Come conoscere e valutare il successo di un progetto aziendale

Come conoscere e valutare il successo di un progetto aziendale

Competenze e attività del PM

Il Project Manager (PM) possiede una serie di competenze che sono tutte determinanti per il successo del progetto: competenze comunicative come ascoltare e persuadere gli interlocutori, competenze organizzative per pianificare e fissare gli obiettivi, competenze di team building come empatia e spirito di gruppo per poter mantenere il morale alto e comprendere meglio le logiche del lavoro di squadra, competenze di leadership e competenze di gestione per potersi imporre quando necessario ma allo stesso tempo pazienza e flessibilità.

Queste competenze sono fondamentali affinché il PM, nel corso del progetto, riesca a svolgere una serie di attività utili a tenere sotto controllo tempistiche, costi e risorse.
La prima attività svolta è il riesame del contratto, per poter programmare la commessa e definire il team di progetto; fatto questo, vengono stabilite le tempistiche e il budget e si procede ad assegnare ai vari reparti le rispettive attività; una volta eseguita la verifica di fattibilità su tempi e costi si può procedere con il kick-off meeting; verranno poi scelti i fornitori e stabilite le date per riunioni di controllo e aggiornamento; infine, quando il progetto sarà in fase di completamento, dovranno essere gestiti i collaudi e dovrà essere realizzato un consuntivo finale per analizzare l’esito della commessa. A lato di queste attività il PM dovrà sempre essere impegnato a mantenere rapporti e contatti con il cliente.

Come conoscere e valutare il successo di un progetto aziendale

Chiusura del progetto

Durante la fase conclusiva del progetto il PM dovrà organizzare la chiusura dello stesso assicurandosi che siano state rispettate le principali variabili: tempo, costo e qualità.
L’opera realizzata verrà consegnata al cliente in seguito ai collaudi previsti dal contratto e dopo avere avuto la certezza che sia stato versato l’intero importo pattuito da parte del cliente.

Il PM dovrà assicurarsi della consegna del progetto, della sua chiusura e dei feedback del cliente, utili per i progetti futuri.
Questa è la fase dove il PM riscontra la maggior parte dei problemi, in quanto i membri principali che hanno partecipato al progetto sono più vulnerabili a lasciare lo stesso anche a causa dello stress accumulato lungo le varie fasi precedenti. Il PM quindi, deve sviluppare delle capacità di “Project Ending” affinché riesca a controllare in modo efficace i processi finali, anche senza averne l’autorità.

In particolare il momento più difficile da controllare del “close-out” è la fase di consegna e può essere considerata un progetto nel progetto. Difatti il PM, insieme al suo team di progetto e agli addetti predisposti a questa fase, organizza pre-commissioning, commissioning, start-up e test run. Il precommissioning consiste nel verificare la congruenza fra i requisiti tecnici e quanto effettivamente realizzato; il commissioning consiste nella regolazione delle macchine e nella preparazione all’avviamento dell’impianto; lo start-up è il vero e proprio avvio dell’impianto con contestuale inizio del processo produttivo; infine il test run consiste nel verificare, insieme al cliente, le capacità dell’impianto, qualità di prodotto finale e consumi e in generale la conformità dell’impianto con quanto stabilito nel contratto.

Da questo momento in poi parte quella che viene definita “assistenza”. Nella maggior parte dei casi sono i Service Manager che si occupano di questa fase, ma sempre interfacciandosi col Project Manager del progetto di riferimento.

Valutare il successo di un progetto

Una volta concluso il progetto bisogna valutarne il suo successo, definito come il completamento delle attività di progetto entro il periodo di tempo allocato e i costi previsti in bilancio, a un livello di prestazioni appropriato, con l’accettazione da parte del cliente e l’accordo reciproco relativo ai cambiamenti degli obiettivi, senza turbare il flusso di lavoro principale dell’organizzazione e modificare la cultura aziendale.

Raramente i progetti vengono completati rispettando l’obiettivo originale, spesso alcune modifiche degli obiettivi sono inevitabili e possono anche affossare il progetto e il morale di chi ci lavora. Per questo i cambiamenti di obiettivi devono essere minimi e approvati da PM e cliente.

È importante inoltre che i Project Manager gestiscano i loro progetti in base alle linee guida dell’azienda, rispettando procedure, regole e direttive dell’organizzazione. Si rischia altrimenti di far sì che il project manager si consideri come un imprenditore autonomo finalizzato esclusivamente al raggiungimento dei suoi obiettivi, ciò rischia di alterare il flusso di lavoro principale della società.

È infine utile comprendere che concludere un progetto con un successo non significa che la società abbia successo nei tentativi di applicazione del Project Management, la perfezione è definita come un flusso continuo di progetti gestiti con successo: qualsiasi progetto può essere portato a buon fine con l’autorità formale e la forte intromissione dei dirigenti. Per realizzare invece un flusso continuo di successi deve esistere un forte e visibile impegno aziendale nel Project Management.

Pubblicato da Vito Lavecchia

Lavecchia Vito Ingegnere Informatico (Politecnico di Bari) Email: [email protected] Sito Web: https://vitolavecchia.altervista.org

Lascia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *