Differenza tra documento informatico digitale e documento elettronico

Differenza tra documento informatico digitale e documento elettronico

Documento Elettronico

Per quanto concerne il documento elettronico tutti saranno d’accordo nell’affermare che il termine è utilizzato molto spesso per definire appunto l’acquisizione elettronica di documenti già esistenti. Il documento elettronico è nato principalmente per risolvere il problema della gestione degli archivi elettronici attraverso il processo di acquisizione ed archiviazione che oggi viene adottato all’interno delle procedure di gestione documentale.
Dopo la sua acquisizione e distribuzione il documento elettronico inizia a circolare all’interno del nostro sistema informativo, ad esempio via posta elettronica certificata; questa operazione coinvolge più attori e spesso si presenta la necessità di modificarne il contenuto o di aggiornare le informazioni interne al documento. L’ultima figura riguarda la fase di archiviazione del documento secondo le normative che regolano le procedure di archiviazione sostitutiva.

I principali vantaggi nell’utilizzo del documento elettronico sono:

  1. Risparmio per la locazione di archivi cartacei;
  2. Portabilità dei documenti su differenti devices;

E’ stato appositamente inserito come vantaggio l’abbattimento dei costi di locazione di archivi esistenti che sono adibiti per il mantenimento delle copie cartacee dei documenti pubblici. A questo proposito, occorre ricordare che la legislazione italiana è molto rigida in materia di gestione e mantenimento della documentazione della Pubblica Amministrazione infatti la materia della deaterializzazione.

Differenza tra documento informatico digitale e documento elettronico

Documento Digitale Informatico

Per quanto concerne il documento digitale si intende la creazione e gestione di documenti utilizzando il canale digitale una particolarità di questa tipologia di documenti sta proprio nel fatto che non necessariamente un documento digitale debba essere mai stampato. L’utilizzo di documenti digitali risolve in partenza problemi legati alla modellazione, fruizione, archiviazione e condivisione delle informazioni contenute all’interno di un documento. Una delle particolarità del documento digitale è la collaborazione nella sua formazione: attraverso l’utilizzo di file schema XSD, file stylesheet XSL e XML è possibile personalizzare il contenuto e la presentazione del documento fin dalla sua formazione. Gli stessi utenti intervengono nella realizzazione del documento utilizzando sistemi di RTC “Real Time Collaboration” che permettono il pieno controllo di tutte le fasi di formazione del documento. Il processo di archiviazione è automatizzato e rispetta in pieno le linee guida dell’archiviazione sostitutiva. Un aspetto di grande importanza viene introdotto dal concetto di Information Retrival che permette operazioni di ricerca e gestione di conoscenza direttamente all’interno del documento senza utilizzare, come ad esempio nel documento elettronico sistemi di lettura OCR o particolari procedure per l’identificazione del documento all’interno del sistema informativo.

L’utilizzo di documenti digitali apporta vantaggi sostanziali all’interno di un qualsiasi sistema sia esso azienda o ente pubblico, in particolare introduce:

  1. Interoperabilità, l’utilizzo di documenti digitali permette il mutuo scambio di informazioni attraverso da e pepr sistemi informativi diversi, grazie alla propria struttura standard;
  2. Cooperazione, nella formazione e fruizione del documento digitale: possono concorrere attori che provengono da sistemi diversi;
  3. Persistenza dell’informazione, il dato è indipendente dal sistema informativo che l’ha creato, questo rende disponibile il contenuto del documento a prescindere dall’applicazione con il quale viene letto o manipolato;
Precedente Leader e Team: Interazione del leader con il team in una azienda Successivo Informatica: Open Culture e la condivisione dei contenuti in rete

Lascia un commento

*