Cos’è, a cosa serve e dove si applica lo studio di fattibilità in azienda

Definizione dello studio di fattibilità

Lo studio di fattibilità rappresenta in generale un documento che raccoglie l’insieme delle informazioni giudicate, nei vari contesti, sufficiente per decidere consapevolmente sull’investimento e per attivare i passi realizzativi veri e propri.
Le caratteristiche essenziali di questo documento, simili in contesti anche molto diversi tra loro, rispondono alle necessità di esplicitare obiettivi, ambito e attori del progetto, benefici attesi, caratteristiche della soluzione ed in particolare dei sistemi informatici e degli altri prodotti previsti, stima dell’impegno e dei costi, definizione dei tempi di realizzazione e delle modalità operative.

La necessità di effettuare uno studio di fattibilità nasce quindi dal fatto che si è individuato un possibile progetto, che per dimensione economica, complessità dell’intervento, incertezza sui requisiti e scelte da compiere sulle possibili alternative richiede un approfondimento prima di avviarne la realizzazione, pena la possibilità di avviare un progetto ad alto rischio di insuccesso.
Lo studio di fattibilità quindi nasce sempre in presenza di una “idea progettuale” già esistente che comprende gli elementi essenziali dell’individuazione del problema e dell’area di intervento, le principali linee di intervento previste, una definizione preliminare del progetto.
Il compito dello studio di fattibilità è non è quindi quello di individuare le esigenze di fondo che stanno all’origine del progetto ma di dare concretezza al progetto stesso, fornendo tutti gli elementi per l’avvio della fase realizzativa.

Attraverso lo studio di fattibilità quindi si dà sostanza all’ipotesi che si intende realizzare e se ne cominciano a definire contenuti, servizi da erogare, componenti: si descrivono e si iniziano a valutare i benefici attesi, si individuano gli impegni necessari alla realizzazione e i relativi costi, si evidenziano e valutano i rischi che ci si accinge ad affrontare, definendo nel contempo le modalità di realizzazione e di controllo del progetto che consentiranno di ridurli. Si accumula così la conoscenza del problema e si creano le premesse per arrivare ad una decisione ragionata sull’investimento e per avviare concretamente il processo realizzativo.
In altre parole dunque lo studio di fattibilità diminuisce l’incertezza del progetto e fornisce i primi strumenti per governare la complessità. Il risultato è un sostanziale abbattimento dei rischi collegati che opera positivamente sia sulla qualità del singolo progetto che sull’insieme del programma si informatizzazione.

Obiettivi dello studio di fattibilità

L’obiettivo fondamentale dello studio di fattibilità, come si è detto, è quello di fornire ai centri di responsabilità l’insieme delle informazioni necessarie alle decisioni. Queste informazioni riguardano essenzialmente la fattibilità tecnica e organizzativa, i benefici, i costi, i rischi, le scadenze temporali. Lo studio di fattibilità deve quindi:

1. rendere esplicite le condizioni che rendono conveniente l’effettuazione di progetti per la realizzazione di sistemi informativi automatizzati e l’erogazione di servizi informatici. In particolare è fondamentale definire esattamente i benefici attesi dal progetto e chiarire come ed in quale misura essi contribuiscano al raggiungimento degli obiettivi di miglioramento dell’organizzazione. Nello stesso tempo occorre stimare i costi di impianto e di esercizio, individuare e valutare i rischi del progetto e correlare tutti questi elementi;
2. dare concretezza all’ipotesi progettuale, delineando il processo di passaggio dallo stato iniziale allo stato finale corrispondente alle attese. In particolare è fondamentale verificare l’esistenza di una adeguata soluzione tecnico-organizzativa situata all’interno dei vincoli economici e temporali dati, anche attraverso il confronto tra soluzioni diverse e la scelta tra di esse sulla base di criteri esplicitati e predefiniti, nonché fornire elementi oggettivi per la definizione dell’eventuale ricorso al mercato ed alle sue modalità.

E’ evidente che per raggiungere tutti gli obiettivi citati è necessario disporre di un primo livello di descrizione del progetto previsto. Ne consegue che lo studio di fattibilità deve necessariamente comprendere l’elaborazione del progetto di massima.

Applicabilità dello studio di fattibilità

Se la necessità di definire i progetti e di formalizzare questa definizione in documenti descrittivi vale per tutti i progetti di informatizzazione, tuttavia la realizzazione di un vero e proprio studio di fattibilità, che inevitabilmente implica impegno di risorse e di tempo, viene in genere prevista solo per progetti significativi, per i quali quindi impegni e rischi sono maggiori: non si giustifica pertanto la produzione di un documento formale di studio di fattibilità per progetti semplici e di limitate dimensioni.

In ogni organizzazione esistono in genere regole specifiche che indicano i casi in cui è importante o addirittura obbligatorio produrre un vero e proprio studio di fattibilità, dando concretezza a quel concetto di “significatività” che inevitabilmente risente delle notevoli differenze di contesto organizzativo e operativo delle varie organizzazioni. Non esistono pertanto formule atte ad individuare universalmente i progetti “significativi”, ma è naturale che quasi ovunque i parametri chiave considerati riguardino l’impatto sui processi di servizio e l’impegno economico del progetto.