Definizione, principi, tecnologie, benefici e limiti dello Smart Working
Grazie alle tecnologie digitali, ai device a disposizione e alla propensione delle persone alla interazione e relazione virtuale, è oggi possibile ripensare i modelli di organizzazione del lavoro, ma il passaggio allo smart working è molto di più di un progetto di innovazione tecnologica. Significa, infatti, rimettere in discussione stereotipi relativi a luoghi, orari e strumenti di lavoro consentendo alle persone di raggiungere al tempo stesso una maggiore efficacia professionale ed un miglior equilibrio tra lavoro e vita professionale.
Le implicazioni di questo cambiamento sono di notevole portata e riguardano non solo aziende e persone, ma anche le città e gli spazi urbani. smart working significa, infatti, poter lavorare non solo da casa, ma anche in altri ambienti come aeroporti, spazi di coworking, bar e sale di attesa nelle stazioni. Questa caratteristica genera in pratica delle implicazioni sulla mobilità urbana oltre che sull’inquinamento. Iniziare a lavorare in modo più flessibile rappresenta non solo un’opportunità, ma una necessità che deve essere sempre più interiorizzata dalle organizzazioni e supportata nel suo raggiungimento da interlocutori istituzionali e locali.
Principi dello Smart Working
I principi che stanno alla base dello smart working sono sicuramente tanti. Vediamone qualcuno. La fiducia, innanzitutto, diventa un elemento essenziale nelle relazioni aziendali, fondamentali per un corretto funzionamento dell’impresa. La flessibilità è il tratto distintivo dei nuovi modelli di lavoro, che sempre più devono adeguarsi ai costanti mutamenti del moderno contesto competitivo. Collaborare e comunicare sono altri due aspetti chiave abilitanti lo smart working. La consapevolezza di autonomia sul lavoro, infine, favorisce un maggiore coinvolgimento dei dipendenti a tutti i livelli aziendali.
Tecnologie digitali
Un efficace e appropriato utilizzo delle nuove tecnologie a disposizione è in grado di facilitare lo sviluppo delle iniziative di smart working e, conseguentemente, di abilitare e agevolare l’implementazione delle altre tre leve. In uno scenario in cui le organizzazioni si trovano a dover ridurre le distanze che le separano da clienti e fornitori e a dover gestire la frequente dislocazione fisica dei propri dipendenti, le tecnologie ICT giocano un ruolo centrale. Tali tecnologie sono lo strumento che permette alle aziende di superare barriere fisiche e temporali, sia attraverso l’abilitazione del lavoro mobile sia attraverso la transizione a metodi lavorativi globalmente distribuiti e virtuali. Infatti, in un contesto in cui gli spazi virtuali stanno assumendo sempre più importanza nell’organizzazione del lavoro, per le imprese risulta fondamentale acquisire adeguate soluzioni che abilitino la comunicazione e collaborazione all’interno dei team e permettano un’attenta gestione dei dati e della conoscenza. L’unione di tali aspetti definisce il lavoro in mobilità e consente l’estensione virtuale dell’ufficio in tutti i luoghi dotati di connessione ai dati e alle informazioni aziendali.
I benefici e i limiti dello Smart Working
Il concetto di flessibilità su cui lo smart working si basa, calato nell’ottica dell’organizzazione del lavoro, assume significati diversi a seconda degli attori coinvolti (impresa, individuo o istituzioni) e del contesto in cui si collocano. Diversi sono anche i vantaggi che gli attori coinvolti trarrebbero dall’implementazione di misure di flessibilità. Da una parte, le imprese che introducono il lavoro flessibile in termini di luoghi di lavoro, ICT e policy organizzative, potrebbero contare su una forza lavoro maggiormente soddisfatta, perché più in grado di conciliare la vita privata con il lavoro. Questa maggiore soddisfazione può tradursi in maggior produttività, attaccamento all’azienda e in tassi di assenteismo più bassi. Dall’altra parte, gli individui potrebbero ottenere benefici in termini di minore stress, miglior work-life balance e maggiori incentivi a lavorare bene.
Benefici per i dipendenti
Lo smart working permette maggiore flessibilità in termini di aumento del tempo da dedicare alla cura dei figli, alla cura personale e, in generale, consente di passare più tempo di qualità con la famiglia, dando ai lavoratori la possibilità di combinare più efficacemente attività familiari e professionali. Grazie al miglioramento del work-life balance, aumenta la soddisfazione poiché questo consente ai dipendenti di conciliare le esigenze personali con quelle lavorative. L’incremento della soddisfazione si riflette direttamente in un miglioramento della qualità di vita delle persone e in una riduzione dello stress psico-fisico. Inoltre la soddisfazione e la partecipazione dei dipendenti all’interno dell’organizzazione è strettamente legata al tasso di assenteismo, che rappresenta da anni un problema di grande rilievo. Dalla letteratura odierna emerge che il tasso di assenteismo è inversamente proporzionale al grado di soddisfazione dei dipendenti, il quale è a sua volta direttamente collegato al contesto d’impresa.
Se i dipendenti sono soddisfatti, dunque, la collaborazione diventa più semplice, aumenta l’efficacia dei team, gli impiegati sono facilitati nello scambiare idee, c’è una maggiore apertura mentale e facilità nel confronto di punti di vista differenti tra di loro. Altro beneficio spesso citato è la possibilità di evitare il tempo speso per il pendolarismo da e verso il luogo di lavoro, nonché il fatto che tale tempo risparmiato si trasformi nell’opportunità di comunicare di più con gli altri membri della famiglia e di prendere parte ad attività casalinghe.
Un ultimo importante aspetto da considerare è legato alle opportunità di connessione e collaborazione abilitate dall’introduzione di tecnologie digitali. Lo scambio di conoscenza e le interazioni interpersonali sono favoriti ed amplificate dalla possibilità di accedere in remoto alle informazioni aziendali e dalla possibilità di rimanere costantemente connessi con i propri colleghi. Gli strumenti digitali possono dunque contribuire a ridurre il senso di isolamento, rafforzando così il senso di appartenenza all’organizzazione.
Benefici per l’azienda
L’adozione dello smart working porta molteplici benefici anche alle aziende, accrescendone le prestazioni produttive aziendali, migliorandone l’immagine e consentendo l’adeguamento all’evoluzione del mercato . Tra i benefici osservabili è possibile elencare: la riduzione di investimenti immobiliari, un aumento della capacità di attrarre risorse umane di valore per la società, un migliore clima organizzativo e un maggiore coinvolgimento dei dipendenti. Tali benefici incrementano la flessibilità operativa, grazie alla possibilità di avere “la persona giusta, nel posto giusto e al momento giusto”.
Molte aziende, in seguito all’adozione di forme di lavoro flessibili, vedono anche una riduzione del tasso di assenteismo, una maggiore flessibilità nella gestione e nella schedulazione degli orari di lavoro e una maggiore soddisfazione dei propri dipendenti. In particolar modo l’orario di lavoro flessibile consente di abbattere il tasso di turn-over e l’assenteismo, e di incrementare la capacità di autogestione e il senso di responsabilità dei dipendenti, evitando sempre più il ricorso al part-time.
L’attrattività aziendale è un elemento direttamente influenzato dall’implementazione di un modello di smart working. Infatti, grazie allo smart working, si può ottenere un miglioramento della reputazione e dell’immagine aziendale, poiché, la capacità dell’impresa di attrarre e mantenere talenti è assicurata dal porre una grande attenzione alla soddisfazione del singolo. In passato i talenti erano attratti da incentivi economici; oggi gli incentivi si stanno evolvendo e nascono logiche che stimolano l’orgoglio e il senso di appartenenza all’impresa di interesse.
Lo smart working porta anche benefici sociali e ambientali, che riguardano sia la competitività sia la produttività aziendale. Le imprese possono migliorare la propria posizione competitiva e allo stesso tempo ridurre gli impatti dannosi sull’ambiente attraverso la condivisione di best practices sul tema della sostenibilità. Invece, per quanto riguarda la produttività, è difficile quantificare la riduzione dei costi raggiungibile attraverso una maggiore efficienza energetica. La tecnologia e l’ottimizzazione degli spazi comportano un abbattimento delle emissioni di CO2, dato che permettono una riduzione del numero medio di viaggi di lavoro e degli sprechi legati all’utilizzo degli uffici.
Limiti dello smart working
Tuttavia negli ultimi anni stanno nascendo anche delle tesi opposte a quelle precedentemente esposte. Alcuni studi, infatti, hanno dimostrato che non in tutti i casi l’implementazione di strumenti di flessibilità siano risultati in maggiori work-life balance, soddisfazione dei dipendenti, benessere psico-fisico e produttività. Infatti, se gestiti in maniera scorretta e senza l’interesse primario da parte del management, tali strumenti possono rivelarsi dannosi, finendo per generare effetti contrari a quelli desiderati. Alcuni studiosi hanno notato la nascita di conflitti e tensioni legate alla flessibilità, come la difficoltà di negoziare attività domestiche e lavorative quando entrambe hanno luogo nella stessa ubicazione e, potenzialmente, allo stesso tempo. Inoltre la spinta a “extra-lavorare” (oltre le otto ore standard o quelle concordate nel contratto) potrebbe essere incoraggiata dalla pressione dei datori di lavoro a aumentare la produttività.
Una ricerca rivela, infatti, che i manager richiedono ai collaboratori che lavorano da casa un incremento della produttività che oscilla tra il 10% e il 20%. Qualora la pressione lavorativa e le esigenze familiari diventino troppo elevate e inconciliabili, i lavoratori in mobilità potrebbero addirittura sfuggire dalle attività domestiche e tornare in ufficio, che spesso viene visto come un luogo di amicizia, di divertimento e, soprattutto, di realizzazione personale. Tuttavia questi svantaggi fanno riferimento alla sola modalità di lavoro da casa (telelavoro); oggi, invece, lo smart working, come emerso nei paragrafi precedenti, si sta sempre più sdoganando da questa accezione particolare e indica la possibilità di lavorare in qualsiasi luogo che non sia il proprio ufficio, con l’obiettivo di creare le migliori condizioni che permettano ai dipendenti di lavorare in modo efficiente ed efficace.
