Come costruire e gestiere il team di progetto in azienda

Come costruire e gestiere il team di progetto in azienda

Costruzione e gestione del team

Un progetto di successo è sempre legato a un project team ben costruito ed equilibrato, in grado di svolgere tutti i compiti relativi alle attività del progetto.
Il project manager (PM) quando sceglie la sua squadra, deve tener conto del fatto che il termine team dovrebbe includere non solo quelli che effettivamente lavorano sul progetto, ma anche coloro che, a un certo punto, saranno direttamente o indirettamente coinvolti in attività relative al progetto. Il suo ruolo di project manager è quello di far lavorare tutti i soggetti interessati al progetto in modo efficiente per raggiungere l’obiettivo fissato.

Alcuni autori ritengono che, per una buona gestione del team di progetto, il project manager deve avere in mente quattro elementi:

  1. corretta progettazione del team di progetto;
  2. motivazione della squadra;
  3. disponibilità ad ascoltare la squadra ed i punti di vista dei suoi membri;
  4. capacità di ottenere rispetto dalla squadra.

Costruire un elenco di tutte le persone coinvolte nel progetto può essere il punto di partenza nella costruzione del team.
L’analisi dei diversi ruoli che le diverse persone assumono nella loro organizzazione potrebbe portare ad un primo gruppo di individui considerato la “base” per la selezione del team di progetto.

L’analisi si svolge su un diagramma che contiene molti nomi e un minimo di informazioni su ciascuna delle persone che si trovano in essa. Questo schema, inoltre, potrebbe aiutare a stabilire rapporti di collaborazione e subordinazione tra queste persone. Questo, però, vale solo per i piccoli team, poiché nei team più numerosi tale diagramma sarebbe troppo articolato e complesso per poter essere rappresentato.
Una soluzione a questo problema potrebbe essere quella di costruire un grafico per ogni insieme di attività lavorative, o anche per ogni sequenza.

Come costruire e gestiere il team di progetto in azienda

Una volta che tutti questi schemi sono disponibili, il manager deve prendere in considerazione anche altre persone che non sono ancora incluse in questa struttura, ma le cui competenze, conoscenze ed esperienze, possono essere necessarie durante il progetto. È spesso un compito per il quale i manager trascorrono più tempo del necessario, il che dimostra quanto sia difficile determinare l’effettiva composizione del team.
In alcuni casi, cercando di non scoraggiare o deludere nessuno, si è soliti includere quasi tutte le persone che vengono alla mente e che si crede possano avere un ruolo nel team. Tale decisione, tuttavia, porta ad inutili carichi di organigrammi, con conseguenze sulla difficoltà nel trovare la persona giusta per un compito specifico.

Per prendere una decisione corretta sulle persone da inserire nel team, un buon metodo di analisi potrebbe essere quello di riuscire a completare l’analisi con degli incontri preliminari, in cui alcune persone si mostreranno più interessate di altre per le attività del progetto.
I manager preferiscono includere nei team persone altamente motivate che hanno competenze medie, piuttosto che soggetti con competenze specifiche, ma che non sono interessati alle attività del progetto.

Si ritiene che un manager non può richiedere ai propri dipendenti di essere motivati, ma può essere creato in azienda un clima motivante.
La motivazione consiste nel collegare i bisogni, le aspirazioni e gli interessi dei membri del team con gli obiettivi di progetto.

Dopo aver stabilito una struttura formale e le modalità con cui la motivazione può essere raggiunta, il gestore dovrà riuscire ad essere un soggetto capace di imporre le proprie idee in un dibattito tra una moltitudine persone e che sia in grado di ascoltare il parere della squadra; deve assumere, quindi, un atteggiamento in grado di creare un comportamento costruttivo, ma lasciando, allo stesso tempo, libertà di azione e di pensiero ai singoli, altrimenti sarà molto difficile che la squadra metta in luce i problemi che si trova a fronteggiare nello svolgere i propri compiti.

A tal proposito, due sono le tecniche che possono essere utilizzate per questo scopo:

  1. formazione di un parere su un particolare processo (il manager tenta di convincere i membri con argomenti che facciano apparire la scelta in questione come l’opzione corretta);
  2. formazione di un’opinione che, con domande ben formulate, porti ad avere delle risposte che guidino i membri del team verso il risultato voluto.

Ovviamente, la seconda tecnica richiede un tempo più lungo, ma, usata correttamente e in combinazione con la prima, può portare ad un rapporto con i membri che generi massimi risultati.
Ci sono però altre condizioni da rispettare, legate, per esempio, alla necessità di coerenza nelle decisioni, al rispetto delle promesse fatte e soprattutto all’accettazione delle critiche da parte del team.

Pubblicato da Vito Lavecchia

Lavecchia Vito Ingegnere Informatico (Politecnico di Bari) Email: [email protected] Sito Web: https://vitolavecchia.altervista.org

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