Differenza tra PMO strategico e operativo in azienda

Differenza tra PMO strategico e operativo in azienda

PMO strategico e operativo

La maggior parte del lavoro svolto nelle organizzazioni avviene sotto forma di progetti. Essi stanno diventando gli strumenti cardine per sviluppare e mantenere nel tempo la competitività. Pertanto la gestione del progetto è essenziale: è un ponte tra la strategia e il successo, in quanto permette di trasformare la strategia in risultati aziendali. Il PMO, Project Management Office, sviluppa una progettazione integrata ed efficace del controllo dei progetti che è il fattore critico di successo per il miglioramento continuo dei processi di gestione.

A livello strategico, il management conta sul PMO per il sostegno alla pianificazione e controllo, per la raccolta e l’analisi dei dati, la documentazione e il reporting di ciascun progetto e di tutti i progetti. Infatti, mentre i Project Manager hanno la visione dei singoli progetti di cui sono responsabili, il PMO ha una visione complessiva di tutti i progetti aziendali. Inoltre, svolgendo le funzioni di identificazione, selezione e individuazione delle priorità dei progetti ma anche di analisi e comunicazione dei risultati per progetto e/o per reparto, permette di confrontare i valori previsti in fase di pianificazione e i valori reali derivanti dall’avanzamento del lavoro. In sintesi il PMO offre gli strumenti e le informazioni necessarie per un adeguato processo decisionale, che conduca al raggiungimento del successo di tutti i progetti, nonché un supporto al management di alto livello affinché possa attuare più efficacemente le procedure di Corporate Governance.

Differenza tra PMO strategico e operativo in azienda

A livello operativo, il PMO fornisce una metodologia standardizzata, delle procedure e dei modelli, orientamento, formazione, a sostegno dei processi di Project Management nelle organizzazioni. Il Project Management Institute (PMI) lo considera come un concetto innovativo per la corretta attuazione delle migliori prassi di Project Management e ne promuove la creazione all’interno delle aziende. Questa entità organizzativa definisce, inoltre, gli standard per facilitare il processo decisionale del team di lavoro e del management di medio livello, attraverso la raccolta e l’analisi dei dati, la documentazione e il reporting, i diagrammi di flusso, l’utilizzo di moduli, fogli di calcolo e liste di controllo. Se adeguatamente supportato dal senior management, può effettivamente distribuire le informazioni ai vari livelli dell’organizzazione, valutando i dati raccolti. Altri ambiti in cui può operare per facilitare l’operatività delle funzioni riguardano la gestione dei contratti e degli appalti, l’esecuzione di audit indipendenti, la comunicazione inter-funzionale e la creazione di ambienti collaborativi. Infine, il PMO stabilisce le modalità di controllo e di monitoraggio che consentono la pianificazione e il controllo integrato per tutti progetti e per il progetto nel suo complesso, riassumendo le informazioni standard attraverso una comunicazione efficace, al fine di raggiungere gli obiettivi di breve termine, in linea con la pianificazione strategica aziendale.

Vantaggi e benefici del PMO

Inoltre, sulla base del libro di Gerald Kendall e Steve Rollins, a partire dal management di alto livello fino ai team operativi, tutti i partecipanti ai progetti aziendali possono beneficiare di una pianificazione integrata e del controllo dei dati raccolti, elaborati e distribuiti dal PMO, in diversi modi, come segue:

  • Accelerando i progetti che dipendono a loro volta da progetti che sono stati accelerati;
  • Cancellando, in tempo adeguato, i progetti non idonei e i progetti in difficoltà;
  • Selezionando, definendo le priorità e revisionando i progetti che hanno cambiato la loro rilevanza all’interno della strategia aziendale, o i progetti non più utili a raggiungere gli obiettivi strategici;
  • Selezionando, definendo le priorità e revisionando i progetti a causa di cambiamenti nei progetti stessi;
  • Ottimizzando e riposizionando le risorse umane, le attrezzature e i materiali;
  • Individuando i problemi e trovando le soluzioni adeguate.

Possiamo dunque sostenere che il PMO porta a migliori risultati aziendali sia a livello strategico che a livello operativo, attraverso l’ottimizzazione degli sforzi e delle risorse tra i progetti, la condivisione dei rischi e delle contingenze, l’accelerazione dei programmi, la riduzione dei costi, l’ottimizzazione dei flussi di cassa del progetto e del flusso di cassa complessivo, la riduzione e la gestione dei conflitti, il miglioramento della comunicazione, la standardizzazione della documentazione, l’applicazione delle best practice di Project Management e l’implementazione di modelli, strumenti, tecniche e software di gestione.

Pubblicato da Vito Lavecchia

Lavecchia Vito Ingegnere Informatico (Politecnico di Bari) Email: [email protected] Sito Web: https://vitolavecchia.altervista.org

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