedure di project management, il time tracking, i dati finanziari e le informazioni relative alle competenze dei dipendenti. La soluzione include inoltre funzionalità di Resource Management, Project Portfolio Management, Project Execution e Skills Management. Un ulteriore vantaggio risiede nella semplificazione delle procedure di workforce deployment all’interno delle soluzioni SAP, consentendo alle aziende di creare team di progetto basati su competenze e disponibilità dei collaboratori, monitorando lo stato di avanzamento del progetto, i tempi di esecuzione e analizzandone i risultati conseguiti;
  3. Call Center Staffing: supporta le funzionalità di scheduling per call center basate sulle previsioni relative al numero di chiamate e ai piani di turnazione;
  4. Retail Scheduling: supporta le funzionalità destinate all’organizzazione dei piani di turnazione del personale addetto al settore Retail basati sul numero di clienti, sui piani di turnazione e sulle competenze.

Riassumendo, SAP ERP HCM è una soluzione completa, progettata attentamente per eseguire qualsiasi tipologia di processo inerente la materia della gestione delle risorse umane. Esso permette di trasformare le tradizionali funzioni HR in un vasto programma che si occupa del capitale umano. Questo può ottenere miglioramenti nella produttività dei dipendenti, e può impattare i risultati del business assicurando che tutte le persone contribuiscano agli obiettivi aziendali con il proprio potenziale. Specialmente se implementate tutte le sue componenti, le funzioni fornite possono aiutare le Risorse Umane ad apportare valore all’azienda usando i processi di SAP ERP HCM in un programma che integra persone, processi e tecnologia.

Pubblicato da Vito Lavecchia

Lavecchia Vito Ingegnere Informatico (Politecnico di Bari) Email: [email protected] Sito Web: https://vitolavecchia.altervista.org

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