Definizione, ambito e campi di applicazione del Project Management

Definizione, ambito e campi di applicazione del Project Management

Project Management

Il Project Management è un sistema gestionale orientato ai risultati. Può essere definito come “gestione complessa di un’impresa unica e di durata determinata, rivolta al raggiungimento di un obiettivo chiaro e predefinito mediante un processo continuo di pianificazione e controllo di risorse differenziate e con vincoli interdipendenti di costi-tempi-qualità”.

Inoltre, il termine “progetto” è qui inteso nell’accezione anglosassone del termine, intendendo qualcosa di completo da portare a termine. È importante non confondere la parola progetto con il significato italiano del termine, in inglese tradotto come “design”. Con il termine di “progetto” si intende non solo l’attività di progettazione dell’opera, ovvero il design, ma anche l’insieme di tutte le attività che conducono alla realizzazione dell’opera: la concezione originaria, lo studio di fattibilità, la progettazione integrata, la costruzione, la messa in opera e la successiva gestione e manutenzione.

Definizione, ambito e campi di applicazione del Project Management

Il ruolo del Project Manager

I progetti, così come i programmi, ossia un insieme di progetti correlati tra loro al fine di raggiungere insieme uno o più obiettivi strategici, ed i portafogli di progetto, ovvero l’insieme di progetti e programmi che un’organizzazione gestisce in un periodo di tempo correlato al piano strategico aziendale, hanno una notevole importanza in tutte le organizzazioni, sia nelle industrie private che nella pubblica amministrazione. I progetti sono infatti gli elementi attraverso cui le imprese ottengono la maggior parte dei loro profitti, mentre la capacità di realizzazione di progetti da parte della pubblica amministrazione comporta importanti sviluppi e miglioramenti nella scuola, nella sanità, nei trasporti e in molti altri settori di interesse comunitario.
Vista l’importanza rivestita dai progetti in campo pubblico e privato e considerata la loro crescente complessità, risulta sempre più importante l’assunzione di una figura professionale che sia responsabile del successo dei progetti, nel rispetto dei tempi, costi e qualità previsti.
Il ruolo del Project Manager è quindi quello di gestire e controllare le risorse disponibili affinché una determinata attività sia svolta entro i vincoli di progetto, cioè nel rispetto di tempi, costi e prestazioni prestabilite. Nel caso di progetti su commissione, ai vincoli di progetto si aggiunge il vincolo di una buona relazione con il cliente, fondamentale per consolidare e sviluppare la fiducia del proprio operato nel mercato.

In quanto direttore del progetto e responsabile del raggiungimento dei suoi stessi obiettivi, il Project Manager dirige il progetto per tutto lo sviluppo del suo ciclo di vita, intervenendo nella definizione della programmazione degli obiettivi, nella fase esecuzione e controllo e durante tutte le successive iterazioni fino alla chiusura del progetto. Sarebbe quindi opportuno che il Project Management venisse nominato già nelle primissime fasi del progetto, in modo che possa essere presente dall’inizio alla fine del suo sviluppo. In edilizia, però, capita spesso che il Project Manager si trovi ad operare con parti del progetto architettonico già eseguite o a progettazione già ultimata, nel momento in cui risulta necessario iniziare le attività di appalto e assegnazione lavori.
Il Project Manager è il responsabile della gestione delle relazioni con gli stakeholders, quali clienti, fornitori, azionisti, collaboratori, residenti di aree limitrofe, istituzioni statali relative all’amministrazione locale. Il suo compito è quello di riuscire a mediare tra gli obiettivi dei singoli senza però perdere di vista l’obiettivo primario ovvero la realizzazione dell’opera. Il Project Manager diventa arbitro, giusto ed ascoltato, dello sviluppo del progetto, avendo come obiettivo non quello di tutelare un interesse specifico, ma quello di ricercare un equilibrio tra le richieste di tutti gli attori, facendo il possibile per soddisfarle.

Il Project Manager, come un direttore d’orchestra o un allenatore di una squadra di calcio, ha il compito di creare un gruppo di lavoro motivato ed affiatato, in cui tutti siano nella condizione di poter svolgere al meglio il proprio ruolo. A tal fine, deve condividere gli obiettivi da raggiungere con la squadra di lavoro, coordinando le risorse umane, fornendo loro la motivazione necessaria, seguendone il lavoro e dando loro feed-back su quanto svolto.

Le competenze specifiche del Project Manager sono riconducibili all’area tecnico-specialistica del settore, all’area gestionale per la conoscenza aziendale e degli strumenti di Project Management, e all’area relazionale, per il lavoro di team ed i rapporti interpersonali, per i problemi legati alla leadership, alla delega e alla negoziazione. Nello svolgimento del suo compito, il Project Manager deve dimostrare di saper:

  • comunicare: durante il progetto, il Project Manager dovrà da un lato gestire la comunicazione con il team di progetto, comunicando alla squadra cosa fare per raggiungere gli obiettivi e ascoltando i diversi collaboratori, dall’altro gestire le comunicazioni esterne, scrivendo relazioni, rapporti e mantenendo i contatti attraverso la posta elettronica;
  • motivare: il Project Manager deve saper motivare le persone che lavorano insieme a lui, creando il giusto spirito di squadra, riconoscendo la paternità del lavoro svolto dai singoli, facendo crescere le individualità di valore all’interno del team e trasmettendo al gruppo di lavoro l’idea che gli interessi dei singoli, inevitabilmente diversi, possono essere raggiunti solo attraverso il raggiungimento dell’obiettivo finale;
  • delegare: nonostante sia spesso difficile per un leader, dotato di elevata autostima ed abituato ad avere tutto sotto controllo, la cessione di una responsabilità o di un potere ad un’persona è un’azione inevitabile da parte del Project Manager che potrà concentrarsi sui suoi compiti diretti;
  • negoziare: la negoziazione consiste nel colloquiare con una controparte al fine di raggiungere una soluzione reciprocamente soddisfacente in merito alla problematica analizzata e, seppur sia spesso legata alle attitudini personali del singolo, può essere appresa, conoscendone i punti che ne caratterizzano il percorso;
  • governare: tra i principali compiti del Project Manager vi è quello di saper governare, gestire e motivare le risorse umane coinvolte nel progetto ma, affinché ciò avvenga efficacemente, è necessario che la squadra sia consapevole dell’importanza che il direttore di progetto ricopre.

Ambito e campi di applicazione

Le tecniche di Project Management sono prevalentemente usate per gestire progetti più o meno complessi, per la realizzazione, ad esempio, di grandi opere civili ed industriali, stabilimenti “chiavi in mano”, grandi sistemi urbanistici, servizi, installazione di macchinari, sistemi di trasporto; la sfera di azione del Project Management si è estesa negli anni anche ad altri ambiti, di grande rilevanza economica in particolare nei settori aerospaziale, agricolo, bancario, delle telecomunicazioni, informatico e del risparmio energetico.
Seppur tradizionalmente utilizzato nel campo dell’ingegneria civile e industriale e per la difesa, il Project Management sta estendendosi anche alle aziende che lavorano su produzioni di serie e a quelle dei servizi, trovando sempre più spazio in contesti caratterizzati da un alto tasso di innovazione, incertezza dei risultati e grande complessità tecnica e organizzativa. Le aziende operano infatti in un mercato in continua e rapida crescita ed evoluzione, caratterizzato da sempre più determinanti innovazioni tecnologiche, rapidi cambiamenti nelle esigenze dei consumatori ed elevato tasso di competitività.

Se da un lato l’internazionalizzazione di molte industrie e del mercato impone alle aziende di sviluppare la capacità di gestire grossi e difficili progetti attraverso l’adozione di figure il cui obiettivo è quello di portarlo con successo a compimento, dall’altro il mercato sempre più competitivo comporta la necessità di cambiamento nelle aziende. La figura del Project Manager è infatti chiamata ad intervenire per gestire:

  • progetti di cambiamento strategico, per proporre, ad esempio, nuove o diverse soluzioni di prodotto sul mercato;
  • progetti di cambiamento organizzativo, nel caso in cui un’azienda voglia intraprendere un cambiamento in termini di organizzazione della struttura organizzativa interna;
  • progetti di innovazione tecnologica, nei casi in cui l’impresa voglia inserire al suo interno nuovi
    sistemi tecnologici o informatici.

La grande varietà dei campi di applicazione è illustrata dai molti gruppi d’interesse (SIG, specific interest groups) tutti collegati al PMI (Project Management Institute).

Le metodologie e le tecniche di Project Management sono fondamentalmente le stesse in tutti i settori applicativi, per quanto siano diversi i risultati e gli obiettivi che consentano di raggiungere. I principi del Project Management hanno infatti validità universale, risultando appropriati a tutti i settori applicativi, seppur con significative varianti tra i diversi settori ed i diversi contesti culturali nei quali i progetti vengono sviluppati, per quanto riguarda la pianificazione e l’esecuzione.

Pubblicato da Vito Lavecchia

Lavecchia Vito Ingegnere Informatico (Politecnico di Bari) Email: [email protected] Sito Web: https://vitolavecchia.altervista.org

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