Definizione e come creare l’organigramma in azienda

Che cos’è l’organigramma

L’organigramma è un sistema di simboli convenzionali con cui si rappresenta la struttura organizzativa. In esso, l’insieme delle U.O. e delle principali relazioni che le legano (gerarchiche, consultive, di standardizzazione ed ausiliarie) trovano la loro formalizzazione più completa e, al tempo stesso, più sintetica.
Anche se la comprensione delle modalità di funzionamento di un’organizzazione non può esaurirsi nella lettura dell’organigramma, lo stesso rappresenta un valido riferimento per riconoscere le parti di un’organizzazione, il modo in cui sono collegate, come la singola unità si colloca nell’insieme e come dovrebbe relazionarsi con le altre.

Spesso disegnare un organigramma permette di capire se ci sono aree di sovrapposizione o aree “scoperte” da gestire.

All’interno di un organigramma si ritrovano organi di line e organi di staff. In pratica, agli organi di line è affidata la responsabilità decisionale di tutta, o parte, la struttura organizzativa a seconda del livello gerarchico (ad esempio direzione generale, direzione commerciale,direzione di produzione), mentre agli organi di staff (ad esempio controllo di gestione, controllo qualità, URP e ufficio stampa) sono assegnate funzioni consultive, di supporto, di standardizzazione e di sostegno alle attività degli organi di line.

Ogni tipologia di azienda dovrebbe avere un organigramma adeguato affinché le cose al suo interno procedano per il meglio. Tuttavia capita spesso, soprattutto nelle aziende di dimensioni o minori o grandissime, che l’organigramma nemmeno esista, o ne esistano più versioni, e che i rapporti tra le U.O. si basino su tacite convenzioni. Questa può essere una soluzione efficace finché nulla all’interno dell’impresa viene modificato; quando però si inserisce anche soltanto una nuova figura, l’equilibrio dell’organizzazione può venire a mancare. Ecco, allora, che si capisce l’importanza di questo strumento dal nome così strano.

Come creare l’organigramma

Come abbiamo appena detto, l’organigramma è un diagramma che consente di rappresentare la struttura organizzativa, anche molto articolata, mettendo in evidenza le relazioni intercorrenti tra le varie U.O.
Il contenuto dell’organigramma varia a seconda dei casi e può essere sintetico o analitico: nel primo caso adotta un approccio macro, limitandosi ad evidenziare lo sviluppo e le connessioni tra le varie U.O.; nel secondo caso adotta un approccio micro, specificando anche il responsabile di ciascuna delle parti rappresentate nonché il numero di risorse ad esse appartenenti (organico assegnato). Indipendentemente dal grado di analiticità, l’organigramma permette di identificare almeno quattro caratteristiche dell’organizzazione.
Per quanto riguarda la redazione grafica degli organigrammi, la cosiddetta organografia, non esistono né regole precise né una tecnica uniforme (solo in Francia è stata introdotta una normalizzazione, ma con risultati del tutto insoddisfacenti).

Tuttavia, in genere, per disegnare un organigramma ci si avvale di caselle rettangolari che definiscono l’unità organizzativa attraverso un titolo che ne descrive la funzione (Direzione commerciale, Ufficio Acquisti, e tanti altri), e di linee che inquadrano i rapporti esistenti tra i diversi livelli della struttura.

Secondo l’orientamento più comune, il vertice dell’organigramma è riservato alla U.O. con funzione di “direzione generale” e si rappresenta con una casella posta nel punto più elevato disegno, in cima alla piramide che raffigura i diversi livelli.
I bordi delle caselle possono essere disegnati con una linea tratteggiata, anzichè con la consueta linea unita, per indicare che si tratta di U.O. non ancora costituite al momento della redazione dell’organigramma ma di cui è prevista la creazione; altre volte si adotta una linea continua pesante per differenziare alcune U.O. o per richiamare l’attenzione di chi osserva l’organigramma.
Le dimensioni delle caselle possono essere mantenute uguali in tutto l’organigramma ma, più sovente, variano a seconda del livello della posizione. Il motivo principale per cui le dimensioni delle caselle si riducono via via che si scende lungo la linea gerarchica è meramente di comodità grafica: ai livelli inferiori le U.O. diventano spesso numerose e, per poterle rappresentare tutte, occorre ridurne la dimensione.

Sempre per esigenze di spazio, nel disegnare l’organigramma alcune caselle vengono talvolta disposte più in alto ed altre più in basso.
Ciò non significa che chi è raffigurato nelle prime sia necessariamente più importante di chi è raffigurato nelle seconde: ciò che conta nella lettura di un organigramma è il collegamento tra una casella e quella immediatamente superiore.
Esiste tuttavia il pericolo che, chi legge l’organigramma, creda che una casella disegnata più in alto esprima sempre, se non un ordine gerarchico, almeno un ordine di importanza. Ciò è vero se ci si ferma alla classificazione tra vertice strategico, line intermedia e nucleo operativo ma, in caso di numerosità di livelli maggiore, non sempre è vero.

Qualora si voglia utilizzare l’organigramma per rappresentare anche la differente graduazione nei contenuti di responsabilità/autonomia delle varie U.O., non ci si deve limitare alla collocazione delle stesse in relazione al numero dei livelli gerarchici che le distanziano dal vertice, ma occorre allinearle sullo stesso livello per omogeneità di responsabilità/autonomia.

In ogni caso, l’appartenenza ad un livello della struttura organizzativa, pur fornendo indicazioni circa la collocazione all’interno della gerarchia e circa il ruolo svolto, non approfondisce la complessità della gestione e le difficoltà insite nel ruolo di direzione.
Si pensi al caso di un Pronto Soccorso o di altre U.O. che gestiscono emergenza sanitaria: si tratta tipicamente di una U.O. appartenente al nucleo operativo e collocata al livello più basso della struttura organizzativa; tuttavia, può avere una complessità gestionale molto maggiore di un’altra U.O. collocata al pari livello nell’organigramma e addirittura nella line intermedia e, quindi, ad un livello gerarchico superiore.

Infine, questo limite oggettivo dell’organigramma può determinare spiacevoli reazioni, per evitare le quali é necessario che nell’azienda si segua sempre lo stesso criterio di redazione e che esso sia noto a tutti coloro che sono interessati all’organigramma stesso.