Cosa sono e differenza tra sistema PMIS e MIS in azienda
Sistema informativo di project management (PMIS)
Un sistema informativo di project management (PMIS, Project Management Information System) è un sistema automatizzato per creare rapidamente, organizzare e semplificare i processi di gestione del progetto. Nella parte di sviluppo di un progetto, il sistema informativo di project management è utilizzato per aiutare il team di gestione del progetto per creare la programmazione, le stime e le valutazioni dei rischi e raccogliere feedback dagli stakeholder.
Negli ultimi anni, i sistemi informativi per il project management sono cambiati notevolmente a causa l’incremento della diversità della tipologia di progetti e della loro complessità. Prima si focalizzavamo esclusivamente sulla gestione della programmazione e delle risorse, attualmente sono dei sistemi che supportano l’intero ciclo di vita del progetto e del portfolio dei progetti.
Un sistema informativo di project management è in genere un sistema informatico che supporta un project manager nello sviluppo del progetto; si tratta quindi di uno strumento, e non una sostituzione della figura del project manager. Infatti, esso può effettuare delle programmazioni, calcolare costi, ma non può sostituire il giudizio esperto di un project manager. L’obiettivo di un PMIS è di automatizzare, organizzare e fornire il controllo di processi di gestione del progetto. Un tipico sistema software offre strumenti di creazione WBS, funzioni di calendario, abilità di pianificazione, strumenti di autorizzazione del lavoro, grafici di controllo qualità, grafici PERT, diagrammi di Gantt e altre caratteristiche grafiche, calcoli per il percorso critico, tracciamento e livellamento delle risorse e funzionalità di reporting.
I sistemi di gestione dei progetti devono avere determinate caratteristiche per poter fornire un contributo significativo al raggiungimento degli obiettivi del progetto, e quindi di poter avere un impatto in termini di budget, programma e specifiche del progetto. Un adeguato sistema di gestione del progetto deve essere sufficientemente sofisticato, sottoposto a manutenzione e produrre informazioni di qualità sufficiente. La competenza chiave dei sistemi IT (Information Technology) sono le seguenti: esecuzione rapida dei dati, calcoli numerici rapidi e precisi, veloce comunicazione, collaborazione tra organizzazioni, archiviazione di grandi quantità di dati, facile accesso ai dati, comprensione semplice di elevate quantità di dati, questo per poter aumentare l’efficienza e l’efficacia delle persone che lavorano in paesi diversi e permettere l’automatizzazione dei processi aziendali e dei processi manuali.
Infine, bisogna dire che molte aziende usano software base come Microsoft Word ed Excel per svolgere molte funzioni di gestione del progetto, compresa la determinazione dell’ambito del progetto, tempo e costi, assegnazione di risorse e preparazione della documentazione di progetto. Le aziende tendono ad impiegare questi software perché conoscono le loro funzionalità, tuttavia ci sono centinaia di strumenti software di gestione dei progetti che forniscono specifiche funzionalità per la gestione dei progetti. Quali ad esempio Microsoft Project, che permette di gestire le risorse, programmare e gestire le attività di progetto e creare in automatico il diagramma di Gantt.
Management Information System (MIS)
Un management information system (MIS) è un sistema integrato utente-macchina che ha lo scopo di fornire informazioni al supporto di operazioni di gestione e al processo decisionale di un’organizzazione aziendale. Il sistema impiega hardware, software, database, procedure manuali, modelli di analisi e pianificazione, controllo, processi decisionali. I MIS sono sistemi informativi progettati per fornire ai manager le informazioni che necessitano per il monitoraggio ed il controllo dei processi aziendali e di anticipare le future performance. Offerte in tempo reale queste informazioni sono di particolare importanza per i top level manager sia per prendere decisioni sia per esercitare un adeguato controllo dell’organizzazione aziendale.
Gli obiettivi di un MIS possono essere esemplificati nei seguenti punti:
- facile accesso alle informazioni;
- informare i manager circa le attività e i processi all’interno dell’organizzazione aziendale e le sue interazioni con l’ambiente esterno;
- monitorare le performance dell’azienda e sottolineare gli aspetti che possono causare potenziali problemi e situazioni di crisi.
Un sistema informativo di gestione è un termine ampio che comprende molti sistemi specializzati. I principali tipi di sistemi includono:
- Executive Information System (EIS);
- Marketing Information System (MIS);
- Sistema di gestione delle relazioni con i clienti (CRM);
- Sales Force Automation System (SFA);
- Transaction Processing System (TPS);
- Sistema di contabilità finanziaria (FAS);
- Sistema di gestione delle risorse umane (HRMS);
- Supply Chain Management System (SCM).
A differenza dei tradizionali MIS, i moderni sistemi sono disegnati appositamente per le necessità dei top manager, forniscono report consolidati e dati su problemi concreti, forniscono strumenti di analisi online, mostrano informazioni basate sia su dati interni sia su quelli esterni all’organizzazione, le informazioni sono rappresentate specialmente in forma grafica. Ma la loro implementazione in azienda può causare alcuni problemi, dovuti alla mancanza di coinvolgimento dei manager nella fase di implementazione, ad un’inadeguata attenzione alle possibilità che un MIS può offrire o ad una sbagliata valutazione da parte degli informatici delle informazioni richieste dai manager.
