Definizione, principi e strumenti del Visual Planning

Che cos’è il Visual Planning

I tre filoni principali, Scrum, Knowledge Intensive e Lean Product Development, hanno scardinato l’approccio tradizionale di gestione progetti, portando al Lean Project Management.
La pietra miliare su cui si fonda è l’Human Side Approach. Infatti, al fine di migliorare e rendere più efficiente la gestione dei progetti di sviluppo nuovo prodotto, il progetto viene visto non più come un semplice reticolo di attività, ma come un reticolo di persone, focalizzandosi sull’approccio umano (Human Side Approach) cioè un approccio che tiene conto in modo profondo della natura delle persone e dei loro comportamenti organizzativi. La gestione del progetto non è più demandata al project manager che dall’alto dirige e coordina, bensì è frutto di una collaborazione tra i vari membri del team, i quali partecipano attivamente e in prima persona alla pianificazione e all’avanzamento del progetto, assumendosi in modo responsabile le attività da svolgere e accordandosi tra di loro in modo autonomo. Le decisioni sono prese insieme, da tutti gli individui coinvolti nel progetto, i quali sanno rendersi conto meglio di altri di come determinate scelte possono influire sullo sviluppo delle attività e sull’avanzamento del progetto. Le relazioni temporali fra attività sono il frutto di una “contrattazione” fra i responsabili delle attività stesse, e non una proprietà intrinseca di interdipendenza fra attività astratte. La durata stessa di una attività è anch’essa, entro un certo range di valori, frutto di una “contrattazione” che dipende dalle esigenze del “cliente” a valle: di conseguenza la logica di pianificazione deve essere PULL.

Una pianificazione, dunque, che si evolve e procede di pari passo con l’azione e che diventa collaborazione, un dialogo tra i membri del team che si auto assegnano i compiti e contrattano tra di loro scadenze e date di fine attività.
La tecnica di pianificazione maggiormente utilizzata è il “Visual Planning”, tecnica non algoritmica e che prevede una pianificazione e controllo centralizzato nel lungo periodo e decentralizzato nel breve, affidato al team di persone. Esso ha lo scopo di rendere maggiormente efficienti le attività delle organizzazioni ad elevata densità di conoscenza, migliorando le relazioni tra i membri del team e favorendo la diffusione della conoscenza grazie ad uno stile di lavoro di gruppo e all’abbattimento di barriere. I componenti del team promuovono la diffusione della conoscenza fra le diverse funzioni attivando un modo di comunicare nuovo e più naturale, che vede enti e funzioni diversi collaborare e condividere tra loro il loro sapere.

Vengono eliminate la WBS e il CPM, in particolare il reticolo e la stima della durata delle attività, a favore di un approccio visuale alla progettazione mediante l’uso di cartelloni e post-it. Il Visual Planning, infatti, si basa sul principio di “rendere visibili” i contenuti fondamentali del lavoro di esecuzione dei progetti, permettendo ai membri del team di avere una chiara comprensione dello stato del progetto, risparmiando così tempo che può essere dedicato allo svolgimento del lavoro migliorando dunque l’efficienza del team.

Durante i meeting di avanzamento, tutti i membri del team, provenienti dalle diverse funzioni aziendali, partecipano in modo attivo alla pianificazione e gestione del progetto, agevolando la comunicazione e rendendo possibile una migliore individuazione dei problemi ed eventuali rischi di progetto, con la possibilità di analizzarli e magari risolverli in anticipo. Si utilizzano cartelloni e tabelloni preparati e organizzati in modo tale da facilitare la conduzione delle riunioni e rendere più agevole possibile la condivisione delle informazioni allo scopo di garantire una comprensione più chiara possibile.

I vantaggi di una pianificazione visuale, in cui gli obiettivi del progetto, la pianificazione delle attività e l’analisi e le soluzioni dei problemi sono visibili, per gli utilizzatori sono molteplici: aumenta la condivisione e la partecipazione all’avanzamento del progetto, aumenta il senso di responsabilità nei confronti del progetto e aumenta il senso di appartenenza al team di lavoro.

Al tempo stesso, però, il Visual Planning presenta anche alcune criticità. In primo luogo necessita di numerosi post-it da attaccare nei vari cartelloni, o project board, col rischio che cadano dai cartelloni, vengano posizionati in modo non corretto o addirittura persi. Inoltre, in tali post-it, è possibile scrivere solo un appunto o un piccolo titolo dell’attività da svolgere, senza una precisa e più dettagliata descrizione. Essi sono infatti di piccole dimensioni, e lo spazio a disposizione per riportare il lavoro che deve essere completato è minimo.
Infine il Visual Planning è basato su project board cartacei, fisici, che risultano presenti in un solo luogo e dunque accessibili solo se ci si trova nella stessa sede aziendale. Però, in un mercato globalizzato, in cui le trasferte nei vari stabilimenti aziendali sono quasi all’ordine del giorno, risulta complicato e difficile poter accedere e prendere visione dei vari cartelloni, atti alla gestione dei progetti di sviluppo nuovo prodotto, liberamente e quando se ne ha necessità.

Principi del Visual Planning

I principi su cui si basa il Visual Planning sono 5:

1. la visualizzazione del lavoro,
2. la pianificazione decentralizzata,
3. la collaborazione intensa e frequente,
4. la diffusione della conoscenza e la trasparenza delle informazioni,
5.  la semplicità degli strumenti di gestione.

Visualizzazione del lavoro

Gli obiettivi, la pianificazione delle attività dei team e delle unità coinvolte, l’individuazione, l’analisi e la risoluzione di problemi, criticità e rischi sono resi disponibili in forma “visibile”, permettendo ai membri del team di avere una chiara comprensione dello stato del progetto.

Pianificazione decentralizzata

I membri del team partecipano in modo attivo, sin dall’inizio del progetto, alla pianificazione e gestione del progetto. Questo aumenta anche il senso di responsabilità nei confronti del progetto e il senso di appartenenza al team di lavoro.

Collaborazione intensa e frequente

Tra i vari membri del team vi è una intensa e frequente collaborazione, le decisioni sono prese insieme e ognuno si assume in modo responsabile le attività da svolgere. Inoltre sono anticipate l’individuazione e la risoluzione di problemi e criticità.

Diffusione conoscenza e trasparenza informazioni

La partecipazione, collaborazione, comunicazione e l’uso di cartelloni e post-it favoriscono la diffusione della conoscenza e delle informazioni permettendo ai membri del team di avere una chiara comprensione dello stato del progetto.

Semplicità degli strumenti di gestione

Tipica delle metodologie di origine giapponese: si sostituiscono le tecniche tradizionali complesse a non valore aggiunto con semplici cartelloni e post-it i quali permetto una chiara e semplice comprensione dello stato del progetto.

Caratteristiche e strumenti del Visual Planning

Lo scopo ultimo del Visual Planning è di rendere più efficiente il lavoro da svolgere in progetti di sviluppo nuovo prodotto, favorendo la comunicazione tra i membri del team e decentralizzando il controllo e la pianificazione delle attività nel breve periodo. Per favorire ciò, le componenti principali del Visual Planning sono gli stand-up meeting e i project board. I primi sono brevi riunioni tra i membri del team durante le quali vengono scambiate informazioni riguardo le attività svolte e i problemi occorsi. Gli stand-up meeting permettono un rapido e continuo scambio di informazioni e facilitano la risoluzione di problemi e conflitti che incorrono durante l’avanzamento di un progetto. I project board, ovvero i tabelloni in cui vengono pianificate e schedulate le varie attività da fare, presentano una panoramica dell’intero progetto e permettono dunque di catturare in modo semplice e immediato lo stato dell’arte del progetto.
Infine, questi due elementi, combinati insieme, aumentano significativamente la produttività e l’efficienza del team di progetto.