Definizione, caratteristiche e gestione delle Project board virtuali

Virtual Visual Planning

Il Visual Planning “fisico” o Project board fisici, ovvero basato su project board cartacei, presenta anche alcune criticità come, per esempio, la necessità di trovarsi nella stessa sede aziendale in cui è presente il cartellone al fine di poterlo consultare oppure l’uso di numerosi post-it che rischiano di cadere ed essere persi. I membri del team, inoltre, dedicano buona parte del tempo per operazioni a non valore aggiunto, come telefonate per richiesta di chiarimenti e ricerca di documenti sparsi fra centinaia di mail. Infatti le informazioni e i vari file vengono condivisi solo attraverso un numero esagerato di mail, dove il sapere è sepolto al loro interno e non è fruibile da persone diverse dal mittente e il destinatario, impedendo ad altri di beneficiarne. Il tutto si traduce in una serie di ritardi e troppo tempo speso per inutili operazioni di routine, come ricercare gli ultimi aggiornamenti, comunicare eventuali cambiamenti nella schedulazione delle attività ai colleghi e ricordare le scadenze.

Project board virtuali

Per superare questi problemi, hanno preso piede anche in ambito lavorativo numerosi sistemi che si avvalgono dell’uso del web ovvero le Project board virtuale o in italiano lavagne di progetto virtuali. Questi sono innovativi strumenti, di tipo social, che hanno l’obiettivo di migliorare la collaborazione dei team di progetto, i cui membri sono distanti tra loro anche di migliaia di chilometri, a causa di postazioni di lavoro molto distanti fra loro, e sono coinvolti nello sviluppo di più prodotti contemporaneamente. L’approccio “virtuale” nel contesto della collaborazione nella gestione dei progetti, ha come scopo quello di contribuire all’apprendimento delle persone, permettere la condivisione della conoscenza e del sapere intrinseco fra i diversi individui e la possibilità di interagire e di creare informazioni.

Questi software sono online e, dopo essersi registrati, vi si accede via browser o tramite un’applicazione per smartphone. Non è richiesta quindi nessuna installazione su locale e l’accesso può essere eseguito da qualunque dispositivo connesso ad internet in qualsiasi parte del mondo mediante il proprio account. Sono strumenti di tipo social che permettono la comunicazione mediante l’uso di bacheche virtuali dedicate alle conversazioni tra i membri del team di lavoro. È infatti possibile confrontarsi e chiedere chiarimenti ad altri colleghi, all’interno del post-it virtuale della singola attività, menzionandoli mediante tag. Ai membri interpellati appare una notifica nella propria board personale, e possono così rispondere immediatamente ed essere aggiornati in tempo reale riguardo qualsiasi novità.
Generalmente questi strumenti offrono la possibilità di creare una lista di attività o di task mediante cartellini virtuali e di pianificare le varie scadenze, definendo le milestone di progetto ad esse collegate. Le singole attività possono essere anche suddivise in più subtask da completare, e per ognuna, sia task che subtask, c’è uno spazio dedicato alla descrizione del lavoro da svolgere. In questi cartellini virtuali è possibile anche allegare documenti che possono essere visionati e modificati direttamente sulla piattaforma o scaricati sul proprio pc. Ciò favorisce la chiarezza e diminuisce il rischio di perdere i vari file fra le varie mail scambiate tra i membri del team.

Una volta pianificate le varie attività, queste possono essere visualizzate mediante project board time-based o workflow-based, a seconda del software utilizzato e delle preferenze ed esigenze del singolo utente. Inoltre, se disponibile dal sistema o dalle varie implementazioni possibili, si genera in automatico un diagramma Gantt dove l’orizzonte temporale è facilmente gestibile e modificabile: i task possono essere direttamente aggiornati e collegati tra di loro secondo una logica di dipendenza, in modo tale che se un’attività è in ritardo o viene prolungata, quelle a valle di essa si sposteranno di conseguenza in automatico. Lo storico di ogni cambiamento e modifica viene registrato, permettendo in questo modo un miglior controllo ed una più semplice futura analisi.

Questi software, inoltre, permettono di assegnare i vari task ad una o più persone. Di conseguenza è possibile monitorare il carico di lavoro per ogni utente e, se necessario, riassegnare le attività o ripianificarle in base alle esigenze di progetto.
Ad aiutare il monitoraggio delle attività in corso vi sono dashboard personalizzabili, dei cruscotti che permettono di avere sott’occhio lo stato del progetto e gli aspetti sensibili della progettazione in un’unica schermata. Questi sono, per esempio, grafici in cui viene riassunto l’andamento del progetto riportando le attività pianificate e al tempo stesso le attività completate dell’intero progetto per confrontare quanto si è pianificato con ciò che si è realmente realizzato; la lista delle attività da svolgere a breve e nei giorni seguenti; notifiche riguardo aggiornamenti o menzioni in un post.

Durante l’avanzamento del progetto, questi software di project management permettono la creazione di report, in automatico, riguardo sia la gestione delle risorse che delle attività. A progetto ultimato, invece, è possibile archiviare tutto lo storico delle attività, della loro schedulazione, dei file allegati e delle conversazioni tra i membri direttamente sulla piattaforma, permettendo un rapido acceso futuro. Al tempo stesso è possibile generare report finali, come la lista delle attività che sono state completate in ritardo, per una futura analisi e soprattutto per evitare il ripetersi di certi errori.
L’approccio virtuale alla gestione dei progetti di sviluppo nuovo prodotto ha come obiettivo principale quello di accelerare il processo decisionale grazie ad una condivisione delle informazioni velocizzata, in tempo reale, senza però rinunciare ad una precisa schedulazione delle attività e ad una razionale ripartizione delle risorse in funzione del reale tempo a disposizione. Questi software aiutano le aziende ad abbattere le distanze e le barriere, aumentare l’efficienza e la produttività dei project manager e dei loro team, determinando nuovi vantaggi competitivi, una riduzione del time to market e un più rapido ritorno sugli investimenti.

In questo articolo, si è sottolineato come il Virtual Visual Planning permetta di risolvere alcuni problemi dell’approccio fisico alla gestione dei progetti, come la necessità di trovarsi nello stesso stabilimento in cui è presente il project board del progetto, problema superato mediante l’uso del web che permette di accedere ai cartelloni e post-it in qualsiasi parte del mondo mediante internet e il proprio account. Al tempo stesso, però, la gestione virtuale presenta altre criticità. Una fra tutte la diminuzione delle conversazioni face-to-face tra i membri del team. Il web e gli strumenti social, infatti, non potranno mai sostituire le discussioni e lo scambio di opinioni di persona. Per cui, la pianificazione e la gestione di progetti complessi mediante l’uso esclusivo di software non può risultare vantaggiosa e migliore. L’uso di piattaforme virtuali deve essere un aiuto e un affiancamento alla gestione dei progetti, non l’unico e solo metodo poiché si andrebbe a perdere i benefici degli stand-up meeting nella comunicazione e nella rapida risoluzione di problemi. È dunque fondamentale non rinunciare all’importante componente relazionale del Visual Planning, mediante le riunioni e gli incontri di avanzamento, con l’uso di computer e proiettore al posto dei cartelloni fisici ed in videochiamata con i membri del team che si trovano in un altro stabilimento.