Cosa sono e quali sono i livelli di collaborazione
Livelli di collaborazione
Così come numerosi sono i programmi informatici a disposizione dei team di progetto, tante sono anche le classificazioni e le nomenclature proposte in letteratura per definire i vari gradi di collaborazione.
I livelli più bassi della comunicazione si focalizzano principalmente sulla condivisione delle informazioni; questo è importante, ma non sufficiente.
I membri di un team che si trovano in luoghi diversi necessitano di poter svolgere le attività di propria competenza in funzione del lavoro degli altri. La cooperazione tra le persone coinvolte è quindi essenziale ai fini della buona riuscita del progetto.
Quest’interazione comprende la negoziazione degli obiettivi, l’allocazione delle risorse, lo scheduling delle attività, la possibilità di lavorare contemporaneamente ad uno stesso documento o task.
Senza un reale supporto alla comunicazione diventa molto difficile raggiungere gli obiettivi prefissati e aumentano i rischi di errori e fraintendimenti.
Alcuni autori in letteratura propongono per le diverse piattaforme presenti sul mercato una classificazione gerarchica basata su cinque livelli:
- Livello Communicative;
- Livello Collective;
- Livello Cooperative;
- Livello Coordinative;
- Livello Concerted.
A ciascuno di questi livelli vengono associate delle applicazioni (cioè degli strumenti operativi), una serie di processi, alcune attività e una descrizione dell’effort che queste ultime genereranno.
Il livello che crea più valore per il Project Management è il quinto livello, il livello concerted.
I programmi che operano a livello communicative possono essere di tipo web-based (quindi leggeri e immediati da utilizzare), possono permettere di implementare ad esempio un repository centralizzato per la conservazione dei vari file. In questo modo ogni persona coinvolta nel progetto può accedere alle informazioni e ai documenti in qualunque momento e da qualsiasi luogo. Questo genere di strumenti è valido per condividere dati e conoscenza, ma non supporta fino in fondo l’interazione tra i diversi membri del team, fondamentale per il raggiungimento degli obiettivi prefissati.
A livello collective si posizionano i software che consentono di archiviare informazioni sullo stato delle attività, sulla timeline e di tenere traccia dell’utilizzo delle risorse. I manager del team possono quindi monitorare, attraverso questi strumenti, il lavoro delle altre persone. Nei programmi a livello collective l’integrazione del lavoro tra i diversi attori è minima anche se superiore rispetto al livello communicative.
I programmi a livello coordinative permettono agli utenti di creare, condividere e modificare la documentazione, controllare i calendari con gli impegni di ogni membro del team e monitorare i vari task. Essi consentono a persone diverse di modificare uno stesso file in maniera sequenziale. Questi software offrono tutte le funzionalità dei software di livello collective, con in più la possibilità di gestire calendari e agende, incontri, net meeting e forum di discussione.
A livello concerted si posizionano infine i programmi che permettono di partecipare parallelamente al co-authoring di un documento e che supportano i processi decisionali e di problem solving in maniera sincrona ed asincrona.
Queste classificazioni permettono quindi di capire e contestualizzare meglio quale sia il campo di interesse del Project Communication Management.
